Desde el panel de administración, puede gestionar todos los aspectos de la facturación de los tutores. Puede añadir y eliminar tarjetas y métodos de pago registrados. También puede activar o desactivar el pago automático por familia y ver información detallada sobre los pagos de los tutores.
Métodos de pago de los tutores
Los tutores pueden realizar pagos a través de la aplicación o el sitio web de Playground utilizando una tarjeta de crédito, una tarjeta de débito o ACH. Tenga en cuenta que todos los métodos de pago incluyen una tarifa de procesamiento. Puede elegir quién cubre la tarifa de procesamiento en la configuración de pago.
Añadir una tarjeta de crédito como método de pago
Playground permite a los administradores de facturación añadir una tarjeta de crédito como método de pago en nombre del pagador.
🚨 Los administradores no pueden añadir una cuenta bancaria para los pagadores. Comparta con los tutores las instrucciones que se incluyen en este enlace, en las que se explica cómo pueden conectar una cuenta bancaria.
Para añadir una tarjeta de crédito al perfil de un estudiante, siga las instrucciones que se indican a continuación:
En su panel de administración, haga clic en la pestaña Estudiantes, en Mi escuela.
Haga clic en el perfil del estudiante al que desea añadir un método de pago.
Haga clic en la pestaña Facturación en la parte superior de la página y desplácese hacia abajo hasta la sección Métodos de pago.
Haga clic en Añadir método de pago, situado a la derecha de la pantalla.
Seleccione el tutor al que desea asignar este método de pago.
Verá una lista de los tutores actuales de la cuenta; haga clic en su perfil para seleccionarlos.
Introduzca el número de tarjeta, la fecha de caducidad, el CVC y el código postal.
Cuando esté listo, haga clic en Añadir método de pago.
Ver métodos de pago registrados
Para ver todas las tarjetas de crédito y cuentas bancarias que una familia tiene registradas, siga las instrucciones que se indican a continuación:
Desde su panel de administración, haga clic en la pestaña «Estudiantes » en «Mi escuela».
Haga clic en el perfil del estudiante al que desea añadir un método de pago.
Haga clic en la pestaña Facturación en la parte superior de la página y, a continuación, desplácese hacia abajo hasta la sección Métodos de pago.
Se mostrarán todos los métodos de pago añadidos a la cuenta. Cada método de pago aparecerá con la siguiente información:
Un icono azul de tarjeta o banco que identifica el tipo de método de pago.
Fecha de caducidad
Fecha de incorporación
Tutor asignado
Si el pago automático está habilitado, aparecerá una insignia
de pago automáticojunto al método de pago que se cargará automáticamente para el pago automático.
Cobrar al método de pago del tutor
Los administradores de facturación pueden cobrar manualmente a los métodos de pago de los tutores. Esto suele ocurrir cuando no se ejecuta un pago automático previsto (si hay un pago fallido, fondos insuficientes, etc.) o si hay pagos adicionales que cobrar fuera de un plan de matrícula recurrente típico.
Cobrar manualmente a un estudiante
Lo mejor es crear un plan de facturación para los pagos que debe cobrar. Sin embargo, si necesita cobrar manualmente al método de pago de un tutor, siga las instrucciones que se indican a continuación:
Haga clic en la pestaña Estudiantes en Mi escuela.
Haga clic en el perfil del estudiante al que desea añadir un método de pago.
Haga clic en la pestaña Facturación en la parte superior de la página.
Haga clic en el botón azul Acciones de facturación situado en la parte superior derecha de la pantalla y, a continuación, haga clic en Cobrar método de pago.
Se abrirá la ventana Crear un nuevo pago. Seleccione el método de pago en el menú desplegable Fuente de pago.
Puede añadir un nuevo método de pago desde este menú desplegable haciendo clic en Añadir método de pago +.
Introduce el importe que deseas cobrar.
El saldo actual de la cuenta se mostrará debajo del nombre del estudiante.
Introduzca una descripción del cargo en el campo Descripción.
[Opcional] Elija guardar esto como un nuevo elemento en el estado de cuenta del estudiante o retenerlo como depósito. Vea a continuación una explicación de cada opción.
Guardar esto como un nuevo elemento en el extracto del estudiante: si se marca, se creará un nuevo elemento en la pestaña Pagos del estudiante por el mismo importe que el cargo.
Retener como depósito: si se marca, el cargo no se aplicará a ninguna factura hasta que un administrador lo aplique manualmente.
Haga clic en Cobrar en azul para confirmar y cobrar el método de pago.
