La facturación de Playground le permite cobrar siempre a tiempo. Los artículos de facturación son el núcleo de la facturación de Playground. Los planes de facturación se basan en artículos que se pueden configurar para facturar de forma regular semanal, quincenal, semestral o mensual, o bien se pueden facturar como cargos únicos.
Esta guía explica cómo facturar a las familias.
🚨 Antes de empezar a crear elementos guardados, descuentos, pagos fraccionados y mucho más, asegúrate de haber completado la configuración inicial de facturación que se indica a continuación:
💡 Los estudiantes marcados como inactivos siguen teniendo acceso a la facturación.
Crear planes de facturación
Desde el panel de control web, puede crear un plan de facturación para uno o varios estudiantes simultáneamente.
¿Prefieres un poco de ayuda dentro de la aplicación? Solo tienes que hacer clic en el botón «Guía paso a paso» en la parte superior de Facturación y , a continuación, en la pestaña «Descripción general» para empezar. Puedes obtener más información sobre las guías paso a paso aquí.
Vaya a la pestaña Facturación y, a continuación, a Descripción general. Seleccione Crear débitos en la página Descripción general (o en las páginas Extractos o Transacciones).
Si está creando un plan para un solo estudiante, puede acceder a «Crear débitos » directamente desde su perfil. Vaya al perfil del estudiante, haga clic en la pestaña «Facturación», luego en «Acciones» y seleccione «Crear débitos».
Seleccione los estudiantes
Seleccione los estudiantes para los que desea crear un plan de facturación y, a continuación, haga clic en Añadir elementos de facturación.
Todos los estudiantes seleccionados aquí obtendrán el mismo plan de facturación que cree en el siguiente paso. Solo seleccione varios estudiantes a la vez si tienen exactamente el mismo importe y frecuencia de cargo.
Si los alumnos tienen frecuencias diferentes (por ejemplo, semanal frente a mensual), primero creará los cargos para una frecuencia y, a continuación, seguirá el flujo de Crear cargo para la otra frecuencia.
Utilice el filtro o la opción de búsqueda para mostrar solo los alumnos de aulas, programas o estados específicos.
💡 Puede realizar un seguimiento de su progreso en la parte derecha de la página. Si un paso está en curso, aparecerá en azul. Una vez completado, se volverá verde.
Añadir elementos de facturación
Seleccione un elemento existente o cree uno nuevo.
Precio. Introduce el importe del débito.
Añade una descripción opcional. Esta aparecerá en la factura familiar y se puede utilizar para proporcionar información adicional sobre el cargo.
Descuento. Puede añadir un descuento al débito que se aplicará a todos los alumnos seleccionados. Puede añadir descuentos para alumnos individuales más tarde, después de crear el plan. Cualquier descuento aplicado a un cargo aparecerá en la columna Crédito del extracto enviado a las familias.
Para añadir un descuento, haga clic en + Añadir descuento para abrir el menú de descuentos.
Introduzca el nombre del descuento. El descuento se guardará como plantilla para facilitar su uso en el futuro.
Introduzca el importe del descuento. Los descuentos pueden ser un porcentaje o una cantidad fija.
El descuento se aplicará a cada cuota (si hay más de una).
Opcionalmente, añada una etiqueta de descuento.
Opcionalmente, añada una descripción del descuento.
Opcionalmente, añada un código contable para clasificar el tipo de descuento en su libro mayor.
[Avanzado y opcional] Añada un código contable. Puede asignar códigos contables o GL específicos a este cargo para exportar transacciones a un libro mayor.
💡 Tenga en cuenta que esto solo se utiliza si tiene un departamento de contabilidad.
Calendario de facturación. Seleccione la frecuencia (si la hay) con la que se repiten los pagos. Puede crear una factura única, semanal, quincenal, semestral o mensual. La facturación semestral sigue un proceso único. Haga clic aquí para saber cómo facturar semestralmente.
Los artículos pueden tener los siguientes calendarios:
Pago único: cobre el saldo total de una sola vez en la fecha de vencimiento seleccionada.
Introduzca la fecha de la factura y la fecha de vencimiento.
Recurrente con fecha de inicio y finalización: se cobra el artículo varias veces en el futuro hasta la fecha de finalización seleccionada.
Elija la frecuencia de cobro (semanal, quincenal o mensual). A continuación, seleccione el primer día en que se contabilizará la factura y la última fecha de vencimiento.
