Las listas de inscripción le permiten mostrar su escuela a las posibles familias y aceptar nuevas solicitudes. Las listas de inscripción simplifican el proceso de solicitud con planes de precios personalizables, la documentación esencial y la opción de compartir los anuncios a través de enlaces o códigos QR, lo que garantiza una experiencia fluida y eficiente tanto para las familias como para los administradores.
Crea tu anuncio
Desde tu panel de administración , haz clic en la pestaña Enrollment y, a continuación, haz clic en el botón azul + Nuevo anuncio en la esquina superior derecha de la pantalla.
Introduce el nombre del anuncio . Este título estará orientado a familias, así que asegúrate de describir claramente el anuncio que las familias completarán. El nombre del anuncio siempre se puede editar más adelante.
Cuando estés listo, haz clic en Crear anuncio. Se abrirá la primera página del editor de inscripciones.
Paso 1: Detalles del centro
El primer paso para crear un anuncio es la página Detalles del programa . Proporcione la mayor cantidad de información posible sobre su programa para brindar a las familias un contexto relevante. Dado que la mayor parte de esta información está dirigida a la familia, asegúrese de que sea pulida, precisa y concisa. Podrás obtener una vista previa de la lista exactamente como la verán los padres.
Agregar fotos del programa puede ayudar a crear una página de inicio más personalizada y atractiva para sus familias.
Consulte a continuación para obtener una explicación de los campos disponibles en esta página:
Acerca de [obligatorio] | Proporcione una breve descripción de su programa. |
Información de contacto |
|
Conceptos básicos
La mayoría de los campos de la sección Conceptos básicos son opcionales. Los campos que se dejen en blanco no aparecerán en la lista de inscripciones.
Días | Se brindará atención los días de la semana |
Idiomas | Idiomas hablados |
Comidas | Qué comidas se proporcionan o están disponibles |
Afiliación religiosa | Cualquier afiliación religiosa |
Fecha de inicio y finalización [obligatorio] | Fechas de las sesiones |
Ajustes de fecha |
|
Proporción entre personal y estudiantes | Campo opcional si los programas quieren compartir su proporción con las familias. |
Plan de estudios | El (los) currículo (s) utilizado (s) en las aulas |
Se requiere aprender a ir al baño | Si es necesario aprender a ir al baño o no |
Aperitivos | Cuántos bocadillos se proporcionan, si los hay |
Atención subsidiada | Si los programas quieren indicar de manera proactiva si aceptan o no la atención subsidiada |
💡 Si su programa dura todo el año, le recomendamos que establezca una fecha de inicio hoy y una fecha de finalización dentro de un año. Puedes ocultar estas fechas a las familias seleccionando la casilla situada debajo de la fecha.
Día típico
Agregue un horario estándar para un día en su centro. Haga clic en el botón Agregar actividad para agregar un nuevo elemento a su agenda.
Licencias
Añada su número de licencia.
Filosofía
Proporcione una descripción de la filosofía y el plan de estudios de su centro.
Proceso de admisión
Infórmales a los padres sobre los pasos exactos que deberán seguir para postularse a tu centro. Incluye los siguientes pasos después de presentar la solicitud de ingreso en tu centro.
Protección mediante contraseña
Una contraseña opcional que los padres deben ingresar para ingresar a su centro. Esta contraseña no está cifrada.
Manual familiar
Sube un manual del estudiante para compartirlo con las familias mientras solicitan admisión en tu centro. También puedes subirlo a más adelante como documentación en Playground .
Paso 2: Fijación de precios
Establezca planes de precios de inscripción para que las familias elijan entre ellos cuando presenten su solicitud. Las familias solo pueden seleccionar un plan y, una vez que se acepta al estudiante, se crea automáticamente un plan de facturación según el plan de precios que hayan elegido. Los administradores de facturación pueden modificar el plan familiar en cualquier momento y tú puedes crear tantos planes como necesites.
Agregar instrucciones orientadas a la familia
En la parte superior de la página, agrega instrucciones o detalles adicionales para que las familias los vean cuando estén en la página de selección de precios.
Crear grupos de planes
Las agrupaciones de planes le permiten clasificar los planes de precios en grupos y agilizar el flujo de registro familiar. Los grupos son opcionales; si solo existe un grupo, las familias no verán los grupos y, en su lugar, verán una lista de todos los planes.
Agregar un grupo
Haga clic en Agregar grupo .
Aparecerá la ventana Crear grupo , donde ingresará el nombre y la descripción del grupo.