Cobrar manualmente a hermanos juntos
En muchos casos, los administradores pueden querer cobrar una sola vez a la tarjeta de una familia por varios hermanos.
Haga clic en la pestaña «Estudiantes » en «Mi escuela».
Haga clic en el perfil de uno de los hermanos a los que desea cobrar.
Haga clic en la pestaña Facturación en la parte superior de la página.
Haga clic en el botón azul Acciones de facturación en la parte superior derecha de la pantalla y, a continuación, haga clic en Cobrar método de pago.
Se abrirá la ventana Crear un nuevo pago. Seleccione el método de pago en el menú desplegable Fuente de pago. Si el estudiante tiene hermanos, cada uno de ellos aparecerá en la ventana. Especifique la cantidad que se debe pagar al perfil de cada estudiante.
Haga clic en el botón azul Cobrar . Los cargos se aplicarán a la cuenta de cada estudiante.
Cobrar manualmente a varios estudiantes a la vez
Vaya a «Extractos » en la pestaña «Facturación ».
Seleccione la casilla situada a la izquierda del nombre de cualquier estudiante al que desee cobrar (o seleccione la casilla superior izquierda para seleccionar a todos los estudiantes).
Una vez seleccionados todos los alumnos, haga clic en el botón Acciones situado en la parte superior derecha de la fila y, a continuación, haga clic en Cobrar método de pago.
Introduzca la descripción del cargo. También existe la opción de aplicar el cargo al elemento de débito más antiguo o retenerlo como depósito.
Introduzca el importe que se va a facturar a cada estudiante o haga clic en Saldo del estudiante para añadir cargos de forma masiva a todos los estudiantes. El saldo actual de cada estudiante se muestra debajo de su nombre para facilitar su consulta.
Seleccione un Método de pago para cada niño o haga clic en Establecer métodos de pago automático para establecer el método de pago de todos.
Cuando esté listo, haga clic en Cobrar para cobrar manualmente el importe especificado a los métodos de pago seleccionados.
Ver el historial de actualizaciones de cargos
Después de que un administrador de facturación cree un plan de facturación, puede haber ocasiones en las que sea necesario editar cuotas o cargos específicos. Playground realiza un seguimiento y registra automáticamente todos los cambios realizados, proporcionando detalles sobre qué se ha cambiado, quién lo ha hecho y cuándo.
💡 El historial de actualizaciones de un cargo se puede ver desde el perfil del estudiante en la pestaña Facturación o en el panel de transacciones de débito en la pestaña Transacciones de Facturación.
Haga clic en la pestaña Estudiantes en Mi escuela
Haga clic en el perfil del estudiante al que desea añadir un método de pago.
Haga clic en la pestaña Facturación en la parte superior de la página.
Utilice la barra de búsqueda situada debajo de la pestaña «Débito» para localizar el cargo.
Haga clic en los tres puntos situados junto al cargo que desea ver.
En el caso de los planes de pago a plazos múltiples, haga clic en el nombre del cargo para abrir el plan y ver los plazos.
Haga clic en Ver.
En la ventana Detalles de la transacción, haga clic en Mostrar historial de actualizaciones de pagos.
Ver historial de actualizaciones de pagos
Después de que un tutor realice un pago, puede haber ocasiones en las que sea necesario editar la transacción (por ejemplo, para pagos fuera de línea, cambiar el importe, la fecha o la descripción). Playground realiza un seguimiento automático y registra todos los cambios realizados en la transacción de pago, proporcionando a los administradores de facturación detalles sobre qué se ha cambiado, quién lo ha hecho y cuándo.
💡 El historial de actualizaciones de pagos se puede ver en dos lugares: el perfil del estudiante en la pestaña Pagos y el panel de transacciones de crédito en la pestaña Transacciones en Facturación.
Haga clic en la pestaña Estudiantes en Mi escuela.
Haga clic en el perfil del estudiante al que desea añadir un método de pago.
Haga clic en la pestaña Facturación en la parte superior de la página y, a continuación, haga clic en la pestaña Créditos .
Busque el pago y haga clic en los tres puntos situados junto al mismo.
Haga clic en Ver.
En la ventana Detalles de la transacción , haga clic en Mostrar historial de actualizaciones de pagos.
Si necesita una copia física de esta ventana, haga clic en el icono Imprimir situado en la esquina inferior izquierda.
Gestionar el pago automático
El pago automático carga automáticamente el saldo de una familia utilizando el método de pago indicado. Las familias pueden activar esta configuración por sí mismas (instrucciones aquí) o puede ser obligatoria por parte de los administradores de facturación.
