No todos los cargos siguen un calendario semanal o mensual recurrente. Para operadores con múltiples sedes, Playground ofrece dos capas con las que trabajar: el flujo de Crear Cargos a nivel de centro para facturación específica de cada sitio, y las herramientas a nivel empresarial que le permiten gestionar Artículos Guardados, descuentos y subsidios en todas sus ubicaciones desde un solo lugar.
Este artículo explica ambos enfoques para que pueda decidir cuándo facturar a nivel de centro vs. a nivel empresarial — con orientación para las estructuras multi-sede más comunes (franquicias, redes administradas corporativamente, operaciones multi-centro de propiedad familiar y equipos descentralizados liderados por sitio). Si opera una sola sede, consulte la versión de una sola sede de este artículo.
Cuándo Usar un Cargo Único
Use el método de facturación única para cualquiera de los siguientes casos en sus ubicaciones:
Tarifas de inscripción — un cargo fijo cobrado al comienzo de la matriculación
Tarifas de materiales — tarifas de materiales, actividades o suministros facturadas una vez por trimestre
Matrícula por semestre — programas que facturan la matrícula en una o dos sumas globales por año
Copagos de asistencia estatal — la porción de la matrícula que deben las familias que reciben fondos de subsidio
Elegir el Enfoque Adecuado para su Estructura Multi-Sede
Las diferentes operaciones multi-sede tienen distintas realidades de facturación, y Playground está diseñado para adaptarse a ellas. Antes de adentrarse en el flujo de trabajo, considere dónde se ubica su operación:
Redes de franquicia (cada ubicación es propiedad/operada independientemente bajo una marca compartida)
Cada franquiciado normalmente gestiona sus propios precios, tarifas y facturación a nivel de centro.
Los artículos a nivel empresarial pueden estar disponibles para tarifas estándar requeridas por la marca (p. ej., una tarifa nacional de inscripción), pero las tarifas locales deben vivir a nivel de centro.
La oficina corporativa puede querer visibilidad de solo lectura sobre la facturación de todos los centros, pero normalmente no factura en nombre de los franquiciados.
Mejor práctica: Use artículos a nivel empresarial con moderación para tarifas verdaderamente compartidas por la marca. Permita que cada franquiciado opere su facturación localmente para mantener el control.
Redes administradas corporativamente (una organización posee/opera todas las ubicaciones, equipo de facturación central)
Los precios, las estructuras de tarifas y las políticas de facturación normalmente están estandarizados en todos los centros.
Un equipo central de facturación maneja la mayor parte de la creación de cargos, a menudo trabajando a nivel empresarial para que los cambios se apliquen en todas partes.
Los administradores del sitio pueden manejar las Aprobaciones de Tarifas diarias pero no la configuración estratégica de facturación.
Mejor práctica: Maximice los Artículos Guardados, Descuentos y plantillas de Subsidios a nivel empresarial. Use el nivel de centro solo para variaciones específicas del sitio.
Operaciones multi-centro de propiedad familiar (pequeña cadena propiedad de una persona/familia, 2–5 ubicaciones)
El propietario normalmente gestiona la facturación en todos los sitios personalmente o con un pequeño equipo administrativo.
Los precios pueden estar estandarizados o pueden variar según la ubicación/demografía del sitio.
El propietario a menudo toca tanto la capa empresarial como la de centro según la tarea.
Mejor práctica: Configure artículos a nivel empresarial para tarifas que se aplican en todas partes; use el nivel de centro para tarifas de matrícula específicas del sitio o tarifas locales. El enfoque híbrido funciona bien a esta escala.
Operaciones descentralizadas lideradas por sitio (cada centro tiene una autonomía significativa en facturación)
Los directores del sitio establecen sus propias tarifas, tratan directamente con sus familias y pueden no coordinarse con un equipo central.
Las herramientas a nivel empresarial se usan mínimamente — principalmente para la consolidación de informes.
Mejor práctica: Use el flujo de trabajo a nivel de centro como predeterminado. Reserve el nivel empresarial para cosas que genuinamente requieren consistencia (tarifas de cumplimiento del sistema, acuerdos de subsidio compartidos).
