Pueden producirse errores en los pagos, como pagar de más accidentalmente o pagar solo por un estudiante. Este artículo proporciona una guía paso a paso sobre cómo ajustar y corregir los saldos de las cuentas para solucionar estos problemas.

Los saldos de las cuentas se calculan a partir de los débitos facturados (contabilizados). El ajuste del saldo de las facturas contabilizadas y no contabilizadas modificará los saldos de los estudiantes. Esto puede ser necesario si una factura se ha creado incorrectamente o debe modificarse por cualquier motivo. Haga clic aquí para obtener más información sobre el ajuste de facturas.

💡 Los débitos se incluirán en el saldo de la cuenta en la fecha de contabilización/facturación del débito o después de ella.

Pagos y créditos fuera de línea

Los pagos y créditos fuera de línea se pueden utilizar para reducir el saldo de un tutor.

Pagos fuera de línea	Los pagos fuera de línea son cantidades adicionales pagadas por los tutores a través de métodos ajenos a Playground. Se utilizan para realizar un seguimiento de los pagos realizados mediante cheque, efectivo, Zelle, Venmo y otras opciones similares.
Créditos	Los créditos no aumentan la cantidad pagada por los tutores. En cambio, representan fondos proporcionados en nombre de un tercero para la matrícula u otros gastos de un estudiante. Los créditos son ideales para registrar pagos de subsidios, becas o fondos de subvenciones recibidos para un estudiante.

💡 Para conocer los pasos para crear un pago fuera de línea, consulte nuestro artículo sobre pagos fuera de línea.

Crear y aplicar un crédito

Vaya a la pestaña «Extractos» en «Facturación» para localizar los saldos de sus estudiantes.
Busque el estudiante para el que desea crear un crédito y marque su nombre.
Haga clic en el botón azul Acciones de facturación situado en la parte superior derecha de la pantalla.
Haga clic en «Registrar pagos/créditos».
1. Introduzca el importe del crédito.
2. En la opción Tipo, seleccione Crédito
3. La fecha del crédito.
4. Si lo desea, introduzca una descripción para el crédito.
Haga clic en el botón azul «Guardar ».

Corregir el pago en exceso de un hermano

💡 Para navegar rápidamente entre los perfiles de los hermanos, haga clic en la pestaña «Descripción general» del perfil del hermano actual y desplácese hacia abajo hasta la sección «Hermanos ». Haga clic en el nombre del hermano para acceder a su pestaña «Descripción general ».

Cuando se produce un pago en exceso a un hermano, normalmente significa que el pago total de la familia para varios hermanos se ha aplicado a un solo estudiante. Esto hace que un estudiante tenga un saldo acreedor, mientras que los demás tienen saldos deudores.

La mejor manera de resolver esto es crear un débito de transferencia de saldo en la cuenta del estudiante al que se le ha pagado de más y un crédito de transferencia de saldo en la cuenta del estudiante al que se le ha pagado de menos.

Siga los pasos que se indican a continuación para realizar una transferencia de saldo:

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Vaya a la pestaña «Extractos» en «Facturación» para localizar los saldos de sus estudiantes.
Identifique las cuentas de los estudiantes vencidas o impagadas utilizando la pestaña «Vencidas » o «Impagadas » en «Extractos».
Busque al hermano con crédito y haga clic en su nombre. Esto le llevará al perfil del estudiante. Vaya a la pestaña Facturación de su perfil.
Haga clic en el botón azul Acciones de facturación en la parte superior derecha de la pantalla.
1. Anote el importe del crédito. Le cobraremos el mismo importe.
Haga clic en Crear débitos
1. Asigne el nombre «Transferencia de saldo de [Hermano 1] a [Hermano 2]» al elemento.
2. El precio debe ser el importe del pago en exceso o del crédito.
3. La descripción debe indicar qué cargo se está corrigiendo.
  1. Ejemplo: Pago en exceso de la matrícula de abril.
4. Deje el menú desplegable Este cargo debe ser configurado en Pagado de una sola vez.
5. Establezca la fecha de la factura y la fecha de vencimiento en la fecha de hoy.
6. Haga clic en «Añadir elemento».
7. Haga clic en Notificar a los tutores para continuar
8. En la siguiente pantalla, seleccione cómo desea notificar a los tutores principales con una de las opciones proporcionadas (consulte la tabla siguiente para obtener más información sobre las opciones).
9. Haga clic en Crear débito.