Ver el estado del pago automático de la familia
Playground facilita la comprobación rápida de si las familias están inscritas en el pago automático o no. En la pestaña Facturación, haga clic en Extractos para ver una lista de todos los saldos de los estudiantes junto con su estado de pago automático.
Hay un número agregado que muestra la participación en el pago automático en todo el programa. Este número muestra el porcentaje y el número total de estudiantes que tienen activado el pago automático.
Pase el cursor por encima de la insignia «Desactivado» o «Activado» para obtener más información sobre el estado del pago automático de un estudiante.
Ver el historial de actualizaciones del pago automático
El estado de pago automático de un estudiante puede cambiar con el tiempo. Playground realiza un seguimiento y registra automáticamente todos los cambios realizados en el estado de pago automático por si el administrador de facturación necesita detalles sobre qué cambios se han realizado, quién los ha realizado y cuándo.
Desde su panel de control de administrador, vaya a la pestaña «Extractos » en «Facturación».
Haga clic en los tres puntos junto a un estudiante que tenga habilitado el pago automático.
A continuación, haga clic en Configuración de pago automático. Se abrirá la ventana Configuración de pago automático .
Haga clic en Mostrar historial de actualizaciones del pago automático.
💡 También puede ver el historial de actualizaciones de pago automático de un estudiante desde la pestaña Pagos de su perfil, desplazándose hacia abajo hasta la sección de métodos de pago. Pase el cursor por encima de la insignia de pago automático para ver el historial de pagos automáticos.
Gestionar el pago automático obligatorio
Cuando las familias añaden un método de pago en la aplicación para padres (crédito/débito/ACH), los administradores pueden utilizar la configuración de pago automático obligatorio para garantizar que el pago se realice automáticamente cada mes.
Eximir a las familias del pago automático obligatorio
Si el pago automático obligatorio está habilitado para todo un programa, los administradores de facturación pueden marcar a familias específicas como exentas del pago automático. Cuando la configuración de exención de pago automático está habilitada en el perfil de un niño, la familia del niño quedará exenta del pago automático obligatorio y el pago automático no se ejecutará para la familia.
Esta configuración se puede activar siguiendo las instrucciones que se indican a continuación:
Haga clic en el perfil de un estudiante en la pestaña Estudiantes, en Mi escuela.
Haga clic en Configuración.
En la sección Facturación, active la opción Exención de pago automático.
Solicitar pago automático a los tutores
Si el pago automático obligatorio no está activado, las familias pueden habilitarlo por sí mismas. Los administradores de facturación también pueden enviar solicitudes de pago automático a los tutores. Esto enviará un correo electrónico solicitando a la familia que active el pago automático. El correo electrónico incluirá instrucciones para la familia.
Haga clic en Extractos en Facturación desde el panel de control del administrador.
Marque la casilla situada junto al nombre de uno o varios alumnos.
Haga clic en el botón Acciones y seleccione la opción Solicitar pago automático por correo electrónico.
Desactivar el pago automático para las familias
Los administradores de facturación pueden desactivar el pago automático para las familias en cualquier momento.
Haga clic en «Extractos» en «Facturación» desde el panel de control del administrador.
Utilice la casilla de verificación situada junto a uno o varios nombres de alumnos.
Haga clic en el botón Acciones y seleccione la opción Desactivar el pago automático.
Cuándo se ejecuta el pago automático
Si está habilitado, el pago automático se ejecutará a las 9 a. m. (hora local) en la fecha de vencimiento de facturación semanal o mensual que haya establecido. Puede localizar estos días navegando a Configuración > Pagos.
🚨 Para evitar pagos atrasados o confusiones, le recomendamos que establezca las fechas de vencimiento de la facturación para que coincidan con su calendario de pagos automáticos.
En la pestaña Extractos , en Facturación, puede hacer clic en los tres puntos situados junto al nombre de un estudiante para acceder a su configuración de pago automático. Esto mostrará su calendario de pagos automáticos y la fecha de su próximo pago automático.
Cuando se ejecuta el pago automático para una familia, se retira el importe que se debe en ese momento, así como cualquier importe anterior vencido que tengan en su cuenta.