💡 Regla general en todas las estructuras: Si reconstruiría la misma tarifa en cada ubicación, configúrela a nivel empresarial. Si es verdaderamente única para un sitio o establecida por un propietario/director local, configúrela a nivel de centro.
Matriz de Decisión Rápida: Nivel de Centro vs. Nivel Empresarial
Use esta tabla para determinar rápidamente dónde configurar un cargo dado según lo que sea y cómo funciona su operación.
Cargo o Configuración | Nivel de Centro | Nivel Empresarial | Mejor Para |
Tarifa de inscripción para todo el sistema (mismo monto en cada sitio) | Posible, pero redundante | ✅ Recomendado | Redes corporativas, cadenas familiares, franquicias con estándares de marca |
Tarifa de inscripción específica del sitio (cada ubicación establece la suya) | ✅ Recomendado | No aplicable | Franquicias, operaciones descentralizadas |
Tarifa anual de materiales (igual en todos los sitios) | Posible, pero redundante | ✅ Recomendado | Redes corporativas, cadenas familiares |
Matrícula por semestre (precios estandarizados) | Posible | ✅ Recomendado vía Artículo Guardado | Redes corporativas |
Matrícula por semestre (varía por sitio) | ✅ Recomendado | No aplicable | Franquicias, operaciones descentralizadas, cadenas familiares con precios basados en ubicación |
Cargo único en un solo centro (p. ej., excursión en una ubicación) | ✅ Recomendado | No aplicable | Todas las estructuras |
Tarifa estandarizada requerida por la marca (obligatoria por corporativo) | No recomendado | ✅ Recomendado | Franquicias |
Copago de asistencia estatal (contrato de subsidio empresarial) | Posible | ✅ Recomendado vía subsidios empresariales | Redes corporativas con contratos a nivel de sistema |
Copago de asistencia estatal (contrato específico del sitio) | ✅ Recomendado | No aplicable | Franquicias, cadenas familiares con contratos locales |
Descuento para todo el sistema (p. ej., descuento por hermanos, descuento militar) | Posible, pero redundante | ✅ Recomendado | Redes corporativas, cadenas familiares, estándares de marca de franquicia |
Descuento específico del sitio (p. ej., promoción de gran apertura en una ubicación) | ✅ Recomendado | No aplicable | Cualquier estructura para promociones únicas |
Tarifas por pago atrasado | ✅ Configuración por centro con Soporte | No aplicable | Todas las estructuras (configure consistentemente en todos los centros vía Soporte) |
Cola de Aprobaciones de Tarifas (excesos, tarifas diarias de asistencia, etc.) | ✅ Por centro (esta es la única opción) | No disponible a nivel empresarial | Todas las estructuras |
Configuración de visibilidad del subsidio (oculto vs. visible para las familias) | Posible por centro vía Soporte | ✅ Recomendado para consistencia | Redes corporativas (uniforme), franquicias (a menudo varía) |
Cómo leer la matriz:
✅ Recomendado significa que esta es la ruta principal y de mejor práctica para el escenario.
Posible significa que puede hacerlo de esta manera, pero existe una mejor opción.
Posible, pero redundante significa que estaría duplicando trabajo en cada centro.
No aplicable significa que la función no existe en ese nivel.
No recomendado significa que se prefiere fuertemente la alternativa.
💡 Lectura rápida para equipos de facturación centralizados: La mayoría de su trabajo debe ocurrir en la columna de la derecha (nivel empresarial), con administradores del sitio manejando Aprobaciones de Tarifas y excepciones.
💡 Lectura rápida para corporativo de franquicia: Enfoque la configuración a nivel empresarial solo en artículos requeridos por la marca; permita que los franquiciados sean dueños del resto.
💡 Lectura rápida para directores de sitio / operaciones descentralizadas: La mayor parte de su trabajo ocurre en la columna de la izquierda (nivel de centro). El nivel empresarial rara vez es su herramienta diaria.