Recurrente para un número determinado de ciclos: cobre el artículo varias veces en el futuro durante un número determinado de plazos.
Elija la frecuencia de cobro (semanal, quincenal o mensual). A continuación, seleccione la duración (el número de veces que se repetirá el cobro). Introduzca la fecha en la que se emitirá la primera factura y el día de la semana o del mes en que vencerá el pago.
Dividir en cuotas iguales: divida el importe total del artículo en función del número de cuotas recurrentes.
Elija la frecuencia de las cuotas (semanal, quincenal o mensual). A continuación, seleccione la duración (el número de veces que se repetirá el cargo). Introduzca la fecha en la que se emitirá la primera factura y el día de la semana o del mes en que vencerá el pago.
Resumen del artículo. Aquí puede ver los detalles del artículo, incluidas las fechas específicas en las que se cargará el débito a las familias, cuándo vencerá el débito, las fechas de servicio de cada cuota (si procede) y cuándo se incluirá el débito en el pago automático.
Fecha de envío: elija cuándo se envían las facturas a las familias antes de que venza el pago. Esto permite a las familias revisar sus cargos antes de pagar.
Fecha de vencimiento: cuándo vencerá el pago. El pago automático se realizará semanal o mensualmente, según la frecuencia de facturación del niño.
Fechas de servicio opcionales: muestra a las familias las fechas de servicio de los cargos. La configuración de las fechas de servicio se realiza en la pestaña «Configuración de pago», donde puede establecer por defecto las fechas de servicio para el próximo periodo de facturación o el anterior.
Prorratear cargos
Si un estudiante se inscribe o se da de baja a mitad de un período de facturación y solo desea cobrarle por el tiempo que estará inscrito, puede prorratear sus cargos a plazos.
Playground prorratea desde el primer hasta el último día de servicio, dividido por el total de días del mes (o semana).
Al crear un débito, verá las fechas de servicio en azul debajo de las partidas de los cargos creados. Puede hacer clic en las fechas de servicio en azul para ajustarlas y definir el prorrateo.
Edite las fechas de servicio de las cuotas para reflejar los días que el estudiante asistirá.
Active la opción «Prorratear» para calcular automáticamente el importe. Puede pasar el cursor por encima del icono «?» para ver los detalles del cálculo.
Haga clic en Añadir elemento.
Haga clic en Añadir elemento para añadir el elemento al plan.
Añada tantos elementos adicionales como desee. Puede añadir varios elementos con diferentes horarios y cantidades.
Haga clic en Notificar a los tutores
Revise la factura de muestra y elija cómo desea notificar a los tutores (ya sea a través de notificaciones de la aplicación, correo electrónico o sin notificación) cuando se creen estos cargos.
Cuando esté listo, haga clic en Crear débitos.
💡Los planes de facturación periódica solo se pueden crear por un máximo de un año cada vez. Si es necesario, puede ampliar el plan más adelante desde el perfil del estudiante.
Facturación semestral
La facturación semestral utiliza un plan de pago único con dos fechas de vencimiento al mes. Para crearlo, añada dos elementos de facturación dentro del mismo plan, uno para cada fecha de vencimiento.
💡 Si los dos elementos no comparten la misma fecha de publicación, se crearán como dos planes de pago a plazos independientes. Aunque esto seguirá generando dos débitos al mes, no se agruparán en un único plan de pago a plazos.
Siga las instrucciones que se indican a continuación:
Comience por configurar el primer pago y haga clic en Guardar elemento una vez completado. Deberá añadir el elemento, hacer clic en la frecuencia de facturación adecuada y, a continuación, seleccionar la fecha de factura y la fecha de vencimiento.
Por ejemplo, si los cargos vencen el 1 y el 15 de cada mes, configura el primer elemento y sus cargos recurrentes con fecha de vencimiento el 1.
Haga clic en Añadir elemento para iniciar el mismo proceso para la segunda fecha de vencimiento de facturación del mes, por ejemplo, la fecha de vencimiento del día 15.
Debería tener dos elementos listados con dos fechas de vencimiento separadas dos veces a lo largo del mismo mes.
Complete los pasos restantes como lo haría normalmente al crear un débito. Revise el plan de pago a plazos, las notificaciones al tutor y los detalles del estado de cuenta antes de guardar.
