Después de crear un plan de facturación, los administradores de facturación pueden editar y actualizar los planes existentes. Es importante comprender cómo ajustar los débitos en función del objetivo del administrador. En este artículo se explica cómo realizar ajustes en los planes de facturación ya creados. Para obtener más información sobre cómo crear planes de facturación, haga clic aquí.
Cómo ver el plan de pago
Acceda al plan de facturación del niño haciendo clic en el archivo del niño en Mi escuela > Alumnos
Haga clic en el perfil del estudiante y vaya a la pestaña Facturación
A continuación se muestran todos los casos de uso para cambiar un plan de facturación existente
Cómo editar todo un plan de pago de una sola vez
🚨Esto editará todos los plazos de este plan de pago, incluso los que ya se hayan pagado. Al guardar, se anularán todas las personalizaciones que haya realizado en los plazos individuales.
Haga clic en los tres puntos asociados a todo el plan de facturación y haga clic en Editar.
Cuando seleccione Editar cuotas, podrá elegir qué cuotas desea actualizar:
Todas las cuotas de este plan de facturación: las actualizaciones se aplican a todas las cuotas (pasadas, presentes y futuras). Tenga en cuenta que esto modificará todo el plan, lo que alterará los saldos y los créditos si hubiera pagos en la cuenta.
Solo las próximas cuotas: los cambios solo afectan a las cuotas que aún no se han contabilizado.
Cuotas posteriores a una fecha: actualiza las cuotas posteriores a la fecha que especifiques. Perfecto para actualizar las tarifas.
Puede elegir la opción de cambiar el importe del artículo, la descripción, añadir un descuento y un código contable.
Cambie y haga clic en Actualizar cuotas.
Cómo cambiar una cuota
💡A efectos de documentación, si va a reducir el importe de una cuota debido a un descuento, siempre recomendamos utilizar el botón «Añadir descuento» en lugar de simplemente cambiar el importe del artículo.
Al hacer clic en el plan de facturación, los administradores verán un desglose completo del plan.
Haga clic en el botón «Editar» asociado a la cuota que desea cambiar.
Aparecerá una ventana con la opción de cambiar el importe del artículo, las fechas de facturación/vencimiento, la descripción, los códigos contables, los descuentos y las fechas de servicio.
Cambie el campo deseado y guarde los cambios.
Cómo pausar/finalizar un plan de facturación
Cuando una familia deja de recibir cuidados o un niño se gradúa de su programa, es importante actualizar el plan de facturación para asegurarse de que ya no se les cobre.
Haga clic en el plan de facturación para ver todos los detalles del plan en el menú desplegable.
Haga clic en los tres puntos junto al débito y seleccione Eliminar.
Aparecerá una ventana que le dará la opción de Eliminar solo esta cuota o Eliminar esta cuota y las futuras.
Eliminar solo esta cuota solo eliminará la cuota seleccionada.
Eliminar esta y futuras cuotas eliminará la cuota seleccionada y todas las siguientes.
Cada vez que elimine un débito, el sistema mostrará el saldo actualizado para que pueda revisar los cambios antes de confirmar. Si el cambio es correcto, haga clic en Eliminar cuota.
Otras formas de eliminar cuotas de facturación
Al abrir el plan de facturación de un estudiante y hacer clic en los tres puntos, también hay opciones disponibles que ofrecen a los programas un mayor control a la hora de eliminar un plan o cancelar las cuotas pendientes.
Las dos opciones son:
• Eliminar cuotas no contabilizadas
• Eliminar plan de facturación
Eliminar cuotas no contabilizadas elimina todas las cuotas futuras que aún no se han contabilizado. No afectará a ningún débito pasado o ya contabilizado. Esto resulta útil cuando una familia deja de utilizar el servicio, pero el programa necesita mantener todos los cargos históricos tal y como están.
Eliminar el plan de facturación elimina todo el plan de facturación de una sola vez. Esto incluye todos los débitos contabilizados, todos los débitos no contabilizados y todas las cuotas futuras. Si el plan contiene débitos que ya se han pagado, al eliminarlo se crearán automáticamente créditos en el libro mayor del estudiante por esos importes.
Antes de confirmar la acción Eliminar plan de facturación, el sistema mostrará los totales actualizados para que los programas puedan revisar los cambios.
🚨Si va a finalizar o pausar una cuota de facturación, no elimine ningún débito que ya haya sido pagado. Si lo hace, se creará un crédito en la cuenta del estudiante por el importe que ya se ha pagado. Solo elimine los débitos futuros y no pagados al ajustar una cuota.
Cómo aplicar un descuento
Si desea reducir el importe de una cuota, siempre recomendamos utilizar el botón «Añadir descuento» en lugar de simplemente cambiar el importe del artículo.
Al hacer clic en el plan de facturación, los administradores verán un desglose completo del plan.
Haga clic en el botón «Editar» asociado a la cuota que desea modificar.
Aparecerá una ventana con la opción de añadir un descuento.
Haga clic en «Añadir descuento» y, a continuación, en el campo vacío para aplicar un descuento disponible o crear uno nuevo haciendo clic en «Crear descuento».
Aparecerá una nueva ventana. Introduzca el nombre y el importe del descuento, eligiendo entre dólares o porcentaje. Seleccione la opción de porcentaje haciendo clic en ella.
Haga clic en Guardar para volver a la ventana anterior.
Para aplicar el descuento, haga clic en el campo vacío y seleccione el descuento que ha creado.
Por último, haga clic en Guardar para aplicarlo.
Añadir un débito a un plan de pago a plazos
Supongamos que ha creado su plan de facturación y se ha dado cuenta de que ha olvidado algunas cuotas. Añadir un débito es una forma fácil de rectificar el plan sin tener que crear uno nuevo.
Para añadir otra cuota al plan, haga clic en los tres puntos situados junto al plan
A continuación, haga clic en la opción Añadir cuota
Aparecerá una ventana en la que podrás introducir el importe, el descuento, la fecha de contabilización, la fecha de vencimiento y la descripción.
Por último, haga clic en Guardar para aplicar los cambios.
Cómo rectificar una cuenta vencida
Si una cuenta aparece como vencida y no está seguro de qué pagos se han omitido, siga estos pasos para resolver el problema.
Vaya al archivo del estudiante y seleccione la pestaña Facturación
Comience por revisar el libro mayor para identificar dónde se originó el problema. Por lo general, una línea mostrará el cargo de la matrícula seguido del pago aplicado a ese cargo. Si el saldo no es cero, examine las fechas detenidamente para cotejar los créditos y los débitos.
A continuación, revise los créditos para asegurarse de que tanto el número de créditos como los importes coinciden con el plan de matrícula.
Después de revisar estas tres áreas, a menudo se identificará el cargo que falta. Si sabe que la familia está al día con sus pagos, puede corregir esto aplicando un pago fuera de línea. Obtenga más información sobre los pagos fuera de línea haciendo clic aquí.