Comparación Rápida Nivel de Centro vs. Nivel Empresarial
Los operadores multi-sede tienen dos rutas para crear cargos únicos:
Nivel de centro (Facturación → Resumen → Crear Cargos en un centro individual):
Mejor cuando un cargo se aplica a una sola ubicación (p. ej., una tarifa de materiales específica del sitio, una campaña única de inscripción en un solo centro).
Vive solo dentro de la facturación de ese centro.
El flujo de trabajo es idéntico a la facturación de una sola sede.
Mejor ajuste para: franquiciados, operaciones descentralizadas lideradas por sitio o cualquier tarifa específica del sitio.
Nivel empresarial (Panel Empresarial → Facturación → Artículos o Descuentos):
Mejor cuando el mismo cargo se aplica en múltiples centros (p. ej., la misma tarifa de inscripción para todas las ubicaciones, un aumento de matrícula a nivel del sistema, un programa de subsidio empresarial).
Los artículos y descuentos creados a nivel empresarial se propagan a todos los centros para que no tenga que recrearlos en cada ubicación.
Los centros aún pueden aplicar artículos a nivel empresarial a estudiantes específicos en su sitio.
Mejor ajuste para: redes administradas corporativamente, franquicias con tarifas estandarizadas requeridas por la marca, cadenas de propiedad familiar.
Cómo Crear una Tarifa Única a Nivel Empresarial
Para cargos que se aplican en todos (o la mayoría de) sus centros, use el flujo de trabajo a nivel empresarial. Esto normalmente lo ejecuta un equipo central de facturación o propietario en operaciones administradas corporativamente y de propiedad familiar.
Paso 1 — Navegue al Panel Empresarial → Facturación
Desde su Panel Empresarial, haga clic en Facturación en la barra lateral izquierda. Aquí viven los Artículos, Descuentos, Subsidios y otras estructuras de facturación a nivel empresarial.
Paso 2 — Cree o Actualice un Artículo a Nivel Empresarial
Haga clic en Artículos (o Artículos Guardados según el diseño).
Haga clic en Agregar Artículo o Crear Nuevo Artículo.
Ingrese un Nombre (p. ej., "Tarifa de Inscripción 2025–2026"), Precio y Descripción opcional.
Opcionalmente asigne un Código Contable para la consistencia de exportación GL/contable en sus sitios.
Haga clic en Guardar.
El artículo ahora está disponible en todos los centros de su empresa.
💡 Nota para franquicias: Si es un franquiciador que configura una tarifa requerida por la marca que todos los franquiciados deben cobrar, comunique el lanzamiento con anticipación — los franquiciados deben saber qué tarifas se espera que apliquen y en qué cronograma. Configurar un artículo a nivel empresarial no lo aplica automáticamente a los estudiantes; los franquiciados aún deben usarlo al crear cargos.
Paso 3 — Aplique el Artículo a Nivel Empresarial en Cada Centro
Una vez que el artículo existe a nivel empresarial, los administradores individuales del centro (o su equipo de facturación central) pueden aplicarlo a los estudiantes:
Navegue al centro específico → Facturación → Resumen → Crear Cargos.
Seleccione al estudiante o estudiantes en ese centro que deben recibir el cargo.
Extraiga el Artículo Guardado a nivel empresarial de la lista en lugar de crear un cargo desde cero.
Confirme la frecuencia (normalmente Único / Pagado todo de una vez), fecha de publicación y fecha de vencimiento.
Haga clic en Crear Cargos.
El cargo se publica en las cuentas de esos estudiantes utilizando el monto y la descripción definidos centralmente.
💡 Equipos de facturación centralizados: Si su equipo corporativo de facturación maneja la creación de cargos en todos los sitios, construya un calendario trimestral o anual que enumere qué cargos a nivel empresarial aplicar en qué época del año, luego avance por los centros secuencialmente. Esto garantiza consistencia y evita sitios omitidos.
💡 Por qué esto ahorra tiempo: Si su tarifa de inscripción cambia de $150 a $175 el próximo año, actualiza el Artículo Guardado una vez a nivel empresarial — cada centro que extraiga ese artículo recibe el nuevo monto automáticamente para cargos futuros. Sin artículos a nivel empresarial, tendría que actualizar en cada ubicación individualmente.
