El objetivo de Playground es ayudarle a cobrar puntualmente en todo momento. El primer paso para aceptar pagos en línea es asegurarse de que sus ajustes de pago estén correctamente configurados, lo que le proporcionará el máximo control sobre su proceso de facturación. Es fundamental revisar sus ajustes antes de empezar a facturar a las familias y cobrar los pagos. En este artículo se explican todos los ajustes de pago disponibles en su panel de administración.
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Añadir el número de identificación fiscal
En la pestaña Configuración del panel de administración, en General, añada su número de identificación fiscal (TIN o FEIN). Este número se encuentra en varios documentos gubernamentales, incluidas las declaraciones de impuestos y los formularios presentados ante el IRS.
Este número aparecerá en los recibos fiscales de los tutores en Playground.
Vaya a Configuración de facturación
Vaya a la pestaña Configuración del panel de control del administrador.
Haga clic en la pestaña Facturación.
Cada configuración tiene una descripción debajo del nombre de la configuración en negrita. A medida que cambies la configuración, la descripción cambiará en consecuencia. El color verde indica que la configuración está activada.
🚨 Cuando realice cambios en la pestaña Facturación, aparecerá una barra flotante. Haga clic en el botón azul Guardar cambios para asegurarse de que se guardan las actualizaciones.
Cuenta bancaria de pago
Este es el primer campo que encontrará en la pestaña Facturación. Este campo se utiliza para introducir la cuenta bancaria en la que desea que se depositen todos los pagos.
El primer paso para aceptar pagos en línea a través de Playground es conectar una cuenta de depósito. Esta es la cuenta en la que se depositarán todos los pagos realizados por las familias.
Para obtener instrucciones sobre cómo gestionar su cuenta de depósito de pagos, haga clic aquí.
Días de pago
Por defecto, los pagos se envían a diario. Si prefiere que se le pague en días específicos de la semana, solo tiene que ponerse en contacto con nuestro equipo de asistencia y le ayudaremos a personalizar su calendario de pagos.
Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo optimizar el calendario de pagos para recibir los fondos lo antes posible.
🚨 Debido a las leyes de «Conozca a su cliente» de Stripe, el primer pago de Playground a su cuenta bancaria puede tardar hasta 14 días hábiles. Después de este pago inicial, los pagos se depositarán en su cuenta en sus dos días de pago.
Información de la factura del centro
La sección de información de la factura del centro controla los datos que aparecen en todas las facturas de los tutores. Esto incluye el nombre de su centro, la dirección y cualquier otro dato de contacto que desee que aparezca en la parte superior de cada factura.
Vaya a la pestaña Configuración del panel de administración.
Haga clic en la pestaña Facturación.
En Información del centro, haga clic en Editar información.
Actualice el nombre, la dirección, el número de teléfono o el correo electrónico de su centro según sea necesario.
Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.
Estos datos aparecen automáticamente en todos los extractos enviados a los tutores y también son visibles en la versión PDF cuando un tutor descarga o imprime su extracto.
Si su organización opera en varios sitios, asegúrese de que cada uno de ellos tenga su propia dirección y datos de contacto correctos aquí, esto ayuda a los tutores y a los equipos de contabilidad a confirmar de qué lugar proviene un extracto.
Frecuencia de facturación predeterminada
Seleccione la frecuencia con la que los padres le pagan (semanal o mensualmente). Esta será la frecuencia predeterminada para su centro; sin embargo, puede actualizarla para cada estudiante.
💡 Si factura cada dos semanas, seleccione aquí la opción Semanal. Si factura semanal y mensualmente, elija la frecuencia de facturación más habitual de su centro.
Configuración de facturación semanal y mensual
Personalice la configuración de facturación semanal y/o mensual para que las facturas se creen correctamente. A continuación se ofrece una descripción de cada configuración.
Fecha de facturación semanal | Seleccione el día de la semana en el que los tutores deben recibir su factura. |
Fecha de vencimiento de la factura semanal | Seleccione el día de la semana en que vencerá el pago. |
Fechas de servicio semanales predeterminadas | Seleccione el período por el que el tutor está pagando. Las opciones de fechas de servicio se enumeran a continuación.
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Fecha de facturación mensual | Seleccione el día del mes en el que los tutores deben recibir su factura. |
Fecha de vencimiento de la factura mensual | Seleccione el día del mes en que vencerá el pago. |
Fechas de servicio mensuales predeterminadas | Seleccione el período por el que el tutor está pagando. Las opciones de fechas de servicio se enumeran a continuación.
