Los extractos proporcionan una vista resumida de toda la actividad de facturación que ha tenido lugar en un periodo determinado. Los extractos se generan en formato PDF y se enlazan desde la cuenta del estudiante en la web o la aplicación móvil de Playground.
La última página de los extractos se puede utilizar para fines fiscales. Los tutores principales de la cuenta pueden generar sus propios extractos para cualquier período y en cualquier momento desde la aplicación móvil o el panel de control web siguiendo estas instrucciones.
El siguiente artículo describe cómo generar extractos y cómo leerlos.
Generar un extracto
Puede generar un extracto para ver lo que ven las familias. También puede volver a generar un extracto y enviarlo directamente a una familia. Los extractos se generarán por familia, lo que significa que todos los hermanos se incluirán en un solo extracto, o con el número de hermanos seleccionados.
Para generar un extracto:
En la pestaña Estudiantes del panel de control del administrador, haga clic en el estudiante para el que desea generar un extracto.
Vaya a la pestaña Facturación y desplácese hacia abajo hasta la sección Extractos .
Haga clic en Generar extracto.
A continuación, especifique el intervalo de fechas del extracto. Puede seleccionar Todo el tiempo o especificar el Intervalo de fechas del periodo.
Si desea que el nombre de un tutor aparezca en el extracto, haga clic en el menú desplegable Nombre del tutor en el extracto y seleccione el tutor correspondiente. Solo aparecerán en este menú desplegable los tutores que tengan acceso a la facturación. Este paso es opcional.
Si desea enviar el extracto a los tutores principales, seleccione la casilla situada a la izquierda de Notificar este extracto a los tutores principales.
Si lo selecciona, puede añadir opcionalmente un mensaje en el correo electrónico a los tutores.
Cuando esté listo, haga clic en Generar.
Aparecerá una línea en la sección Extractos con el nuevo extracto que se ha generado. Haga clic en Ver para descargar un PDF del extracto.
El número de identificación fiscal (TIN) de su proveedor debería aparecer en la parte superior derecha de cada página del extracto. Si el extracto no tiene un número de identificación fiscal (TIN), siga esta guía sobre cómo añadir el número de identificación fiscal.
💡 Si elige un intervalo de fechas específico en lugar de Todo el tiempo, el extracto solo mostrará los débitos y créditos que se produjeron dentro de esas fechas. Tenga en cuenta que los totales solo representarán lo que ocurrió durante el intervalo de fechas elegido, no el saldo total. Si desea obtener una visión completa, lo mejor es utilizar Todo el tiempo.
Generar extractos de forma masiva
Si necesita generar extractos para varios estudiantes a la vez, siga los pasos que se indican a continuación:
¿Prefiere un poco de ayuda dentro de la aplicación? Solo tiene que hacer clic en el botón Guía paso a paso en la parte superior de Facturación y , a continuación, en la pestaña Extractos para empezar. Puede obtener más información sobre las guías paso a paso aquí.
En su panel de administración, haga clic en Facturación y , a continuación, en la pestaña Extractos .
Marque las casillas junto a cada estudiante para el que desee generar un extracto.
Una vez seleccionados los alumnos, haga clic en el botón Acciones .
A continuación, haga clic en «Generar extractos».
Desde allí, especifique el intervalo de fechas del extracto. Puede seleccionar Todo el tiempo o Intervalo de fechas específico.
Si desea enviar el extracto a los tutores principales, seleccione la casilla situada a la izquierda de Notificar este extracto a los tutores principales.
Si lo selecciona, puede añadir opcionalmente un mensaje en el correo electrónico a los tutores.
Haga clic en la casilla de verificación junto al extracto que dice: «Entiendo que los padres reciben extractos en cada período de facturación y que esto es adicional a los extractos generados automáticamente».
Cuando esté listo, haga clic en Generar.
Leer un estado de cuenta
Cuando un proveedor añade a un estudiante a su plataforma de facturación, determina la frecuencia de facturación del niño. Este intervalo dicta la frecuencia con la que se mostrará un nuevo extracto en la cuenta del estudiante. También determina la fecha de vencimiento y la cadencia general de facturación.
Parte superior del extracto
En la parte superior del extracto de Playground, verá información básica sobre el proveedor, el estudiante y el saldo, incluyendo:
Número de extracto |
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Nombre del tutor en el extracto |
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Fecha de generación del extracto |
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Información del proveedor |
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Nombre(s) del/de los estudiante(s) |
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Importe adeudado | Saldo actual adeudado, incluyendo cualquier importe vencido. |
Fecha de vencimiento del saldo actual |
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Resumen del estado de cuenta
A continuación, verá la sección Resumen del estado de cuenta. Esta sección incluirá:
+ Importe del saldo vencido ($) | Cualquier importe vencido del periodo anterior |
+ Cargos ($) | Nuevos cargos adeudados para el período de facturación actual |
- Créditos y pagos ($) | Deducciones o pagos que reducen el saldo actual |
= Saldo final ($) | El total de las tres cifras anteriores |
Actividad de la cuenta
En esta sección se enumeran todos los elementos contabilizados durante el ciclo de facturación actual. Verá cada cargo, crédito o pago junto con la fecha, el tipo de elemento, el estudiante al que se aplica y cómo afecta al saldo.
Libro mayor de la cuenta
Debajo del resumen, verá un libro mayor de la cuenta. En esta sección se incluyen todos los cargos, pagos y créditos registrados durante el período del extracto. Las columnas de esta sección incluyen:
Fecha de contabilización | Fecha en la que se añade el cargo al saldo actual del estudiante |
Elemento | Descripción del cargo con fechas de servicio opcionales. |
Fecha de vencimiento | Fecha en la que vence el artículo |
Nombre(s) del/de los estudiante(s) | Estudiantes a los que se asignan los artículos |
Cargos ($) | Importe del cargo registrado en la cuenta del estudiante del que son responsables las familias y que se añade al saldo actual |
Créditos ($) | Deducciones o pagos realizados que reducen el importe del saldo |
Saldo ($) | Saldo actualizado a medida que se añaden cargos y créditos al libro mayor |
Transacciones
La última página de cada extracto de Playground incluirá una lista detallada de los pagos realizados. Esto se utiliza a menudo para los impuestos de fin de año o para presentar a los empleadores para su reembolso. Si su cuenta tiene créditos, el extracto mostrará sus pagos y, a continuación, mostrará un desglose separado de los créditos aplicados. Esta sección incluirá:
Fecha de pago | Fecha de la transacción |
Método de pago | Método de pago utilizado para la transacción. Si se trata de un pago fuera de línea, el proveedor registrará el tipo de método de pago utilizado (es decir, efectivo, cheque, Venmo, Zelle, etc.). |
Importe pagado ($) | Importe |