Haga clic en Crear cuando esté listo.
Una vez creado un grupo, haga clic en Agregar plan para agregar planes dentro del grupo.
Eliminar un grupo
Haz clic en el icono rojo de la papelera a la derecha del grupo que quieras eliminar. Cuando eliminas un grupo, también se eliminarán todos los planes del grupo.
Haz clic en Eliminar en la ventana emergente de confirmación para confirmar la acción.
Crea un plan
Los planes pueden basarse en horarios o precios. Por ejemplo, puedes crear planes para los diferentes horarios que ofreces. Cada uno de estos horarios también puede tener precios únicos. Como alternativa, puedes crear planes para las diferentes opciones de precios de las que dispones. También puedes usar una combinación de ambas opciones.
Al inscribir a un estudiante, una familia solo puede solicitar un plan por estudiante. No hay límite en la cantidad de planes que los administradores de facturación pueden crear y poner a disposición de las familias. Los planes se añadirán automáticamente como objetos guardados en la pestaña Overview de Playground Billing.
💡 Cada plan debe diferenciarse por precio o tipo de estudiante . Los ejemplos incluyen el programa de 3 días o de tiempo completo para niños pequeños.
Haz clic en + Añadir plan .
En la ventana Crear un nuevo plan , agregue un nombre descriptivo del plan para ayudar a las familias a elegir la mejor opción para sus necesidades.
Agregue una descripción opcional si se necesita información o instrucciones adicionales para ayudar a las familias a autoseleccionarse.
Seleccione el modelo de inscripción . A continuación encontrará una descripción de cada opción e instrucciones sobre cómo configurarlas.
Simple (ideal para programas de tiempo completo): Las familias eligen un horario para un período completo que se repite de forma regular.
Introduce Price
Elige con qué frecuencia se repetirá la tarifa, si es que la hay.
Si lo desea, añada un cronograma del plan para precompletar automáticamente un cronograma para los estudiantes que seleccionen este plan. Esta es una práctica recomendada, ya que evita que los administradores tengan que introducir los cronogramas manualmente.
Configuración avanzada opcional
Código de contabilidad : vincula los cargos de este plan a un código contable específico
Aula predeterminada : la clase a la que se asociará este plan. Los estudiantes se asignarán automáticamente a esta clase.
Fechas específicas (ideal para campamentos): Las familias eligen días o semanas individuales al presentar la solicitud. Los precios se basan en los días o semanas seleccionados.
Primero, selecciona la frecuencia de pago para determinar si las familias pagan el campamento por semana o por adelantado todas las sesiones seleccionadas.
Luego, selecciona el Pricing para determinar si la tarifa seleccionada es por día o por semana.
Si se selecciona la tarifa por día , luego selecciona si se trata de una tarifa plana por día, como 10$ por día de campamento de verano durante cualquier cantidad de días, O selecciona la tarifa variable por día, donde la tarifa cambia según la cantidad de días a la semana que seleccione el estudiante.
Si se selecciona la tarifa Variable , si lo desea, elija si las familias pueden seleccionar los días de fin de semana.
Si el campamento cobra una tarifa plana por semana, selecciona por semana e ingresa la tarifa plana de por semana. Esta tarifa será la misma por semana, independientemente de si una familia elige 1 o 5 días en la misma semana.
Configuración avanzada opcional
Fecha de facturación : cuando los cargos de este plan se contabilizan en los saldos familiares.
Fecha de vencimiento : fecha de vencimiento de los cargos de este plan
Código de contabilidad : vincula los cargos de este plan a un código contable específico
Aula predeterminada : la clase a la que se asociará este plan y se asignará automáticamente a los estudiantes
Debe seleccionar la semana completa : las familias deben seleccionar todos los días de la semana seleccionada.
Elija días para todo el período (lo mejor para el cuidado antes y después de la escuela): las familias eligen los días específicos de la semana para todo el período.
Agregue tarifas para la cantidad de días antes y después de la atención seleccionados.
Hora de inicio y hora de finalización. Los horarios se añadirán automáticamente al horario de los estudiantes para los días seleccionados una vez aceptados.
Opcionalmente Agregue precios adicionales y programe para agregar opciones separadas de cuidado antes y después del cuidado en el mismo plan.
Cuando esté listo, haga clic en Enviar para agregar el plan.
Agregue planes adicionales siguiendo los pasos anteriores a o duplicando un plan existente haciendo clic en el icono 📋 .