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🚨 Si utiliza principios contables basados en el devengo , asegúrese de seleccionar cuidadosamente las fechas de servicio, ya que esto afectará directamente a todos los informes de facturación. Las fechas de servicio se calcularán en función de la fecha de vencimiento.
También le recomendamos que ejecute todos los informes de pago por fecha de inicio del servicio.
Comisiones de procesamiento
Cuando las familias pagan sus saldos a través de la aplicación Playground, se aplica una pequeña tarifa de procesamiento a la transacción. Hay dos tipos de tarifas: tarifas de tarjeta de crédito y tarifas ACH.
Como administrador de facturación, puede decidir para cada tipo de comisión si su programa o las familias cubrirán los costes. Esto le permite especificar si el programa o las familias pagan las comisiones de tarjeta de crédito y si el programa o las familias pagan las comisiones ACH.
🚨 Independientemente de si todas las comisiones de procesamiento son pagadas por las familias, las comisiones de procesamiento de una cuota de solicitud a través de una lista de inscripción siempre se cobrarán al programa.
Si se habilita el pago automático, las tarifas de procesamiento seguirán aplicándose, por lo que es importante comprender las tarifas involucradas antes de habilitar el pago automático o completar un pago. Las tarifas de procesamiento no son reembolsables, incluso si se reembolsa el pago.
Comisiones de tramitación por método de pago:
Tarjeta de crédito o débito: 3 % + 0,30 $ por transacción
ACH: 1,00 $ fijo por transacción
Pago offline: sin comisiones
Las comisiones fuera de línea pueden variar desde transacciones en efectivo y con cheque hasta transacciones con Venmo; básicamente, cualquier pago que no sea procesado directamente por Playground. Para saber cómo registrar un pago fuera de línea, consulta este artículo del Centro de ayuda.
💡 Playground no cobra comisiones por reembolsos, barridos o pagos fallidos.
Recordatorios y notificaciones
Correo electrónico con el extracto para los padres
Elige cuántos días antes de la fecha de vencimiento deseas que el tutor reciba un extracto por correo electrónico. Asegúrate de que la fecha de facturación anterior esté configurada para publicar el saldo antes de esta fecha. Si no se publica ningún saldo, el correo electrónico mostrará un saldo cero. Selecciona «Ninguno» para evitar el envío de un correo electrónico.
Importe mínimo del extracto para los padres
Establezca un importe mínimo de saldo para que los tutores reciban un correo electrónico con el extracto automático. Por ejemplo, si desea que las familias con un saldo de 100 $ o más reciban un extracto, introduzca 100 $ en esta configuración.
Recordatorios de vencimiento
Elija cuántos días después de la fecha de vencimiento desea que un tutor reciba un correo electrónico de recordatorio de vencimiento. Establezca «Ninguno» si no desea enviar recordatorios de vencimiento.
Importe mínimo para recordatorios de vencimiento
Establezca un saldo mínimo para que los tutores reciban un correo electrónico con el extracto automático. Por ejemplo, si desea que las familias con un saldo de 100 $ o más reciban un extracto, introduzca 100 $ en esta configuración.
Notificaciones de pago
Puede añadir aquí una dirección de correo electrónico para recibir un mensaje cada vez que Playground envíe un pago a su banco. Esto le ayudará a realizar un seguimiento de cuándo se envían los fondos sin tener que comprobar su cuenta manualmente.
Notificaciones de pagos realizados con éxito
Si desea recibir una notificación por correo electrónico cada vez que se procese un pago, puede introducir una dirección de correo electrónico en este campo para recibir una notificación. Se pueden introducir varias direcciones de correo electrónico.
Notificaciones de pagos fallidos
Introduce una dirección de correo electrónico para recibir una notificación si la tarjeta de crédito de un tutor es rechazada o la cuenta bancaria tiene un descubierto. Playground también envía un correo electrónico a los tutores en caso de pagos fallidos. Recomendamos encarecidamente introducir una dirección de correo electrónico aquí.
Notificaciones de resumen del periodo de facturación
Esto le permite recibir un correo electrónico al final de cada período de facturación con un resumen sencillo de su actividad durante ese ciclo. Es una forma útil de revisar lo que se ha facturado y estar al día de sus registros.
🚨 No se envían recordatorios a los tutores de alumnos inactivos. El alumno debe estar activo para que se envíen.
Pago automático
Para obtener más información sobre el pago automático, haga clic aquí.
