Pueden producirse errores en los pagos, como pagar de más accidentalmente o pagar solo por un estudiante. Este artículo proporciona una guía paso a paso sobre cómo ajustar y corregir los saldos de las cuentas para solucionar estos problemas.

Los saldos de las cuentas se calculan a partir de los débitos facturados (contabilizados). El ajuste del saldo de las facturas contabilizadas y no contabilizadas modificará los saldos de los estudiantes. Esto puede ser necesario si una factura se ha creado incorrectamente o debe modificarse por cualquier motivo. Haga clic aquí para obtener más información sobre el ajuste de facturas.

💡 Los débitos se incluirán en el saldo de la cuenta en la fecha de contabilización/facturación del débito o después de ella.

Pagos y créditos fuera de línea

Los pagos y créditos fuera de línea se pueden utilizar para reducir el saldo de un tutor.

Pagos fuera de línea	Los pagos fuera de línea son cantidades adicionales pagadas por los tutores a través de métodos ajenos a Playground. Se utilizan para realizar un seguimiento de los pagos realizados mediante cheque, efectivo, Zelle, Venmo y otras opciones similares.
Créditos	Los créditos no aumentan la cantidad pagada por los tutores. En cambio, representan fondos proporcionados en nombre de un tercero para la matrícula u otros gastos de un estudiante. Los créditos son ideales para registrar pagos de subsidios, becas o fondos de subvenciones recibidos para un estudiante.

💡 Para conocer los pasos para crear un pago fuera de línea, consulte nuestro artículo sobre pagos fuera de línea.

Crear y aplicar un crédito

Vaya a la pestaña «Extractos» en «Facturación» para localizar los saldos de sus estudiantes.
Busque el estudiante para el que desea crear un crédito y marque su nombre.
Haga clic en el botón azul Acciones de facturación situado en la parte superior derecha de la pantalla.
Haga clic en «Registrar pagos/créditos».
1. Introduzca el importe del crédito.
2. En la opción Tipo, seleccione Crédito
3. La fecha del crédito.
4. Si lo desea, introduzca una descripción para el crédito.
Haga clic en el botón azul «Guardar ».

Corregir el pago en exceso de un hermano

💡 Para navegar rápidamente entre los perfiles de los hermanos, haga clic en la pestaña «Descripción general» del perfil del hermano actual y desplácese hacia abajo hasta la sección «Hermanos ». Haga clic en el nombre del hermano para acceder a su pestaña «Descripción general ».

Cuando se produce un pago en exceso a un hermano, normalmente significa que el pago total de la familia para varios hermanos se ha aplicado a un solo estudiante. Esto hace que un estudiante tenga un saldo acreedor, mientras que los demás tienen saldos deudores.

La mejor manera de resolver esto es crear un débito de transferencia de saldo en la cuenta del estudiante al que se le ha pagado de más y un crédito de transferencia de saldo en la cuenta del estudiante al que se le ha pagado de menos.

Siga los pasos que se indican a continuación para realizar una transferencia de saldo:

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Vaya a la pestaña «Extractos» en «Facturación» para localizar los saldos de sus estudiantes.
Identifique las cuentas de los estudiantes vencidas o impagadas utilizando la pestaña «Vencidas » o «Impagadas » en «Extractos».
Busque al hermano con crédito y haga clic en su nombre. Esto le llevará al perfil del estudiante. Vaya a la pestaña Facturación de su perfil.
Haga clic en el botón azul Acciones de facturación en la parte superior derecha de la pantalla.
1. Anote el importe del crédito. Le cobraremos el mismo importe.
Haga clic en Crear débitos
1. Asigne el nombre «Transferencia de saldo de [Hermano 1] a [Hermano 2]» al elemento.
2. El precio debe ser el importe del pago en exceso o del crédito.
3. La descripción debe indicar qué cargo se está corrigiendo.
  1. Ejemplo: Pago en exceso de la matrícula de abril.
4. Deje el menú desplegable Este cargo debe ser configurado en Pagado de una sola vez.
5. Establezca la fecha de la factura y la fecha de vencimiento en la fecha de hoy.
6. Haga clic en «Añadir elemento».
7. Haga clic en Notificar a los tutores para continuar
8. En la siguiente pantalla, seleccione cómo desea notificar a los tutores principales con una de las opciones proporcionadas (consulte la tabla siguiente para obtener más información sobre las opciones).
9. Haga clic en Crear débito.

No notificar a los tutores	No se envía ninguna notificación a los tutores
Enviar una notificación de la aplicación a todos los tutores principales	La notificación se enviará a los tutores principales dentro de la aplicación; si los tutores principales tienen desactivadas las notificaciones push en la configuración de su teléfono, la notificación permanecerá en la aplicación.
Enviar una notificación por correo electrónico a todos los tutores principales	La notificación se enviará directamente a las direcciones de correo electrónico de los tutores principales que figuran en el archivo.

