Las aprobaciones de tarifas son una forma potente y flexible de facturar a las familias fuera del plan de pago tradicional semanal/quincenal/mensual. Las aprobaciones de tarifas se utilizan a menudo junto con un plan de matrícula recurrente estándar.
Las aprobaciones de tarifas se encuentran en el panel de administración, en la sección Facturación y, a continuación, Aprobaciones de tarifas. En este artículo se definen todos los tipos de aprobación de tarifas y se explica cómo gestionar cada uno de ellos.
Tipos de aprobación de tarifas
Tarifas en las que incurren las familias como resultado de permanecer en el cuidado del proveedor después de las horas programadas de sus hijos o después de la hora de cierre del proveedor. A menudo se utilizan para realizar un seguimiento y facturar los retrasos en la recogida o las entregas tempranas. | |
Tarifas en las que incurren las familias al registrarse en un programa con una tarifa de registro fija. A menudo se utilizan para cuidados adicionales que se facturan a una tarifa fija, para programas como el almuerzo o para el transporte. | |
Tarifas que deben pagar las familias en función del tiempo que pasan en un programa. Se suelen utilizar para programas de tutoría o programas de cuidado adicional. | |
Tarifas que pagan las familias por una inscripción o alta única en un programa. Normalmente se hace durante la inscripción y se ofrece a las familias que quieren pagar una tarifa plana para acceder a cuidados prolongados. | |
Tarifas que pagan las familias por la facturación basada en la asistencia. Se utiliza cuando un programa cobra en función de la asistencia del niño por día, hora o minuto. |
🚨 Para cualquier aprobación de cuota, Playground generará el cargo por adelantado, pero no lo aplicará al saldo de la familia hasta que haya sido aprobado por un administrador con permisos de facturación.
Las aprobaciones de tarifas quedarán pendientes hasta que los cargos se facturen o se condonen. Estas son las opciones que se pueden tomar para un cargo pendiente:
Cobrar: Cobrar al estudiante el importe que figura en la columna «Cuota por exceso». Este importe se añadirá inmediatamente al libro mayor del estudiante.
Editar: Editar el importe de la tarifa por exceso de uso antes de cobrar al estudiante.
Perdonar: Desestime el cargo y no lo añada al libro mayor del estudiante. Esta acción se suele tomar si el tutor simplemente se olvidó de pasar por caja, pero recogió a tiempo.
Seleccione las casillas de verificación a la izquierda de los nombres de varios estudiantes para cobrar o perdonar las tarifas de forma masiva.
Ahora, profundizaremos en la configuración de cada tipo de aprobación de tarifas.
Excedentes
Playground puede realizar un seguimiento y calcular automáticamente los cargos por recogida tardía o entrega temprana, lo que simplifica el proceso de facturación para los proveedores.
Playground no cobrará automáticamente a los tutores por un exceso. Esto protege a los tutores en los casos en los que se olvidaron de recoger a sus alumnos, pero los recogieron a tiempo. Para cobrar a los alumnos una tarifa por exceso, deberá hacer clic manualmente en Cobrar.
¿Prefiere ver un vídeo? Haga clic aquí
Configure sus ajustes de programación
Los cargos por exceso de tiempo se calculan en función de su configuración de programación. Una vez establecida la tarifa, Playground comenzará a calcular los cargos por exceso de tiempo de los alumnos en función de sus horarios de asistencia.
Por ejemplo, tomemos un programa que cobra 1 dólar por minuto de tiempo extra con un periodo de gracia de 0 minutos. Esto significa que por cada minuto extra que supere el horario habitual del alumno, se cobrará a los tutores 1 dólar por minuto.
A continuación le indicamos cómo configurar su política de exceso de tiempo:
Desde su panel de administración, vaya a la pestaña Configuración y haga clic en Programación en la parte superior.
Tipo de facturación por exceso: los cargos por tiempo extra pueden comenzar a calcularse después de una hora específica para todos los alumnos, o después de una hora única para cada alumno en función de su horario asignado.
Si elige Después de una hora específica, introduzca la hora de recogida requerida para los tutores.
A continuación, introduzca su tarifa por minuto y añada un periodo de gracia opcional.
Cuando esté listo, haga clic en Guardar cambios.
Ver, editar y facturar excesos
Desde su panel de administración, vaya a la pestaña Aprobaciones de tarifas en Facturación. En la parte superior de la página, haga clic en la pestaña Excedentes. Aquí puede buscar un estudiante específico, seleccionar una semana específica o filtrar por aula.
Podrá ver el importe total de horas extras de cada estudiante por día y la tarifa asociada a ese tiempo.
Una vez que haya seleccionado sus criterios, cobre o perdone cada cargo.
💡 Utilice el icono de engranaje ⚙️ de la tabla para añadir columnas con las tarifas por exceso de horas tempranas y tardías y ver el desglose de la tarifa total por exceso de horas.
Consejo avanzado: si los alumnos tienen varios horarios al día con descansos entre ellos, se calcularán las tarifas por exceso de tiempo intermedias. Por ejemplo, si un alumno tiene horario de 8:00 a 12:00 y de 15:00 a 18:00, pero no se registra la salida entre las 12:00 y las 15:00, se aplicará una tarifa por exceso de tiempo para ese periodo. Puede ver las tarifas por exceso de tiempo intermedias en la tabla utilizando el icono de engranaje ⚙️.
