Los listados de inscripción le permiten mostrar su escuela a las familias potenciales y aceptar nuevas solicitudes. Los listados de inscripción simplifican el proceso de solicitud con planes de precios personalizables, documentación esencial y la opción de compartir los listados a través de enlaces o códigos QR, lo que garantiza una experiencia fluida y eficiente tanto para las familias como para los administradores.
Cree su lista
Desde su panel de administración, haga clic en la pestaña «Inscripción» y, a continuación, haga clic en el botón azul «+ Nueva lista» situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Introduzca el nombre de la lista. Este título será visible para las familias, así que asegúrese de que describe claramente la lista que las familias van a completar. El nombre de la lista siempre se puede editar más tarde.
Cuando esté listo, haga clic en Crear listado. Se abrirá la primera página del editor de inscripciones.
Paso 1: Detalles del centro
El primer paso para crear un anuncio es la página Detalles del programa. Proporcione tanta información como sea posible sobre su programa para ofrecer a las familias un contexto relevante. Dado que la mayor parte de esta información está dirigida a las familias, asegúrese de que sea pulida, precisa y concisa. Podrá obtener una vista previa del anuncio tal y como lo verán los padres.
Añadir fotos del programa puede ayudar a crear una página de destino más personalizada y atractiva para sus familias.
A continuación, encontrará una explicación de los campos disponibles en esta página:
Acerca de [obligatorio] | Proporcione una breve descripción de su programa. |
Información de contacto |
|
Información básica
La mayoría de los campos de la sección «Información básica» son opcionales. Los campos que se dejen en blanco no aparecerán en la lista de inscripción.
Días | Días de la semana en los que se prestará la asistencia |
Idiomas | Idiomas que se hablan |
Comidas | Qué comidas se proporcionan o están disponibles |
Afiliación religiosa | Cualquier afiliación religiosa |
Fecha de inicio y finalización [obligatorio] | Fechas de la sesión |
Configuración de fechas |
|
Fecha de inicio y finalización de la inscripción | Seleccione las fechas en las que las familias pueden inscribirse en las listas de inscripción. |
Proporción entre personal y alumnos | Campo opcional si los programas desean compartir su proporción con las familias. |
Plan de estudios | El plan de estudios utilizado en las aulas. |
Se requiere el entrenamiento para ir al baño | Si se requiere o no el entrenamiento para ir al baño. |
Meriendas | Cuántos refrigerios se proporcionan, si es que se proporcionan |
Cuidado subvencionado | Si los programas desean indicar de forma proactiva si aceptan o no cuidados subvencionados |
Apertura/cierre de inscripciones | Campos opcionales que permiten a los centros controlar cuándo pueden inscribirse los tutores. Fuera del plazo establecido, el botón«Inscribirse» se desactiva y muestra un mensaje de estado. |
💡 Si se trata de un programa de todo el año, recomendamos establecer como fecha de inicio la fecha actual y como fecha de finalización un año a partir de hoy. Puede ocultar estas fechas a las familias seleccionando la casilla de verificación situada debajo de la fecha.
Día típico
Añade un horario estándar para un día en tu centro. Haz clic en el botón «Añadir actividad» para añadir un nuevo elemento a tu horario.
Licencia
Añada su número de licencia.
Filosofía
Proporcione una descripción de la filosofía y el plan de estudios de su centro.
Proceso de admisión
Informe a los padres de los pasos exactos que deben seguir para solicitar la admisión en su centro. Incluya los pasos que deben seguir después de presentar la solicitud.
Planes
Permita que las familias vean los planes de precios antes de registrarse o iniciar sesión.
Protección con contraseña
Una contraseña opcional que los padres deben introducir para solicitar plaza en su centro. Esta contraseña no está encriptada.
Manual para familias
Suba un manual del estudiante para compartirlo con las familias mientras solicitan plaza en su centro. También se puede subir más tarde como documentación en Playground.
Paso 2: Documentación
En esta sección, puede crear un formulario de inscripción y seleccionar la documentación que se debe asignar a los estudiantes. Incluso puede exigir que se complete la documentación antes de enviar la solicitud.
Formulario de inscripción
Puede crear su formulario de inscripción desde cero haciendo clic en «Crear nuevo formulario » o conectarse a uno ya existente haciendo clic en «Usar formulario existente».
