No todos los cargos siguen un calendario semanal o mensual recurrente. Playground facilita la facturación a las familias por tarifas únicas, matrícula por semestre y copagos de asistencia estatal - todo utilizando el mismo flujo de Crear Cargos que usa para sus planes de matrícula recurrentes.
Este artículo explica la configuración para programas de una sola sede. Si opera múltiples ubicaciones, consulte la versión multi-sede de este artículo para obtener orientación sobre la gestión de estos cargos a nivel empresarial.
Cuándo Usar un Cargo Único
Use el método de facturación única para cualquiera de los siguientes casos en su centro:
Tarifas de inscripción: un cargo fijo cobrado al comienzo de la matriculación
Tarifas de materiales: tarifas de materiales, actividades o suministros facturadas una vez por trimestre
Matrícula por semestre: programas que facturan la matrícula en una o dos sumas globales por año en lugar de semanal o mensualmente
Copagos de asistencia estatal: la porción de la matrícula que debe pagar una familia que recibe fondos de subsidio
Cómo Crear una Tarifa Única, Cargo por Semestre o Copago
Todos los cargos no recurrentes en su centro siguen los mismos pasos básicos.
Paso 1: Navegue a Facturación → Resumen → Crear Cargos
Desde su Panel de Administrador, haga clic en la pestaña Facturación en la barra lateral, seleccione Resumen y haga clic en el botón Crear Cargos. Este es el mismo punto de partida que utiliza para los planes de matrícula recurrentes en su centro.
💡 Si está creando un cargo para un solo estudiante, también puede acceder a Crear Cargos directamente desde su perfil. Navegue al perfil del estudiante, haga clic en la pestaña Facturación, luego haga clic en Acciones → Crear Cargos.
Paso 2: Seleccione el/los Estudiante(s)
Identifique y seleccione al estudiante o estudiantes de su centro que deben recibir el cargo. Para la facturación por semestre, puede seleccionar todos los estudiantes activos a la vez, o utilizar filtros para seleccionar aulas, programas o estados de inscripción específicos.
🚨 Solo seleccione varios estudiantes a la vez si recibirán exactamente el mismo monto del cargo.
Paso 3: Asigne un Nombre Descriptivo al Cargo
Asigne un nombre claro y profesional al cargo. Los nombres deben ser significativos en el estado de cuenta de una familia. Convenciones recomendadas:
Facturación por semestre: "Matrícula Otoño 2025" o "Tarifa de Materiales de Primavera"
Tarifas de inscripción: "Tarifa de Inscripción 2025–2026"
Familias con asistencia estatal: "Copago de Asistencia Estatal"
Los nombres descriptivos garantizan que tanto usted como sus familias puedan identificar fácilmente los cargos en los estados de cuenta financieros.
Paso 4: Establezca el Monto
Ingrese el monto específico en dólares que se facturará.
💡 Nota sobre copagos: Si una familia en su centro recibe asistencia estatal, ingrese solo el monto del copago que debe la familia - no la tarifa de matrícula completa. Consulte la sección de Copagos a continuación para obtener más detalles.
Paso 5: Establezca la Frecuencia en Única (Pagado Todo de Una Vez)
En la programación de facturación, seleccione Pagado todo de una vez en lugar de semanal o mensual. Esto garantiza que el cargo se publique una vez en la fecha especificada y no se repita.
También puede seleccionar Recurrente con fecha de inicio y finalización o Dividir en cuotas iguales si el cargo del semestre debe dividirse en un número determinado de pagos (por ejemplo, dos pagos del semestre con vencimiento al inicio de cada trimestre en su centro).
Paso 6: Establezca la Fecha de Publicación y la Fecha de Vencimiento
Fecha de publicación: el día en que el cargo se envía a la cuenta de la familia y es visible en su estado de cuenta. Establecer esto con anticipación permite a las familias revisar los cargos antes del vencimiento del pago.
Fecha de vencimiento: el día en que se espera el pago. Para la facturación por semestre en su centro, esta suele ser el primer día del trimestre o un plazo de inscripción predeterminado.
Paso 7: Revise y Cree
Revise el resumen del artículo para verificar su exactitud, incluidas todas las fechas de publicación y vencimiento. Seleccione cómo desea notificar a los tutores - mediante notificación de la aplicación, correo electrónico o sin notificación - y haga clic en Crear Cargos.
El cargo aparecerá en la cuenta de la familia y se reflejará en su estado de cuenta de facturación en la fecha programada.
Copagos (Asistencia Estatal)
Hay dos formas de gestionar los copagos para las familias en su centro, dependiendo de si desea que los detalles del subsidio sean visibles para los tutores.
Opción A: Copago como un Cargo (Recomendado para la Mayoría de los Programas)
Si espera recibir pagos de subsidio para un estudiante en su centro pero no necesita que las familias vean el monto del subsidio, cree un plan de facturación que refleje solo el copago que el padre debe.
Navegue a Facturación → Resumen y haga clic en Crear Cargos.
Seleccione al estudiante o estudiantes de su centro que reciben el subsidio.
Cree un artículo de facturación llamado "Copago de Asistencia Estatal" (o similar).
Ingrese solo el monto del copago - la porción que la familia es responsable de pagar.