Después de guardar, vaya a la pestaña Facturación del estudiante. Verá los débitos agrupados en un único plan de pago a plazos, con dos fechas de vencimiento indicadas dentro de cada mes. Esto confirma que la configuración es un plan de facturación semestral creado como un único plan de pago a plazos.
Ver los planes de facturación de los estudiantes
Para ver una lista de todos sus estudiantes y sus saldos:
Vaya a la pestaña Facturación.
Haga clic en Extractos.
Desde aquí, seleccione el estudiante cuya factura desea revisar.
Alternativamente, para ver los detalles de facturación directamente desde el perfil de un estudiante:
Vaya al perfil del estudiante.
Haga clic en la pestaña Facturación.
En la sección Facturación, haga clic en el nombre del artículo o en el signo + para ver todos los plazos del plan.
Crear elementos guardados
Simplifique la creación de planes de facturación para estudiantes utilizando un elemento guardado. Los elementos guardados contienen algunos de los componentes básicos reutilizables del cargo (nombre, importe, descripción y código contable opcional).
💡 La mejor práctica es crear unas cuantas plantillas básicas (elementos guardados) para sus tarifas de matrícula, de modo que pueda aplicarlas fácilmente a los estudiantes cuando cree sus planes de facturación.
¿Prefiere un poco de ayuda dentro de la aplicación? Solo tiene que hacer clic en el botón Guía paso a paso en la parte superior de la pestaña Facturación -> Descripción general para empezar. Puede obtener más información sobre las guías paso a paso aquí.
Desde el panel de administración, vaya a la pestaña Facturación y seleccione Descripción general.
Haga clic en la pestaña Elementos guardados y haga clic en Crear nuevo elemento
Nombre. Así es como aparecerá el elemento cuando lo apliques en futuros planes de facturación.
Precio. Establezca el importe predeterminado del elemento guardado. Este importe se puede modificar al aplicarlo a un plan de facturación.
Descripción. Descripción dirigida a la familia que aparecerá en las facturas y que puede proporcionar contexto sobre el cargo.
Código contable (opcional). Puede asignar códigos contables o GL específicos a este cargo si tiene previsto exportar transacciones de Playground a un libro mayor.
Haga clic en Guardar
Crear descuentos guardados
¿Prefiere ver un vídeo? Haga clic aquí.
Encuentre sus descuentos guardados navegando a la pestaña Facturación y seleccionando luego Descripción general. En la parte superior de la pantalla de descripción general, seleccione Descuentos.
Para crear un nuevo descuento guardado, haga clic en el botón Crear un nuevo descuento situado en la parte derecha de la pantalla.
Añada un nombre. Esto le facilitará encontrar y reutilizar el descuento guardado al crear planes de facturación.
Añada un importe de descuento. Los descuentos pueden ser un porcentaje o un importe fijo.
Añada una etiqueta de descuento y/o una descripción del descuento opcionales.
Añada un código contable opcional para clasificar el tipo de descuento en su libro mayor.
Cuando esté listo, haga clic en Guardar.
Facturación familiar dividida
No todos los saldos de los estudiantes son pagados por un solo pagador; a menudo, las familias necesitan dividir los pagos entre varios pagadores.
La función de facturación dividida por familias de Playground le permite asignar artículos a cada parte de la familia, lo que simplifica y gestiona las complejas necesidades de facturación dividida.
🚨 Los pagadores de la familia dividida solo verán y serán notificados de los importes de los que son responsables.
Para asignar un elemento a una familia dividida, asegúrese de haber configurado correctamente la familia dividida siguiendo estas instrucciones.
Siga las mismas instrucciones para crear un elemento que se describen anteriormente.
Asegúrese de elegir el lado de la familia al que se debe aplicar el cargo.
Eso es todo. Ha asignado un cargo a parte de la familia y puede seguir el resto de las instrucciones para crear un plan de facturación.
💡 Todos los pagadores deben añadirse como tutores principales en la cuenta del estudiante. También deberán añadir su propio método de pago. Los documentos fiscales de fin de año mostrarán los pagos realizados con cada método de pago por familia.
Añadir copagos a los planes de facturación
Hay dos formas de gestionar los copagos en Playground. Se pueden añadir como cargos o como descuentos. A continuación se explica cada opción.
Cargos por copagos
Si espera recibir pagos de subsidios para un estudiante, pero no necesita o no desea que las familias vean ese importe, puede crear o actualizar el plan de facturación del estudiante para que solo se refleje el importe del copago que deben los padres.
Desde su panel de administración, vaya a la página Resumen de facturación.