Si ya ha creado un formulario, selecciónelo en su panel de control.
Cuando esté listo, haga clic en Vincular formulario.
Si ha seleccionado el formulario equivocado, haga clic en Desvincular formulario para eliminar el formulario de su anuncio.
Una vez que desvincules un formulario, no podrás volver a vincularlo. Perderás la posibilidad de utilizar los campos conectados para este formulario, ya no se rellenarán automáticamente los documentos o formularios y es posible que pierdas la posibilidad de ver las respuestas anteriores a este formulario. Si no estás seguro acerca de este botón, ponte en contacto con el servicio de asistencia antes de desvincular tu formulario.
Seleccione si desea copiar las preguntas del formulario existente a un nuevo formulario o eliminar todos los campos y empezar desde cero.
Confirme que desea desvincular el formulario para volver a la pantalla de creación de formularios, donde podrá empezar a crear uno nuevo.
Si está creando un nuevo formulario, las plantillas predeterminadas para estudiantes y tutores se completarán con el botón Añadir campo en la parte inferior para que pueda comenzar a crear su formulario de inscripción.
De forma predeterminada, el formulario requiere la información básica del estudiante y el nombre de un tutor. Todos los formularios creados a través de un listado se rellenarán en la pestaña Formularios de la sección Papeleo del panel de administración.
Conectar campo personalizado: los campos personalizados se sincronizan con el perfil del estudiante y se mostrarán en la página de perfil del estudiante. Esta es una excelente manera de recopilar datos de inscripción y conectarlos directamente al perfil del estudiante para minimizar el trabajo manual de transferir datos.
Para obtener más instrucciones sobre cómo crear un formulario, haga clic aquí.
Documentación de inscripción
Seleccione los documentos que las familias deben presentar al realizar la solicitud.
Comience por cargar la documentación del programa en su panel de administración. Una vez que la documentación esté en Playground, podrá incluirla en su proceso de inscripción.
Para añadir documentos, haga clic en el menú desplegable debajo de «Requisitos» y seleccione:
No requerido si no es necesario que se rellene el documento.
Requerido después de la solicitud si requiere que se complete el documento después de enviar la solicitud.
Requerido durante la solicitud si necesita que se complete el documento antes de enviar la solicitud.
Si requiere que se completen varios documentos durante el proceso de solicitud, puede cambiar el orden en que los padres los rellenan haciendo clic en el icono del lápiz azul junto a «Orden de aparición». A continuación, puede arrastrar y soltar cada documento para ordenarlos.
Paso 3: Precios
Configure planes de precios de inscripción entre los que las familias puedan elegir al realizar la solicitud. Las familias solo pueden seleccionar un plan y, una vez que se acepta al estudiante, se crea automáticamente un plan de facturación basado en el plan de precios elegido. Los administradores de facturación pueden modificar el plan de una familia en cualquier momento y se pueden crear tantos planes como sea necesario.
Añadir instrucciones para las familias
En la parte superior de la página, añada instrucciones o detalles adicionales para que las familias los vean cuando estén en la página de selección de precios.
Crear grupos de planes
Las agrupaciones de planes le permiten clasificar los planes de precios en grupos y agilizar el proceso de inscripción de las familias. Los grupos son opcionales; si solo existe un grupo, las familias no verán las agrupaciones, sino una lista de todos los planes.
💡Si crea planes sin crear un grupo, se creará automáticamente un grupo predeterminado oculto en segundo plano. Al hacer clic en Añadir grupo en cualquier momento, se añadirá un grupo adicional, lo que le permitirá separar y organizar los planes de forma diferente.
Añadir un grupo
Haga clic en Añadir grupo.
Aparecerá la ventana Crear grupo, donde deberá introducir el nombre y la descripción del grupo.
Haga clic en Crear cuando esté listo.
Una vez creado el grupo, haga clic en Añadir plan para añadir planes dentro del grupo.
Eliminar un grupo
Haga clic en el icono rojo de la papelera situado a la derecha del grupo que desea eliminar. Al eliminar un grupo, también se eliminarán todos los planes que contiene.
Haga clic en Eliminar en la ventana emergente de confirmación para confirmar la acción.