Acceda al perfil del hermano con un pago atrasado.
Haga clic en el botón azul «Acciones de facturación » situado en la parte superior derecha de la pantalla.
1. Anote el importe que está vencido. Realizaremos un abono por el mismo importe del cargo que hemos creado para el hermano que ha pagado de más.
Haga clic en «Registrar crédito».
1. Introduzca el importe del cargo creado para su hermano.
2. Establezca la fecha de la factura y la fecha de vencimiento como la fecha de hoy.
3. La descripción debe ser «Transferencia de saldo de [Hermano 1] a [Hermano 2]».
4. Haga clic en el botón azul «Añadir crédito ».

Reembolsos

Reembolsos en línea
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Los administradores pueden procesar reembolsos ACH y con tarjeta de crédito/débito a través de Playground.

Navegue hasta el perfil del estudiante al que se le debe un reembolso.
Haz clic en la pestaña Facturación y, a continuación, ve a Créditos.
Localice el pago que desea reembolsar.
Haga clic en los tres puntos situados junto al pago y, a continuación, haga clic en Reembolsar.
Se abrirá la ventana Reembolso de pago. Rellene los campos necesarios.
1. Importe: el importe que desea reembolsar al tutor o tutores.
2. Motivo: utilice el menú desplegable para seleccionar el motivo del reembolso.
3. Detalles: Añada más detalles si desea dejar una nota o comentario sobre el reembolso.
4. [Opcional] Si tus tutores pagan la tarifa de procesamiento de los cargos en Playground, también puedes reembolsar la tarifa de procesamiento.
Elige qué debe suceder con el débito original:
1. La familia debería volver a deber esta cantidad:
  
  Selecciona esta opción si se va a volver a cobrar a la familia más adelante. Esto es habitual cuando se ha realizado un pago con un método de pago incorrecto, es necesario actualizar la tarjeta o se ha reembolsado el pago temporalmente. El débito original se mantendrá y el saldo del estudiante volverá a aumentar.
2. La familia ya no debería deber esta cantidad:
  
  Seleccione esta opción si no se debe volver a cobrar a la familia. Esto creará un crédito que compensará el débito original, de modo que el saldo no aparecerá como vencido y el pago automático no se volverá a ejecutar por este importe.
Haga clic en el botón azul Guardar para procesar el reembolso.

💡 Los reembolsos pueden tardar entre 5 y 10 días en aparecer en el extracto del cliente, dependiendo de su banco.

Reembolsos fuera de línea

Si un tutor paga con un método de pago offline (efectivo, cheque, Zelle, etc.), también debe procesar el reembolso offline. Sin embargo, es importante actualizar Playground para reflejar este reembolso.

Para registrar un reembolso de pago offline, debe reducir el crédito asociado en la misma cantidad. Si desea que el saldo de la cuenta siga siendo el mismo, también deberá reducir el débito asociado en la misma cantidad.

Ajustar el crédito

Navegue hasta el perfil del estudiante al que se le debe un reembolso.
Haga clic en la pestaña Facturación y, a continuación, vaya a Créditos.
Localice el pago fuera de línea que desea reembolsar.
Haga clic en el icono del lápiz junto al pago offline para editarlo.
Ajuste los campos en la ventana Editar transacción.
1. Importe: reduzca el importe por el total que va a reembolsar al tutor.
2. Fecha: Deje la fecha tal y como está.
3. Descripción: Indique que está realizando un reembolso por el pago fuera de línea.
4. [Opcional] Código contable
Haga clic en Guardar.

Ajuste el débito

Si desea que el saldo de la cuenta permanezca sin cambios, también deberá reducir el débito asociado.

Sin salir del perfil del estudiante, vaya a la pestaña Débitos.
Localice el débito que corresponde al pago fuera de línea.
Haga clic en los tres puntos para editar el crédito.
En la ventana Editar transacción:
1. Importe: Reduzca el cargo por el importe del reembolso.
2. Fecha de factura/Fecha de vencimiento: no cambie estos datos.
3. Descripción del artículo: Añada una nota haciendo referencia al reembolso.
Haga clic en Guardar

Descuentos

Los descuentos se pueden aplicar a las facturas después de crearlas. Si la factura ya se ha contabilizado, añadir un descuento reducirá el saldo total de la cuenta.