Cuando hayas agregado todos los planes y grupos, haz clic en Siguiente: Cargos adicionales
Cargos adicionales
Establezca cargos y complementos adicionales, como las tasas de solicitud, las tasas de inscripción o los depósitos de matrícula, para que los tutores los seleccionen al presentar la solicitud para su hijo.
🚨 Cualquier tarifa que se cobre a las familias anulará la configuración de las tarifas de procesamiento del programa. El programa pagará la tarifa de procesamiento no reembolsable del 3% o más de 30 centavos por cualquier cargo adicional.
Configuración de tarifas
Exija a los solicitantes que añadan una tarjeta de crédito cuando presenten la solicitud : Esto no se puede desactivar si se establecen cargos adicionales.
Oculta los cargos que no se adeudan al enviar la solicitud: Si esta configuración está activada, las tarifas del programa que venzan más adelante no estarán visibles. Esto se aplica a los cargos que se cobran automáticamente una vez que se acepta a un niño, no a los cargos adeudados al momento de enviar el anuncio.
La sección Cargos adicionales de una lista de inscripción le permite cobrar a los tutores por los cargos de registro o solicitud. Tienes tres opciones para cobrar a las familias durante la inscripción:
Cuota de solicitud | Se cobra inmediatamente después de la presentación de la solicitud y no se tiene en cuenta para la matrícula. Necesario para presentar la solicitud. |
Cuota de inscripción | Se cobra si el estudiante es aceptado en tu centro y no se tiene en cuenta para la matrícula. Si hay que pagar una cuota de inscripción, se pedirá a los tutores una tarjeta de crédito al final de la solicitud para que se pueda cobrar automáticamente una vez que el estudiante sea aceptado. |
Depósito de matrícula | Se cobra si el estudiante es aceptado en tu centro y se cuenta para el primer pago de la matrícula. Si hay un depósito para la matrícula, se les pedirá a los tutores una tarjeta de crédito al final de la solicitud para que se pueda cobrar automáticamente una vez que el estudiante sea aceptado. |
Añadir nueva tarifa
Haz clic en + Añadir nueva tarifa .
Introduzca el nombre del cargo y el importe de la tarifa .
Selecciona Tipo de tarifa:
Tasa de solicitud : se cobra al presentar la solicitud y no cambia el saldo de los estudiantes.
Si lo desea, active Family Fee para que esta tarifa solo se pague una vez por familia en lugar de por estudiante.
Opcionalmente Agregue un nuevo descuento para crear un código de descuento que pueda proporcionar a las familias para reducir o evitar la tarifa de solicitud. Esto se puede crear como un importe fijo o un porcentaje de la cuota de solicitud.
Cuota de aceptación : se cobra en el momento de la aceptación y no cambia el saldo del estudiante.
Depósito de matrícula : se cobra en el momento de la aceptación y se aplica como crédito para cubrir el saldo del estudiante.
Complementos
Los complementos son programas adicionales en los que un estudiante puede inscribirse, como un programa de almuerzos calientes o cuidados posteriores. Los precios asociados a estos programas se suman al saldo del tutor.
Para agregar programas, debe haberlos creado previamente. Para obtener más información sobre la creación de programas, haga clic aquí en .
Selecciona la casilla de verificación situada junto a cualquier programa que debería aparecer como una opción para que un tutor se inscriba al solicitar este anuncio específico.
💡 Si un programa debe tener un cargo recurrente, puedes configurarlo cuando aceptes a un estudiante. Debes establecer la cuota de inscripción como un cargo único e introducir la cuota por ciclo. Usa la descripción del programa para informar a los padres con qué frecuencia se repetirá este cargo.
Paso 3: Trámites
En esta sección, puede crear un formulario de inscripción y seleccionar la documentación que se debe asignar a los estudiantes. Incluso puede solicitar que se complete la documentación antes de enviar la solicitud.
Formulario de inscripción
Cree su inscripción desde cero haciendo clic en Crear nuevo formulario o conéctese a uno existente haciendo clic en Use el formulario existente
Si ya has creado un formulario , elige el formulario en tu panel de control.
Cuando esté listo, haga clic en Link Form
Si has seleccionado un formulario incorrecto, haz clic en Desvincular el formulario para eliminarlo de tu anuncio.
Una vez que desvincules un formulario, no podrás volver a vincularlo. Perderás la capacidad de usar los campos conectados para este formulario, ya no se rellenará automáticamente ningún documento o formulario, y es posible que pierdas la capacidad de ver las respuestas anteriores a este formulario. Si no estás seguro acerca de este botón, ponte en contacto con el servicio de asistencia antes de desvincular el formulario
Selecciona si quieres copiar las preguntas del formulario existente en un formulario nuevo o eliminar todos los campos y empezar desde cero.