Crear un plan
Los planes pueden basarse en horarios o precios. Por ejemplo, puede crear planes para los diferentes horarios que ofrece. Cada uno de estos horarios también puede tener precios únicos. Alternativamente, puede crear planes para las diferentes opciones de precios que tiene. También puede utilizar una combinación de ambas opciones.
Al inscribir a un estudiante, una familia solo puede solicitar un plan por estudiante. No hay límite en el número de planes que los administradores de facturación pueden crear y poner a disposición de las familias. Los planes se añadirán automáticamente como elementos guardados en la pestaña «Descripción general» de Playground Billing.
💡 Cada plan debe diferenciarse por precio o tipo de estudiante. Algunos ejemplos son el programa para niños pequeños de 3 días o el programa a tiempo completo.
Haga clic en «+ Añadir plan».
En la ventana Crear nuevo plan, añada un nombre descriptivo al plan para ayudar a las familias a elegir la mejor opción para sus necesidades.
Añada una descripción opcional si necesita información o instrucciones adicionales para ayudar a las familias a elegir por sí mismas.
Seleccione el modelo de inscripción. A continuación, encontrará una descripción de cada opción e instrucciones sobre cómo configurarlas.
Simple (ideal para programas a tiempo completo): las familias eligen un horario para todo un período que se repite de forma regular.
Introducir precio
Elija la frecuencia con la que se repetirá la tarifa, si es que lo hace.
Opcionalmente, añada un calendario del plan para rellenar automáticamente el calendario de los alumnos que seleccionen este plan. Se trata de una buena práctica, ya que evita que los administradores tengan que introducir los calendarios manualmente.
Configuración avanzada opcional
Fechas específicas ( ideal para campamentos): las familias eligen días o semanas concretos al realizar la solicitud. El precio se basa en los días o semanas seleccionados.
En primer lugar, seleccione la frecuencia de pago para determinar si las familias pagan el campamento por semanas o por adelantado por todas las sesiones seleccionadas.
A continuación, seleccione el precio para determinar si la tarifa es por día o por semana seleccionada.
Si se selecciona la tarifa por día, a continuación, seleccione si se trata de una tarifa plana por día, como 10 dólares por día de campamento de verano para cualquier número de días, O seleccione la tarifa variable por día, en la que la tarifa cambia en función del número de días por semana que seleccione el estudiante.
Si se selecciona la tarifa variable, opcionalmente elija si las familias pueden seleccionar los días del fin de semana.
Si el campamento cobra una tarifa plana por semana, seleccione Por semana e introduzca la tarifa plana por semana. Esta tarifa será la misma por semana, independientemente de si una familia selecciona 1 o 5 días en la misma semana.
Configuración avanzada opcional
Fecha de facturación: cuando se contabilizan los cargos de este plan en los saldos de las familias.
Fecha de vencimiento: fecha en la que vencen los cargos de este plan.
Código contable: vincula los cargos de este plan a un código GL específico.
Aula predeterminada: el aula con la que se asociará este plan y que se asignará automáticamente a los alumnos.
Se debe seleccionar la semana completa: las familias deben seleccionar todos los días de la semana elegida.
Seleccionar días para todo el periodo (lo mejor para el cuidado antes y después de la escuela): las familias eligen los días específicos de la semana para todo el periodo.
Añada las tarifas para el número de días de cuidado antes y después de la escuela seleccionados.
Hora de inicio y hora de finalización. Las horas se añadirán automáticamente al horario de los alumnos para los días seleccionados una vez aceptados.
Opcionalmente, añada precios y horarios adicionales para añadir opciones separadas de cuidado antes y después de la escuela en el mismo plan.
Cuando esté listo, haga clic en Enviar para añadir el plan.
Añada planes adicionales siguiendo los pasos anteriores o duplicando un plan existente haciendo clic en el icono 📋.
Cuando haya añadido todos los planes y grupos, haga clic en Siguiente: Cargos adicionales
Cargos adicionales
Configure los cargos adicionales y los complementos, como las tasas de solicitud, las tasas de inscripción o los depósitos de matrícula, para que los tutores los seleccionen al solicitar la inscripción de sus hijos.