Cómo Crear una Tarifa Única a Nivel de Centro
Para cargos que se aplican a una sola ubicación — o para franquiciados y directores de sitio descentralizados que gestionan su propia facturación — use el flujo de trabajo estándar de Crear Cargos a nivel de centro. Esto es idéntico al flujo de trabajo de una sola sede.
Paso 1 — Navegue al Centro Específico → Facturación → Resumen → Crear Cargos
Desde el Panel Empresarial, haga clic en Centros en la barra lateral izquierda y seleccione el centro para el que está facturando. Dentro de ese centro, haga clic en Facturación → Resumen → Crear Cargos.
💡 Si está facturando a un solo estudiante, también puede acceder a Crear Cargos directamente desde el perfil del estudiante (pestaña Facturación → Acciones → Crear Cargos).
Paso 2 — Seleccione el/los Estudiante(s)
Seleccione al estudiante o estudiantes en ese centro que recibirán el cargo. Para la facturación por semestre, puede seleccionar todos los estudiantes activos en el centro o filtrar por aula, programa o estado de inscripción.
🚨 Solo seleccione varios estudiantes a la vez si recibirán exactamente el mismo monto del cargo.
Paso 3 — Asigne un Nombre Descriptivo al Cargo
Use nombres que sean significativos en el estado de cuenta de la familia:
Facturación por semestre: "Matrícula Otoño 2025" o "Tarifa de Materiales de Primavera"
Tarifas de inscripción: "Tarifa de Inscripción 2025–2026 — [Nombre del Centro]"
Familias con asistencia estatal: "Copago de Asistencia Estatal"
💡 Consejo de nomenclatura para multi-sede: Incluir el nombre del centro (p. ej., "Inscripción — Westside") en cargos específicos del sitio ayuda a su equipo de facturación central, al corporativo de la franquicia y a las familias a identificar a qué sitio pertenece la tarifa al revisar los estados de cuenta.
💡 Consejo de franquicia: Si su marca de franquicia tiene estándares de nomenclatura para tarifas, documéntelos en su capacitación de franquiciados y refuércelos periódicamente. La nomenclatura inconsistente entre franquiciados puede confundir a las familias si visitan o transfieren entre ubicaciones de la marca.
Paso 4 — Establezca el Monto
Ingrese el monto en dólares que se facturará en este centro.
Paso 5 — Establezca la Frecuencia en Única (Pagado Todo de Una Vez)
Seleccione Pagado todo de una vez para cargos verdaderamente únicos. Use Recurrente con fecha de inicio y finalización o Dividir en cuotas iguales para estructuras semestrales que abarcan varios pagos.
Paso 6 — Establezca la Fecha de Publicación y la Fecha de Vencimiento
Fecha de publicación — cuándo aparece el cargo en el estado de cuenta de la familia.
Fecha de vencimiento — cuándo se espera el pago. Para la facturación por semestre, normalmente el inicio del trimestre.
Paso 7 — Revise y Cree
Revise el resumen del artículo, seleccione su método de notificación (aplicación, correo electrónico o ninguno) y haga clic en Crear Cargos.
Copagos (Asistencia Estatal) para Programas Multi-Sede
Los programas multi-sede que reciben fondos de subsidio tienen algunas opciones dependiendo de si los subsidios se gestionan centralmente o por centro.
Opción A — Copago como un Cargo (Recomendado para la Mayoría de los Programas)
Si espera recibir pagos de subsidio para los estudiantes y no necesita que las familias vean el monto del subsidio, cree un artículo de facturación que refleje solo el copago del padre.
Para contratos de subsidio específicos del centro:
Navegue al centro correspondiente → Facturación → Resumen → Crear Cargos.
Seleccione al estudiante o estudiantes en ese centro que reciben el subsidio.
Cree un artículo de facturación llamado "Copago de Asistencia Estatal" (o similar).
Ingrese solo el monto del copago que debe la familia.
Establezca la frecuencia en Única o recurrente según corresponda.
Haga clic en Crear Cargos.