Pago automático obligatorio
Active esta configuración para que se realice automáticamente un cargo en la cuenta bancaria o en la tarjeta de crédito registrada en las futuras fechas de vencimiento. Si se desactiva, los tutores pueden seguir activando el pago automático al añadir un método de pago.
🚨 Si los tutores activan el pago automático después de introducir un método de pago, deben activarlo manualmente en su dispositivo. Si no se ha introducido ningún método de pago, se notificará a los tutores que se les inscribirá en el pago automático. El pago automático requiere un método de pago activo y un estado de estudiante activo.
Importe mínimo del pago automático
Introduzca el saldo mínimo familiar necesario para que se ejecute el pago automático. Por ejemplo, si se introduce 50 $ en esta configuración, cualquier familia que deba menos de 50 $ no se incluirá en la ejecución del pago automático.
🚨 Para que todo funcione correctamente, le recomendamos que haga coincidir su fecha de vencimiento con su calendario de pago automático. Si la fecha de vencimiento es posterior a la fecha de pago automático, es posible que el primer pago no se realice como se espera.
Métodos de pago
Seleccione los métodos de pago que los tutores pueden utilizar para pagar sus facturas. Las opciones de pago en línea son ACH y tarjeta de crédito. Los pagos fuera de línea se pueden registrar desde la pestaña de facturación.
Configuración avanzada
Fecha de cierre de libros: no podrá realizar cambios ni eliminar ningún pago realizado antes de esta fecha.
Mostrar las fechas del servicio a los padres: si se habilita, los tutores verán las fechas de la atención que están pagando en cada factura concreta.
Mostrar pagos no contabilizados en la aplicación para padres y en los extractos: si se habilita, los tutores verán todos los débitos futuros creados. De forma predeterminada, esta configuración está desactivada para que los tutores solo vean un débito a la vez a medida que vence. Los tutores ven un nuevo saldo en su cuenta en la fecha de la factura.
Códigos contables
Cree sus códigos GL de Playground.
Los códigos contables le permiten clasificar los cargos y pagos en Playground para que los datos exportados coincidan con su software de contabilidad.
Para añadir un código contable:
Vaya a la pestaña Configuración del panel de administración.
Haga clic en la pestaña Facturación.
Haga clic en Añadir código contable.
En el campo Nombre, introduzca una etiqueta para el código (por ejemplo, «Matrícula» o «Cuota de inscripción»).
En el campo Código contable, introduzca el número o valor correspondiente.
Haga clic en Guardar cuando haya terminado.
Una vez guardado, el código aparecerá en su lista de códigos contables y podrá seleccionarlo cuando cree elementos guardados o ejecute informes.
Al crear elementos guardados, asegúrese de añadir el campo «Código contable» con su código GL. Esto le permitirá ejecutar el informe Resumen de ingresos del parque infantil con sus códigos GL.
Editar la frecuencia de facturación de los alumnos
Antes de crear planes de facturación, asegúrese de que los estudiantes tengan configurada la frecuencia de facturación correcta (semanal, quincenal, mensual).
En el panel de administración, haga clic en un estudiante en la pestaña Estudiantes.
Haga clic en la pestaña Configuración de la página de perfil del estudiante.
En la sección Facturación del perfil del estudiante, haga clic en el botón que muestra la frecuencia de facturación actual. Se abrirá una ventana emergente en la que podrá revisar y actualizar la frecuencia de facturación del estudiante.
Aparecerá la ventana Ajustar frecuencia de facturación, que muestra la frecuencia de facturación actual. Utilice el menú desplegable para seleccionar la nueva frecuencia. Si algún pago no tiene fechas de servicio fijas, se actualizará para que coincida con la nueva frecuencia. Marque la casilla para bloquear las fechas de servicio existentes si desea mantenerlas igual, y luego haga clic en Finalizar.
Editar las frecuencias de facturación de los estudiantes de forma masiva
En el panel de administración, haga clic en la pestaña Facturación
Haga clic en Descripción general.
Haga clic en Crear débitos.
Seleccione todos los alumnos para los que desea cambiar la frecuencia de facturación haciendo clic en la marca de verificación situada a la izquierda de su nombre.
Una vez seleccionados, haga clic en Editar frecuencia de facturación en la parte superior de la tabla.
Aparecerá la ventana Actualización masiva de la frecuencia de facturación. Seleccione la frecuencia correcta en el menú desplegable y haga clic en Actualizar.
Próximos pasos
Una vez que haya configurado sus ajustes de facturación, podrá empezar a facturar a los tutores.