Tarifas de registro en el programa
Playground puede realizar un seguimiento y calcular automáticamente los cargos para las familias cada vez que sus hijos se registran en un programa específico.
Para evitar cargos accidentales, Playground no cobrará automáticamente a los tutores por el registro. Tendrá que hacer clic en Facturar para cobrar a los alumnos la tarifa de registro en el programa.
Configure los ajustes de su programa
Desde su panel de administración, vaya a la pestaña Programas en Mi escuela y haga clic en el botón azul + Añadir programa en la esquina superior derecha de la pantalla.
Se abrirá la ventana Añadir programa con los siguientes criterios para introducir o cambiar:
Nombre del programa
Alternar programa activo: si está habilitado, el programa será visible en la aplicación para que pueda inscribir a los alumnos.
Activar/desactivar el auto check-in de los tutores: si se habilita, los tutores pueden registrar a sus alumnos en un programa inmediatamente después de inscribirlos.
Activación del auto check-in del personal: si está habilitado, el personal puede registrar a un estudiante en un programa después de que este haya firmado su entrada.
Seleccionar tarifa plana por registro: un precio único por cada vez que el alumno se registre en este programa específico. Por ejemplo, el almuerzo caliente cuesta 5 $ cada vez que se pide.
Cuando esté listo, haga clic en Guardar.
Las tarifas de registro en el programa se basan en la configuración específica del programa. Una vez establecida la tarifa, Playground comenzará a calcular las tarifas de registro en el programa para los alumnos en función de su asistencia.
Tarifas por tiempo de programa
Playground puede realizar un seguimiento y calcular automáticamente los cargos por el tiempo que un niño está inscrito en un programa específico.
Para evitar cargos accidentales, Playground no cobrará automáticamente a los tutores por el registro. Deberá hacer clic en Facturar para cobrar a los alumnos la tarifa de registro del programa.
Cada instancia de tarifa por tiempo de programa se define por un registro de entrada/salida individual.
Configure los ajustes de su programa
Desde su panel de administración, vaya a la pestaña Programas en Mi escuela y haga clic en el botón azul + Añadir programa en la esquina superior derecha de la pantalla.
Se abrirá la ventana Añadir programa con los siguientes criterios para introducir o alternar:
Nombre del programa
Activar programa: si está habilitado, el programa será visible en la aplicación para que puedas inscribir a los alumnos.
Activar/desactivar el auto check-in de los tutores: si está habilitado, los tutores pueden registrar a sus alumnos en un programa inmediatamente después de inscribirlos.
Activación del auto check-in del personal: si está habilitado, el personal puede registrar a un estudiante en un programa después de que el estudiante haya firmado su entrada.
Seleccionar tarifa por tiempo: importe en dólares por minuto de registro en el programa. Por ejemplo, cuidado después de la escuela.
Cuando esté listo, haga clic en Guardar.
Las tarifas por tiempo de programa se basan en la configuración específica del programa. Una vez establecida la tarifa, Playground comenzará a calcular las tarifas por tiempo de programa para los alumnos en función de su asistencia.
Inscripciones en programas
Playground puede realizar un seguimiento y calcular automáticamente los cargos para las familias en función de la inscripción única de ese niño en un programa.
Para evitar cargos accidentales, Playground no cobrará automáticamente a los tutores por el registro. Tendrá que hacer clic en Facturar para cobrar a los alumnos la tarifa de registro en el programa.
Cada tarifa de inscripción en un programa se define por una inscripción individual en el programa.
Configure los ajustes de su programa
Desde su panel de administración, vaya a la pestaña Programas en Mi escuela y haga clic en el botón azul + Añadir programa en la esquina superior derecha de la pantalla.
Se abrirá la ventana Añadir programa con los siguientes criterios para introducir o cambiar:
Nombre del programa
Activar programa: siestá habilitado, el programa será visible en la aplicación para que pueda inscribir a los alumnos.
Activar/desactivar el auto check-in de los tutores: si está habilitado, los tutores pueden registrar a sus alumnos en un programa inmediatamente después de inscribirlos.
Activación del auto check-in del personal: si está habilitado, el personal puede registrar a un estudiante en un programa después de que el estudiante haya firmado.
Seleccionar cuota de inscripción: una cuota única por inscribirse en el programa. Por ejemplo, club de fútbol o actividades extracurriculares.
Cuando esté listo, haga clic en Guardar.
Las cuotas de inscripción en los programas se basan en la configuración específica de cada programa. Una vez establecida la tarifa única, Playground comenzará a calcular las cuotas de inscripción en los programas para los alumnos en función de su inscripción.
Cuotas de asistencia diaria
Si su programa factura en función de la asistencia, puede establecer tarifas de facturación personalizadas para los niños en función de su asistencia diaria, por horas o por minutos.
El método de facturación basado en la asistencia cobra a las familias en función del tiempo real que los niños pasan en el centro, y las facturas se emiten después de que se haya prestado el servicio.
Tenemos una guía completa sobre las mejores prácticas para configurar la facturación basada en la asistencia aquí.