Para programas de subsidio empresariales:
Si tiene un contrato de subsidio que se aplica en múltiples centros (p. ej., un programa estatal que cubre a estudiantes en cada sitio, o un acuerdo CCAP a nivel del sistema en una red administrada corporativamente), puede gestionar la agencia de subsidios, tarifas y vouchers a nivel empresarial:
Vaya al Panel Empresarial → Facturación → Subsidios.
Configure la agencia, tarifas y plantillas de voucher centralmente.
Aplique vouchers a estudiantes específicos en cada centro según sea necesario.
Esto evita recrear la misma configuración de agencia en cada ubicación y asegura una aplicación consistente de tarifas en todos los sitios.
💡 Consejo para redes administradas corporativamente: Si su equipo central de facturación maneja la reconciliación de subsidios, el enfoque a nivel empresarial también hace que la reconciliación de fin de mes sea más limpia porque puede extraer informes de subsidios en todos los centros en una vista.
💡 Consejo para franquicias: Los acuerdos de subsidio a menudo son específicos del franquiciado (negociados localmente con agencias estatales/del condado), por lo que la mayoría de las redes de franquicia los configuran a nivel de centro. Use la configuración de subsidio a nivel empresarial solo si su franquicia tiene un acuerdo negociado corporativamente que se aplica a todas las ubicaciones.
💡 Familias separadas: Si el copago se divide entre dos lados de una familia, agregue un artículo de copago separado para cada lado y asigne cada artículo al grupo pagador correcto.
Opción B — Copago como un Descuento
Si desea que el monto original de la matrícula y el descuento subsidiado sean visibles en el estado de cuenta de la familia, aplique un descuento al cargo completo.
Ejemplo: Matrícula $650, copago de la familia $100. Cree el cargo por $650 y agregue un descuento de $550 etiquetado "Subsidio Estatal."
Para programas multi-sede que ejecutan este enfoque en múltiples ubicaciones:
Cree el descuento a nivel empresarial (Panel Empresarial → Facturación → Descuentos) para que el mismo descuento esté disponible en cada centro.
Los administradores del centro (o la facturación central) aplican el descuento a los estudiantes apropiados durante el flujo de trabajo de Crear Cargos.
Para obtener instrucciones completas sobre cómo registrar los pagos de la agencia y rastrear los depósitos de subsidio, consulte Seguimiento de Subsidios.
Visibilidad de Subsidios para Operadores Multi-Sede
Si los tutores ven los cargos de subsidio en sus estados de cuenta está controlado por una configuración de visibilidad de subsidios gestionada por el equipo de Soporte de Playground.
Oculto para las familias (predeterminado para programas más nuevos): Los tutores en todos sus centros ven solo su porción de pago privado (copago) — las entradas de subsidio no aparecen en sus estados de cuenta.
Visible para las familias: Los tutores ven tanto cargos como créditos de subsidio junto con el pago privado.
Para operadores multi-sede, esta configuración se puede configurar uniformemente en todos sus centros (más común, especialmente en redes administradas corporativamente donde la consistencia importa) o de manera diferente por centro si es necesario (más común en redes de franquicia donde cada ubicación puede tener diferentes requisitos de informes de agencia). Para cambiar la configuración, comuníquese con el Soporte de Playground y especifique si el cambio se aplica a toda su empresa o a ubicaciones específicas.
Consejos para la Facturación por Semestre en Múltiples Sitios
Nombre los cargos por trimestre y (si es específico del sitio) por centro — "Matrícula Otoño 2025" funciona bien a nivel empresarial; "Matrícula Otoño 2025 — Greenwood" funciona mejor para variaciones específicas del centro.
Use "Dividir en cuotas iguales" si las familias pagan la matrícula del semestre en dos sumas globales. Esto crea dos cuotas iguales dentro de un solo plan.
Use Artículos Guardados a nivel empresarial para tarifas que se aplican en toda su operación (tarifas anuales de inscripción, tarifas de materiales del sistema, etc.). Actualice el artículo una vez; cada centro se beneficia.
Para matrículas que varían según el sitio, cree los artículos a nivel de centro ya que cada ubicación tiene su propia estructura de precios.