🚨 Cualquier tarifa cobrada a las familias anulará la configuración de las tarifas de procesamiento del programa. El programa pagará la tarifa de procesamiento no reembolsable del 3 % + 30 ¢ por cualquier cargo adicional, excepto la tarifa de aceptación. En el caso de las tarifas de aceptación, la tarifa de procesamiento seguirá la configuración establecida en sus ajustes de facturación.
Configuración de las tasas
Solicitar a los solicitantes que añadan una tarjeta de crédito al realizar la solicitud: esta opción no se puede desactivar si se han configurado cargos adicionales.
Ocultar los cargos que no se deben pagar al enviar la solicitud: si esta configuración está activada, no se mostrarán las tarifas del programa que se deben pagar más adelante. Esto se aplica a los cargos que se cobran automáticamente una vez que se acepta al niño, no a los cargos que se deben pagar al enviar la solicitud.
🚨 Si crea un anuncio de inscripción que incluye cargos adicionales, pero los elimina en el futuro, debe ir a la configuración de tarifas para desactivar la opción que exige a los solicitantes añadir una tarjeta de crédito si ya no desea exigirlo.
La sección Cargos adicionales de un anuncio de inscripción le permite cobrar a los tutores los gastos de inscripción o solicitud. Tiene tres opciones para cobrar a las familias durante la inscripción:
Cuota de solicitud | Se cobra inmediatamente después de enviar la solicitud y no se tiene en cuenta para la matrícula. Es necesario para enviar la solicitud. |
Cuota de inscripción | Se cobra si el estudiante es aceptado en su centro y no se tiene en cuenta para el cálculo de la matrícula. Si hay una tarifa de inscripción, se pedirá a los tutores una tarjeta de crédito al final de la solicitud para que se pueda cobrar automáticamente una vez que el estudiante sea aceptado. |
Depósito de matrícula | Se cobra si el estudiante es aceptado en su centro y se retiene. Existe la opción de retrasar la aplicación del depósito y procesarlo manualmente más adelante. Si hay un depósito de matrícula, se pedirá a los tutores una tarjeta de crédito al final de la solicitud para que se pueda cobrar automáticamente una vez que el estudiante sea aceptado. |
Añadir nueva cuota
Haga clic en + Añadir nueva cuota.
Introduzca el nombre del cargo y el importe de la cuota.
Seleccione el tipo de tarifa:
Cuota de solicitud: se cobra al presentar la solicitud y no modifica el saldo del estudiante.
Opcionalmente, active la tarifa familiar para que esta tarifa solo se pague una vez por familia en lugar de por estudiante.
Opcionalmente, añada un nuevo descuento para crear un código de descuento que pueda proporcionar a las familias para reducir o evitar la tasa de solicitud. Este descuento puede crearse como una cantidad fija o un porcentaje de la tasa de solicitud.
Cuota de aceptación: se cobra tras la aceptación y no modifica el saldo del estudiante.
Depósito de matrícula: se cobra y se retiene tras la aceptación, y el pago deberá aplicarse manualmente a una factura.
Opcionalmente, active la opción «Retener como depósito» para que esta tasa deba aplicarse manualmente a una factura. Útil para retener la matrícula del último mes como depósito.
🚨 La aplicación de un depósito retenido afecta al ciclo de facturación actual, incluso si está destinado a una factura futura. Una vez aplicado, el depósito ya no se retiene y se ajusta inmediatamente el saldo de la cuenta. Para evitar problemas de facturación, aplique el depósito solo en el momento en que se deba pagar la factura.
Complementos
Los complementos son programas adicionales en los que un estudiante puede inscribirse, como un programa de almuerzos calientes o cuidado después de la escuela. Los precios asociados a estos programas se pueden añadir al saldo del tutor. Existe la opción de cobrar la tarifa al enviarlo y cobrar por adelantado el programa.
Para añadir programas, debe haberlos creado previamente. Para obtener más información sobre cómo crear programas, haga clic aquí.
Seleccione la casilla de verificación junto a cualquier programa que deba aparecer como opción para que un tutor se inscriba al solicitar este listado específico.
💡 Si un programa tiene un cargo recurrente, puede configurarlo cuando acepte a un estudiante. Debe establecer la cuota de inscripción como un cargo único e introducir la cuota por ciclo. Utilice la descripción del programa para informar a los padres de la frecuencia con la que se repetirá este cargo.