Confirma que quieres desvincular el formulario para volver a la pantalla crear formulario , donde puedes empezar a crear un formulario nuevo.
Si estás creando un formulario nuevo, las plantillas predeterminadas para estudiantes y tutores se rellenarán con el botón Agregar campo en la parte inferior para que puedas empezar a crear tu formulario de inscripción .
De forma predeterminada, el formulario requiere información básica del estudiante y el nombre de un tutor. Todos los formularios creados a través de un anuncio se rellenarán en la pestaña Forms de la sección Papeleo del panel de administración .
Conectar campo personalizado: los campos personalizados se sincronizan con el perfil del estudiante y se mostrarán en la página de perfil del estudiante. Esta es una excelente manera de recopilar datos de inscripción y conectarlos directamente al perfil del estudiante para minimizar el trabajo manual de transferir datos.
Para obtener más instrucciones sobre cómo crear un formulario, haga clic aquí .
Trámites de registro
Seleccione los documentos que las familias deben presentar al presentar la solicitud. Después de enviar su solicitud, se les pedirá a las familias que completen los documentos seleccionados.
Empieza por subir la documentación del programa a tu panel de administración. Una vez que tu documentación esté en Playground, puedes incluirla en tu flujo de inscripción.
Haga clic en la casilla de verificación situada junto al nombre del documento para agregarlo al paquete de registro. Esto no requerirá que se complete la documentación antes de enviar la lista de inscripción.
Si lo desea, marque un documento como obligatorio antes de enviarlo para exigir a las familias que llenen la documentación requerida antes de poder presentar su solicitud.
Paso 4: Publica tu anuncio
Haz clic en el botón Publicar anuncio en la esquina superior derecha de la pantalla.
💡 Si no estás listo para publicar tu anuncio, haz clic en el botón blanco Guardar y salir de para volver al panel de registro.
Para publicar tu anuncio desde el panel de inscripciones , haz clic en los tres puntos del icono del anuncio no publicado y, a continuación, selecciona el botón verde Publicar .
Paso 5: Comparta el anuncio con las familias
Comparte tu anuncio con familias nuevas o existentes mediante un código QR o un enlace directo al anuncio.
🚨 Solo los anuncios publicados se pueden compartir con las familias.
En la pestaña Enrollment , selecciona los tres puntos de la esquina inferior derecha del anuncio que quieres compartir.
Haz clic en Share para acceder a las opciones de enlace, código QR e invitación por correo electrónico.
Enlace : el enlace puede publicarse en su sitio web o usarse en publicaciones de redes sociales o correos electrónicos.
Código QR : añada el QR a los materiales promocionales para que las posibles familias puedan escanear el código y acceder al anuncio con facilidad.
Invitación por correo electrónico: envía el anuncio por correo electrónico a uno o varios posibles solicitantes.
Editar listados de inscripciones
En el panel de administración, selecciona Enrollment en el menú de la izquierda.
Haz clic en los tres puntos de la esquina inferior derecha del anuncio que quieres editar y, a continuación, haz clic en Editar .
Navegue por las páginas de la lista de inscripciones y realice las actualizaciones necesarias. Para editar un plan, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del plan y, a continuación, haga clic en Editar .
Las preguntas del formulario de inscripción se pueden modificar, agregar o eliminar. Asegúrate de hacer clic en Guardar y salir de en la esquina superior derecha cuando estés listo para guardar los cambios y salir.
Configurar la reinscripción
Nunca creé un anuncio
Si nunca has usado la función de inscripción de Playground , crearás un nuevo anuncio para volver a inscribir a las familias. Sigue las instrucciones que aparecen arriba de para crear un nuevo anuncio.
Creó anteriormente una solicitud o una lista de inscripción
Si ha creado una lista de solicitudes o inscripciones para años escolares anteriores, haga clic en los tres puntos de la esquina inferior derecha de la lista que ya creó y, a continuación, haga clic en Duplicar .
Aparecerá la ventana Duplicate listing donde puedes cambiar el nombre del nuevo anuncio (te recomendamos incluir el año en el nombre para que no se confunda con otros anuncios). Selecciona las partes de tu anuncio anterior que quieres copiar. Puedes editar y el nuevo anuncio y publicarlo cuando estés listo para crear un enlace para enviárselo a las familias.