No notificar a los tutores	No se envía ninguna notificación a los tutores
Enviar una notificación de la aplicación a todos los tutores principales	La notificación se enviará a los tutores principales dentro de la aplicación; si los tutores principales tienen desactivadas las notificaciones push en la configuración de su teléfono, la notificación permanecerá en la aplicación.
Enviar una notificación por correo electrónico a todos los tutores principales	La notificación se enviará directamente a las direcciones de correo electrónico de los tutores principales que figuran en el archivo.

Acceda al perfil del hermano con un pago atrasado.
Haga clic en el botón azul «Acciones de facturación » situado en la parte superior derecha de la pantalla.
1. Anote el importe que está vencido. Realizaremos un abono por el mismo importe del cargo que hemos creado para el hermano que ha pagado de más.
Haga clic en «Registrar crédito».
1. Introduzca el importe del cargo creado para su hermano.
2. Establezca la fecha de la factura y la fecha de vencimiento como la fecha de hoy.
3. La descripción debe ser «Transferencia de saldo de [Hermano 1] a [Hermano 2]».
4. Haga clic en el botón azul «Añadir crédito ».

Volver a aplicar créditos a débitos y conciliar pagos de estudiantes

Playground aplica automáticamente todos los nuevos pagos y créditos a los cargos pendientes más antiguos de las familias. Al eliminar facturas antiguas o editar importes, los créditos permanecerán vinculados a los débitos que cubrían originalmente. En ocasiones, esto puede hacer que los débitos pasados aparezcan como vencidos al aplicar los pagos existentes a débitos futuros no contabilizados.

Volver a aplicar los créditos a los débitos afectará a sus informes, ya que los débitos aparecerán como pagados en la fecha de los créditos a los que se aplican.

🚨 Esta función se encuentra actualmente en fase beta. Envíenos un mensaje a través del chat de asistencia de Playground si necesita acceder a esta función.

Reaplicar créditos de forma masiva

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Vaya a Mi escuela y pulse la pestaña Estudiantes.
Navega hasta el perfil del estudiante cuyos pagos deseas ajustar haciendo clic en su fila en la tabla.
En la pestaña Facturación, haga clic en la pestaña Créditos .
Seleccione la casilla de verificación situada en la parte superior de la tabla.
Haga clic en «Reaplicar todos los créditos » en el menú de la parte superior de la tabla.
1. Deberá confirmar que desea volver a aplicar todos los créditos.
La pantalla se actualizará y ahora podrá ir a la pestaña «Débitos» para ver que los débitos más antiguos deben pagarse primero.

Vuelva a aplicar los créditos uno por uno.

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Vaya a Mi escuela y pulse la pestaña Estudiantes.
Navega hasta el perfil del estudiante cuyos pagos deseas ajustar haciendo clic en su fila en la tabla.
En la pestaña «Facturación», haga clic en la pestaña «Créditos ».
Seleccione los tres puntos situados en la parte superior de la tabla.
Haga clic en «Reaplicar al más antiguo » en el menú desplegable.
1. Deberá confirmar que desea volver a aplicar el crédito.
Deberá actualizar la página para ver los cambios.

Reasignar a débitos específicos

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💡 Actualmente se encuentra en fase beta. Envíenos un mensaje a través del chat de asistencia de Playground si necesita acceder a esta función.

Vaya a Mi escuela y pulse la pestaña Estudiantes.
Navega hasta el perfil del estudiante cuyos pagos deseas ajustar haciendo clic en su fila en la tabla.
En la pestaña Facturación, haz clic en la pestaña Créditos .
Seleccione los tres puntos situados en la parte superior de la tabla.
Haga clic en Aplicar a facturas en el menú desplegable.
En la ventana emergente, podrá ver una lista de débitos.
1. Las filas grises no tienen saldo pendiente
2. Las filas naranjas tienen alguna cantidad del crédito aplicada a ellas.
3. Las filas rojas indican que hay un error. Esta es una de las tres razones
  1. Incluye caracteres no numéricos.
  2. Es un número negativo.
  3. El importe es superior al importe total pendiente de pago
Introduzca los importes correctos a los que se debe aplicar el crédito para cada débito.
Una vez completado, pulse el botón Confirmar en la ventana modal.
Tendrá que actualizar la página para ver los cambios.

Saldos correctos de las cuentas