Haga clic en Crear débitos para crear un nuevo plan de facturación.
Cree un nuevo plan de facturación o edite uno existente para añadir el nombre del copago y el importe del cargo.
Edite el elemento para cambiar el importe al importe del copago del estudiante.
Si tiene familias separadas, cada una de las cuales paga una parte del copago, tendrá que añadir elementos de copago al plan de facturación del niño y asignar un elemento a cada parte de la familia.
Asegúrese de asignar solo el importe del copago del que es responsable cada parte.
Descuentos en copagos
Si desea que se muestre a las familias el importe original y el importe subvencionado, puede añadir un descuento al importe original para reducirlo al importe que debe pagar la familia, indicando la agencia en la descripción. Por ejemplo, si cobra 650 dólares y el pagador tiene un copago de 100 dólares, puede editar el cargo para añadir un descuento de 550 dólares con la descripción «Subvención».
Facturación de hermanos
Muchos programas tienen familias con hermanos inscritos. Al facturar a las familias, se recomienda encarecidamente facturar a los hermanos por separado en diferentes planes de facturación, en lugar de cargar la factura de toda la familia al saldo de un solo niño.
Este método es el más fácil de gestionar y dará lugar a informes y contabilidad más claros y precisos. Esto también dará lugar a informes fiscales de fin de año más precisos para las familias. Además, minimiza las posibilidades de confusión o frustración para sus familias.
Las familias seguirán viendo una sola factura que pagar, pero podrán profundizar y ver los cargos por niño. Playground ofrece vistas del libro mayor tanto por familia como por niño individual. Las familias pueden pagar el saldo completo de una sola vez y evitar tener que pagar múltiples comisiones por transacción.
Facturación basada en la asistencia
Si su programa factura en función de la asistencia, puede establecer tarifas de facturación personalizadas para los alumnos en función de su asistencia diaria, por horas o por minutos.
Este método de facturación basado en la asistencia se determina por el tiempo que los alumnos pasan registrados en su escuela. Con este método, a las familias se les factura a mes vencido.
💡 Si su programa factura por adelantado, pero aún así desea facturar por franjas horarias diarias o por horas, consulte nuestra guía sobre cómo configurar el cuidado sin cita previa. El método de facturación sin cita previa le permite configurar un sistema para que las familias reserven y paguen por adelantado el tiempo de cuidado.
Establezca una tarifa de facturación personalizada basada en la asistencia por niño
Desde su panel de administración, vaya a la pestaña Alumnos en Mi escuela.
Seleccione el estudiante y haga clic en la pestaña Configuración.
En la sección Facturación, busque Tarifa de facturación diaria personalizada y actívela.
Introduzca la tarifa de facturación y la unidad de tiempo del niño.
Haga clic en Guardar.
¡Ya está! Ahora, cuando ese niño se registre, el sistema calculará automáticamente el importe que la familia debe pagar en función de esa tarifa personalizada.
Cobrar a las familias la tarifa de facturación por niño
Vaya a Facturación y haga clic en la pestaña Aprobaciones de tarifas.
Seleccione Tarifas de asistencia diaria para ver una lista de los cargos acumulados por semana. Esto le mostrará una lista de los cargos basados en la asistencia por día y por niño. Puede ordenar y filtrar esta tabla para configurar su vista.
Puede ver una semana cada vez y cambiar entre semanas seleccionando el menú desplegable Semana del.
Puede ordenar haciendo clic en el encabezado de la columna. Puede ordenar por fecha, por nombre o apellido alfabéticamente, por tiempo facturable, por importe de la tarifa o por última hora de salida.
Haga clic en el icono ⚙️ situado en la parte superior derecha de la tabla para reordenar las columnas según sus preferencias.
Seleccione Cobrar, Editar o Perdonar para cada cargo individualmente.
Cobrar añadirá inmediatamente el importe del cargo al saldo de la familia. La familia podrá ver el importe y la fecha de asistencia.
Editar le permite cambiar el importe y facturar a la familia un importe diferente.
«Perdonar» no añadirá el cargo a la cuenta de la familia. El sistema conservará el registro de que se ha incurrido en este cargo, pero los cargos perdonados no se mostrarán a las familias.
Cobrar o perdonar de forma masiva : puede seleccionar las casillas de verificación situadas a la izquierda de la tabla para seleccionar varios cargos y cobrar o perdonar las tarifas de una sola vez.