Paso 3: Trámites
En esta sección, puede crear un formulario de inscripción y seleccionar la documentación que se debe asignar a los estudiantes. Incluso puede exigir que se complete la documentación antes de enviar la solicitud.
Formulario de inscripción
Puede crear su formulario de inscripción desde cero haciendo clic en «Crear nuevo formulario » o conectarse a uno ya existente haciendo clic en «Usar formulario existente».
Si ya ha creado un formulario, selecciónelo en su panel de control.
Cuando esté listo, haga clic en Vincular formulario.
Si ha seleccionado el formulario equivocado, haga clic en Desvincular formulario para eliminar el formulario de su anuncio.
Una vez que desvincules un formulario, no podrás volver a vincularlo. Perderás la posibilidad de utilizar los campos conectados para este formulario, ya no se rellenarán automáticamente los documentos o formularios y es posible que pierdas la posibilidad de ver las respuestas anteriores a este formulario. Si no estás seguro acerca de este botón, ponte en contacto con el servicio de asistencia antes de desvincular tu formulario.
Seleccione si desea copiar las preguntas del formulario existente a un nuevo formulario o eliminar todos los campos y empezar desde cero.
Confirme que desea desvincular el formulario para volver a la pantalla de creación de formularios, donde podrá empezar a crear uno nuevo.
Si está creando un nuevo formulario, las plantillas predeterminadas para estudiantes y tutores se completarán con el botón Añadir campo en la parte inferior para que pueda comenzar a crear su formulario de inscripción.
De forma predeterminada, el formulario requiere la información básica del estudiante y el nombre de un tutor. Todos los formularios creados a través de un listado se rellenarán en la pestaña Formularios de la sección Papeleo del panel de administración.
Conectar campo personalizado: los campos personalizados se sincronizan con el perfil del estudiante y se mostrarán en la página de perfil del estudiante. Esta es una excelente manera de recopilar datos de inscripción y conectarlos directamente al perfil del estudiante para minimizar el trabajo manual de transferir datos.
Para obtener más instrucciones sobre cómo crear un formulario, haga clic aquí.
Documentación de inscripción
Seleccione los documentos que las familias deben presentar al realizar la solicitud.
Comience por cargar la documentación del programa en su panel de administración. Una vez que la documentación esté en Playground, podrá incluirla en su flujo de inscripción.
Para añadir documentos, haga clic en el menú desplegable debajo de «Requisitos» y seleccione:
No requerido si no es necesario que se rellene el documento.
Requerido después de la solicitud si requiere que se complete el documento después de enviar la solicitud.
Requerido durante la solicitud si necesita que se complete el documento antes de enviar la solicitud.
Si requiere que se completen varios documentos durante el proceso de solicitud, puede cambiar el orden en que los padres los rellenan haciendo clic en el icono del lápiz azul junto a «Orden de aparición». A continuación, puede arrastrar y soltar cada documento para ordenarlos.
Al hacer clic en el icono del «ojo» junto a un documento en esta ventana, este se ocultará automáticamente de la lista y su estado de requisito cambiará a «Requerido después de la solicitud».
Paso 4: Publique su anuncio
Haga clic en el botón «Publicar anuncio» en la esquina superior derecha de la pantalla.
💡 Si no está listo para publicar su anuncio, haga clic en el botón blanco Guardar y salir para volver al panel de control de inscripción.
Para publicar su anuncio desde el panel de inscripción, haga clic en los tres puntos del mosaico del anuncio no publicado y, a continuación, seleccione el botón verde Publicar .
Paso 5: Comparte el anuncio con las familias
Comparte tu anuncio con familias nuevas o existentes mediante un código QR o un enlace directo al anuncio.
🚨 Solo se pueden compartir con las familias los anuncios publicados.
En la pestaña Inscripción, seleccione los tres puntos en la esquina inferior derecha del anuncio que desea compartir.
Haga clic en Compartir para acceder al enlace, al código QR y a las opciones de invitación por correo electrónico.
Enlace: el enlace se puede publicar en su sitio web o utilizar en publicaciones en redes sociales o correos electrónicos.
Código QR: añada el código QR a los materiales promocionales para que las familias potenciales puedan escanearlo fácilmente y acceder al anuncio.
Invitación por correo electrónico: envíe el anuncio por correo electrónico a uno o varios posibles solicitantes.