Coordine con administradores del sitio o franquiciados antes de crear cargos a nivel empresarial para que entiendan qué tarifas están facturando y cuáles se aplican automáticamente.
Lanzamiento de franquicia: Al introducir una nueva tarifa a nivel del sistema, dé a los franquiciados 30–60 días de aviso y proporcione un enlace al Centro de Ayuda o un recurso de capacitación interna que explique cómo aplicar el artículo en su sitio.
Equipo central de facturación: Mantenga un calendario trimestral de facturación que mapee cada tarifa a qué centros se aplica y cuándo debe publicarse. Esto evita cargos duplicados o omitidos.
Uso de Artículos Guardados a Nivel Empresarial para Tarifas Únicas Recurrentes
Si su empresa cobra la misma tarifa de inscripción, tarifa de materiales o tarifa de actividad año tras año en todos los sitios, créelos como Artículos Guardados a Nivel Empresarial:
Desde el Panel Empresarial, navegue a Facturación → Artículos.
Haga clic en Crear Nuevo Artículo.
Ingrese un Nombre, Precio, Descripción opcional y Código Contable.
Haga clic en Guardar.
El artículo ahora está disponible para su uso en cada centro de su empresa. Cada temporada de inscripción, los administradores del centro (o su equipo central de facturación) pueden extraer el artículo guardado de la lista en Crear Cargos.
💡 Consejo: Audite sus artículos a nivel empresarial anualmente para no cargar con tarifas obsoletas. Archive los artículos que ya no se aplican en lugar de eliminarlos para que los registros históricos permanezcan intactos.
💡 Consejo de gobernanza de franquicias: Si el corporativo de su franquicia establece tarifas estandarizadas que todos los franquiciados deben aplicar, documente qué artículos son "requeridos" vs. "opcionales" para que los franquiciados sepan cuáles usar y cuáles pueden personalizar a nivel de centro.
Aprobaciones de Tarifas (Multi-Sede)
Las Aprobaciones de Tarifas funcionan a nivel de centro — cada centro tiene su propia cola de Aprobaciones de Tarifas en Facturación → Aprobaciones de Tarifas. Playground genera estos cargos automáticamente según la actividad (recogidas tardías, registros de programa, asistencia diaria, etc.) y requieren que un administrador los apruebe antes de publicarse en la cuenta de una familia.
Para operadores multi-sede:
La cola de Aprobaciones de Tarifas de cada centro es independiente. No hay una vista unificada a nivel empresarial que muestre todas las tarifas pendientes en cada sitio a la vez.
Los administradores del sitio normalmente manejan sus propias Aprobaciones de Tarifas a menos que la facturación central tenga acceso a cada centro y las revise centralmente. En franquicias y operaciones descentralizadas, esto casi siempre vive con el personal del sitio.
La política de tarifas por pago atrasado se puede configurar a nivel de centro — si desea un comportamiento consistente de tarifas por pago atrasado en todos los sitios, coordine con el equipo de Soporte de Playground para habilitar las tarifas por pago atrasado en cada ubicación con configuraciones coincidentes.
Los principales tipos de tarifas son:
Excesos — recogidas tardías o entregas tempranas más allá de las horas programadas
Tarifas por pago atrasado — generadas cuando un cargo se vence (habilitadas por Soporte)
Tarifas de registro de programa — activadas en el registro del programa
Tarifas de tiempo del programa — basadas en la duración en un programa
Tarifas de inscripción a programas — tarifas únicas por inscripción a un programa opcional
Tarifas diarias de asistencia — para programas con facturación basada en asistencia
Para cada aprobación pendiente, puede:
Cobrar — publicar al libro mayor del estudiante
Perdonar — descartar sin cobrar (registro retenido)
Editar — ajustar el monto antes de cobrar
💡 Consejo de supervisión corporativa: Si su equipo corporativo quiere supervisión sobre cómo los centros individuales están gestionando las Aprobaciones de Tarifas (p. ej., para asegurar que las tarifas por excesos se apliquen de manera consistente), el enfoque más simple es dar al personal de facturación corporativo acceso a cada centro para que pueda revisar puntualmente o revisar directamente las colas.