Añadir un descuento a un débito único

Navegue hasta el perfil del estudiante al que desea aplicar un descuento.
Haga clic en la pestaña Facturación y localice el débito que desea editar.
Haga clic en los tres puntos situados junto al débito y, a continuación, haga clic en Editar.
1. Si está editando una sola cuota de un plan de facturación, abra el plan de facturación y seleccione el botón azul Editar .
Se abrirá la ventana Editar transacción .
Haga clic en el botón azul «+ Añadir descuento ».
Seleccione el descuento que desea añadir o cree uno nuevo. A continuación, haga clic en el botón azul Guardar situado debajo del descuento.
Haga clic en el botón azul Guardar en la parte inferior de la ventana Editar transacción .

Añadir un descuento a un plan de facturación existente

🚨 Un descuento aplicado a un plan de facturación se aplicará a todas las cuotas del plan, incluidas las que ya se hayan pagado. Si desea aplicar el descuento a una sola cuota, siga las instrucciones anteriores.

Vaya al perfil del estudiante al que desea aplicar un descuento.
Haga clic en la pestaña Facturación y localice el plan de facturación que desea editar.
Haga clic en los tres puntos situados junto al cargo y, a continuación, haga clic en Editar.
Se abrirá la ventana Editar plan de pago .
Haga clic en el botón azul + Añadir descuento .
Seleccione el descuento que desea añadir o cree uno nuevo. A continuación, haga clic en el botón azul Guardar situado debajo del descuento.
Haga clic en el botón azul Guardar en la parte inferior de la ventana Editar plan de pago.

Aplicar depósitos retenidos

Playground le permite retener depósitos para que puedan aplicarse en una fecha posterior. En esta sección se muestra cómo aplicar los depósitos retenidos de dos maneras diferentes: desde los perfiles de los alumnos y desde la pestaña Facturación .

🚨 Los depósitos se aplicarán automáticamente al débito más reciente y pendiente de pago. Una vez que se aplica un depósito a una factura, el importe se refleja inmediatamente en el saldo del estudiante. No aplique un depósito hasta que se haya contabilizado la factura.

Desde los perfiles de los alumnos

Vaya a Mi escuela y haga clic en la pestaña Estudiantes .
Haga clic en el perfil del estudiante con un depósito retenido y vaya a la pestaña Facturación -> Créditos .
Junto al depósito retenido del estudiante, haga clic en los tres puntos y seleccione Editar importe retenido.
Aparecerá la ventana «Gestionar importe retenido ». En esta ventana, elija la cantidad exacta que desea aplicar o haga clic en «Aplicar todo » para aplicar automáticamente la totalidad del depósito retenido.
Una vez que haya introducido el importe que desea aplicar, haga clic en Confirmar.
Una vez aplicado el importe retenido, el estado del crédito debería aparecer como «Pagado».

Desde la pestaña Facturación

Vaya a Facturación -> Transacciones -> Créditos.
Localice el depósito retenido que desea aplicar. Para ver todos los depósitos retenidos desde esta pantalla, haga clic en Añadir filtros y establezca el Estado del pago en Depósito retenido.
Haga clic en los tres puntos situados junto al depósito que desea aplicar y seleccione Editar importe retenido.
Aparecerá la ventana Gestionar importe retenido . En esta ventana, elija el importe exacto que desea aplicar o haga clic en Aplicar todo para aplicar automáticamente la totalidad del depósito retenido.
Una vez que haya introducido el importe que desea aplicar, haga clic en Confirmar.
Una vez aplicado el importe retenido, el estado del crédito debería aparecer como «Pagado».

Volver a aplicar créditos a débitos y conciliar pagos de estudiantes

Playground aplica automáticamente todos los nuevos pagos y créditos a los cargos pendientes más antiguos de las familias. Al eliminar facturas antiguas o editar importes, los créditos permanecerán vinculados a los débitos que cubrían originalmente. En ocasiones, esto puede hacer que los débitos pasados aparezcan como vencidos al aplicar los pagos existentes a débitos futuros no contabilizados.

Volver a aplicar los créditos a los débitos afectará a sus informes, ya que los débitos aparecerán como pagados en la fecha de los créditos a los que se aplican.

🚨 Esta función se encuentra actualmente en fase beta. Envíenos un mensaje a través del chat de asistencia de Playground si necesita acceder a esta función.

Reaplicar créditos de forma masiva

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Vaya a Mi escuela y pulse la pestaña Estudiantes.
Navega hasta el perfil del estudiante cuyos pagos deseas ajustar haciendo clic en su fila en la tabla.
En la pestaña Facturación, haga clic en la pestaña Créditos .
Seleccione la casilla de verificación situada en la parte superior de la tabla.
Haga clic en «Reaplicar todos los créditos » en el menú de la parte superior de la tabla.
1. Deberá confirmar que desea volver a aplicar todos los créditos.
La pantalla se actualizará y ahora podrá ir a la pestaña «Débitos» para ver que los débitos más antiguos deben pagarse primero.

Vuelva a aplicar los créditos uno por uno.