Establezca la frecuencia de facturación en Única o en un calendario recurrente, según corresponda para su programa.
Haga clic en Crear Cargos.
💡 Familias separadas: Si el copago se divide entre dos lados de una familia, agregue un artículo de copago separado para cada lado y asigne cada artículo al pagador correcto.
Opción B: Copago como un Descuento
Si desea que el monto original de la matrícula y el descuento subsidiado sean visibles en el estado de cuenta de la familia, aplique un descuento al cargo completo para reducirlo al monto del copago de la familia.
Ejemplo: La matrícula es de $650, el copago de la familia es de $100. Cree el cargo por $650 y agregue un descuento de $550 con la descripción "Subsidio Estatal."
Navegue a Facturación → Resumen y haga clic en Crear Cargos.
Ingrese el monto total de la matrícula como cargo.
Haga clic en + Agregar descuento e ingrese el monto del subsidio (monto fijo o porcentaje).
Agregue el nombre de la agencia en el campo de descripción del Descuento para mayor claridad.
Haga clic en Crear Cargos.
Para obtener instrucciones completas sobre cómo registrar los pagos de la agencia y realizar un seguimiento de los depósitos de subsidio en su centro, consulte Seguimiento de Subsidios.
Consejos para la Facturación por Semestre
Nombre los cargos por trimestre - "Matrícula Otoño 2025" es mucho más útil en un estado de cuenta que un nombre genérico.
Use "Dividir en cuotas iguales" si las familias pagan la matrícula del semestre en dos sumas globales. Esto crea dos cuotas iguales dentro de un solo plan en lugar de dos planes de facturación separados.
Seleccione varios estudiantes a la vez - para tarifas de inscripción o materiales que son iguales para todos los estudiantes de su centro, seleccione a todos los estudiantes simultáneamente en el Paso 2.
Los planes de facturación recurrentes pueden crearse hasta por un año a la vez. Puede extender el plan desde el perfil del estudiante si es necesario.
Uso de Artículos Guardados para Tarifas Únicas Recurrentes
Si cobra la misma tarifa de inscripción o de materiales año tras año en su centro, ahorre tiempo creando un Artículo Guardado para no tener que volver a ingresar el nombre, el monto y la descripción cada temporada de inscripción.
Desde su Panel de Administrador, navegue a Facturación → Resumen.
Haga clic en la pestaña Artículos guardados y haga clic en Crear nuevo artículo.
Ingrese un Nombre, Precio y Descripción opcional.
Haga clic en Guardar.
La próxima vez que cree el cargo, seleccione el artículo guardado de la lista en lugar de crearlo desde cero.
Aprobaciones de Tarifas
Las Aprobaciones de Tarifas son una forma flexible de facturar a las familias por cargos que están fuera de un plan de matrícula recurrente estándar en su centro. Aunque no se utilizan para la facturación por semestre o las tarifas de inscripción, están estrechamente relacionadas con los escenarios de copago basado en asistencia y cargos diarios.
Las Aprobaciones de Tarifas se encuentran en Facturación → Aprobaciones de Tarifas. Playground genera estos cargos automáticamente en su centro pero no los aplica al saldo de la familia hasta que usted apruebe manualmente cada uno. Esto protege a sus familias contra cargos accidentales.
Los principales tipos de tarifas son:
Excesos: cargos por recogidas tardías o entregas tempranas más allá de las horas programadas
Tarifas por pago atrasado: generadas automáticamente cuando un cargo se vence (debe ser habilitado por el equipo de Soporte de Playground)
Tarifas de registro de programa: cargos de tarifa fija activados cuando un estudiante se registra en un programa específico (p. ej., almuerzo caliente)
Tarifas de tiempo del programa: cargos basados en el tiempo que dura un estudiante en un programa (p. ej., tutoría)
Tarifas de inscripción a programas: tarifas únicas por inscripción a un programa opcional (p. ej., una actividad extracurricular)
Tarifas diarias de asistencia: cargos basados en la asistencia diaria, por hora o por minuto del estudiante cuando se utiliza facturación basada en asistencia
Para cada aprobación de tarifa pendiente, puede tomar una de tres acciones:
Cobrar: agrega inmediatamente el monto al libro mayor del estudiante
Perdonar: descarta el cargo sin agregarlo (el registro se conserva internamente)
Editar: ajusta el monto antes de cobrar
💡 Puede seleccionar varios cargos a la vez usando las casillas de verificación a la izquierda de la tabla para Cobrar o Perdonar en bloque.
Tarifas Diarias de Asistencia y Facturación Basada en Asistencia
Si su programa factura según la asistencia real en lugar de un horario fijo, puede establecer una tarifa de facturación diaria personalizada por estudiante en su centro.
Navegue a Mi Escuela → Estudiantes y seleccione el perfil del estudiante.
Haga clic en la pestaña Configuración y active Tarifa de Facturación Diaria Personalizada.
Ingrese la tarifa de facturación específica y la unidad de tiempo (día, hora o minuto).
Haga clic en Guardar.
Después de cada día que un estudiante se registre, aparecerá automáticamente un cargo en Facturación → Aprobaciones de Tarifas → Tarifas Diarias de Asistencia. Revise y apruebe los cargos antes de que se publiquen en la cuenta de la familia.