Nota: Las familias pueden guardar y salir del formulario de inscripción en cualquier momento. Si su navegador se desconecta, Playground guardará automáticamente su progreso para que puedan volver más tarde y completar la solicitud.
Editar listados de inscripción
En el panel de administración, seleccione la pestaña Inscripción en el menú de la izquierda.
Haga clic en los tres puntos de la esquina inferior derecha del listado que desea editar y, a continuación, haga clic en Editar.
Navegue por las páginas de la lista de inscripciones y realice las actualizaciones necesarias. Para editar un plan, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del plan y, a continuación, haga clic en Editar.
Las preguntas del formulario de inscripción se pueden modificar, añadir o eliminar. Asegúrese de hacer clic en Guardar y salir en la esquina superior derecha cuando esté listo para guardar los cambios y salir.
Vista previa de los listados de inscripción
La vista previa de los listados de inscripción es una excelente manera de ver el proceso de solicitud como un posible solicitante. Para obtener una vista previa de un listado de inscripción, siga los pasos que se indican a continuación:
En el panel de administración, seleccione la pestaña Inscripción en la parte izquierda de la pantalla.
Busque la lista de inscripción que desea previsualizar, haga clic en los tres puntos (...) de la lista y seleccione Editar.
Mientras edita su lista, haga clic en el botón Guardar y vista previa en la esquina superior derecha de la pantalla. Desde allí, podrá comenzar a revisar su lista de inscripciones.
Después de hacer clic en Guardar y previsualizar, seleccione el botón azul situado encima del enlace de su sitio web para comenzar a simular el proceso de inscripción.
Si desea rellenar previamente la información mientras revisa el proceso de solicitud, haga clic en el botón blanco Rellenarlo por mí en la esquina superior derecha. Este botón debería aparecer mientras rellena el formulario de inscripción y cualquier otro documento que haya añadido a su lista.
Si necesita actualizar su lista en cualquier momento, haga clic en el botón azul Volver al editor situado en la esquina superior derecha.
💡 Enviar una solicitud mientras previsualiza su anuncio no creará una tarjeta de solicitud en su embudo de inscripción. Esta función es solo para fines de prueba
.
Configuración de la reinscripción
Nunca ha creado un perfil
Si nunca ha utilizado la función de inscripción de Playground, deberá crear un nuevo perfil para reinscribir a las familias. Siga las instrucciones anteriores para crear un nuevo perfil.
Si ha creado una solicitud o un listado de inscripción para años escolares anteriores, haga clic en los tres puntos de la esquina inferior derecha del listado que ya ha creado y, a continuación, haga clic en Duplicar.
Si ha creado una solicitud o un listado de inscripción para cursos escolares anteriores, haga clic en los tres puntos de la esquina inferior derecha del listado que ya ha creado y, a continuación, haga clic en Duplicar.
Aparecerá la ventana Duplicar listado , donde podrá cambiar el nombre del nuevo listado (le recomendamos que incluya el año en el nombre para que no se confunda con otros listados). Seleccione qué partes de su listado anterior desea copiar. Puede editar el nuevo listado y publicarlo cuando esté listo para crear un enlace para enviar a las familias.
Si está duplicando el formulario de solicitud
Cuando duplique un anuncio, si desea transferir el formulario de solicitud, verá dos opciones:
Enlazar formulario
Seleccione esta opción si desea que el formulario de solicitud de este nuevo anuncio permanezca vinculado al formulario original. Cualquier modificación que realice en el formulario se aplicará a todos los demás anuncios de inscripción que utilicen la versión vinculada. Elija esta opción si desea que todos los anuncios compartan el mismo formulario de solicitud, siempre actualizado.
Copiar preguntas a un nuevo formulario
Seleccione esta opción si desea que el nuevo anuncio tenga su propia versión independiente del formulario. Las preguntas se copiarán, pero cualquier cambio que realice solo se aplicará al formulario de este anuncio, no a otros anuncios.
¿Qué opción debo elegir?
Elija Vincular formulario si desea que todos sus anuncios permanezcan sincronizados con el mismo formulario de solicitud.
Elija Copiar preguntas a un nuevo formulario si desea que este anuncio tenga su propio formulario independiente que pueda editar sin afectar a los demás.