Razones por las que el pago automático puede no ejecutarse
Puede haber ocasiones en las que el pago automático no se ejecute para una familia. A continuación se indican las razones por las que el pago automático puede no ejecutarse para una familia:
Estudiantes inactivos | No se procesarán pagos para estudiantes inactivos. Cuando un estudiante se marca como inactivo, se detendrán todos los próximos pagos automáticos. Sin embargo, el saldo seguirá acumulándose si no se elimina el plan de pago o el cargo. |
Sin saldo | El pago automático no puede procesar pagos para estudiantes sin un plan de pago o cargo activo, incluso si se ha guardado un método de pago en el perfil del estudiante. Se debe crear un plan de facturación para que el pago automático funcione. |
Creación de cargos después de la ejecución del pago automático o adición del pago automático después de la ejecución del pago automático | Si se crea un cargo después de la fecha de vencimiento establecida en la configuración de facturación, el autopago no se ejecutará de forma retroactiva. El autopago se ejecuta a las 9:00 a. m., hora local. Los cargos creados después de las 9:00 a. m., hora local, en la fecha del autopago no se incluirán en el autopago de ese día. Estos nuevos cargos se incluirán en el saldo del siguiente ciclo de pago. |
El pago automático no está habilitado | Para confirmar si un estudiante tiene habilitado el pago automático en su método de pago guardado, haga clic en la pestaña «Extractos» situada debajo de «Facturación». Busque al estudiante y mire a la derecha de la página. Hay una columna específica para el estado del pago automático. |
Sin método de pago | Para confirmar si un estudiante tiene un método de pago guardado, haga clic en la pestaña Estudiantes, situada en Mi escuela. Busque al estudiante y haga clic en su perfil. Haga clic en la pestaña Facturación y desplácese hasta la parte inferior de la página, a la sección Métodos de pago, para ver los pagos guardados y si esos pagos están configurados para el pago automático. |
Fallo del método de pago | El pago automático no puede capturar fondos si el método de pago del estudiante falla o es rechazado. Para obtener más información sobre los pagos fallidos, vaya a la pestaña Facturación, haga clic en Transacciones y seleccione Créditos. El panel de control de transacciones de crédito proporciona detalles sobre el tipo de pago, el estado y mucho más. Pase el cursor sobre un pago rechazado para ver el motivo del fallo. |
Frecuencia de facturaciónincorrecta | El pago automático se ejecuta en función de la frecuencia de facturación del estudiante. Si un estudiante tiene un plan de pago semanal pero está configurado con una frecuencia de facturación mensual, el pago automático solo se ejecutará una vez al mes en la fecha de vencimiento de la facturación mensual programada. Puede encontrar estas fechas de vencimiento en Configuración > Facturación. Para obtener más información sobre las frecuencias de facturación de los estudiantes, haga clic aquí. |
Fechas de vencimiento y plazos de pago automático no coincidentes | Si la fecha de vencimiento de un plan de facturación es posterior a la fecha programada para el pago automático, es posible que se omita el primer débito y que el pago automático no cobre ese importe. Para evitarlo, lo mejor es alinear las fechas de vencimiento de la facturación con el calendario de pagos automáticos. |
Gestionar saldos vencidos
Si las familias tienen saldos vencidos, Playground hace que sea increíblemente fácil ver exactamente quién está atrasado, cuánto debe y qué artículos debe. También es sencillo enviar recordatorios masivos a las familias e incluso cobrar manualmente a sus métodos de pago registrados.
Ver saldos vencidos
Para ver todas las familias con saldos vencidos, siga las instrucciones que se indican a continuación:
Vaya a «Extractos » en la pestaña «Facturación » y haga clic en «Vencidos».
Esta vista muestra todos los estudiantes con saldos vencidos. Obtenga más información sobre cómo y cuándo utilizar la pestaña «Extractos» aquí.
Haga clic en la fila del estudiante para navegar a su perfil y ver detalles más específicos, incluido un desglose detallado de lo que debe.
Cualquier débito con una insignia de estado «Vencido» se incluye en el importe del saldo vencido.
Pase el cursor por encima de la insignia de estado para ver más información sobre el cargo.
Enviar recordatorios de pagos vencidos
Los administradores de facturación pueden establecer la frecuencia de los recordatorios automáticos de pagos vencidos para las familias en la configuración de facturación. Sin embargo, los administradores de facturación también pueden optar por enviar recordatorios de pagos vencidos manualmente en cualquier momento.
Para ello:
Vaya a «Extractos » en la pestaña «Facturación » y haga clic en «Vencidos».
Seleccione la casilla de verificación situada a la izquierda del nombre de cualquier estudiante (o seleccione la casilla de verificación superior izquierda para seleccionar a todos los estudiantes).
Haga clic en el botón Acciones situado en la parte superior derecha de la fila y, a continuación, haga clic en Enviar recordatorio por correo electrónico.
Los correos electrónicos se envían a los tutores principales con permisos de facturación.
Cobrar manualmente a las familias
Los administradores de facturación pueden cobrar manualmente a las familias los saldos vencidos siguiendo las instrucciones indicadas anteriormente.