Con la función de familias separadas de Playground, puede dividir un hogar en dos grupos para gestionar mejor la facturación, la comunicación y la asistencia de las familias separadas. Así, cada tutor solo ve su saldo actual y no se comparte información adicional entre los grupos.

Para quién es esta guía y cuándo la necesita

Si tiene familias en las que los tutores comparten responsabilidades (hogares separados) o en las que un tutor pertenece a más de una unidad familiar (familias reconstituidas), esta guía le explica qué hacer y cuándo.

Escenario	Use «Dividir familia»	Use «Familia reconstituida»
Los tutores comparten un estudiante, pero viven en hogares diferentes y deben ver la facturación y la asistencia por separado	Dividir la familia
Un solo tutor con hijos de diferentes relaciones y un tutor distinto para cada niño		Crear una familia reconstituida

Dividir una familia

Desde su panel de administración, vaya a la pestaña Estudiantes en Mi escuela.
Use la barra de búsqueda para localizar el registro del estudiante que desea dividir.
1. Haga clic en el nombre del estudiante para abrir su perfil.
Haga clic en la pestaña Configuración y desplácese hacia abajo hasta la sección Cuenta.
Haga clic en el botón rojo Dividir familia.
Asigne un nombre a cada grupo en la ventana Dividir familia.
1. Le recomendamos usar los nombres de los tutores para evitar confusiones.
Asigne los tutores a cada grupo con el menú desplegable.
1. Hágalo según la relación que existe entre los tutores.
Después de asignar los tutores, haga clic en Siguiente para abrir el asistente de asignación de facturación, que le guía para asignar los cargos antes de confirmar:
1. Asignar pagos futuros:
  1. Cada grupo de tutores debe pagar la mitad de los próximos débitos: los débitos se dividirán a la mitad y se asignarán a partes iguales a cada grupo.
  2. El grupo 1 debe pagar todos los próximos débitos: todos los próximos débitos se asignarán al grupo 1.
  3. El grupo 2 debe pagar todos los próximos débitos: todos los próximos débitos se asignarán al grupo 2.
  4. No hacer nada con los próximos débitos; los ajustaré manualmente más tarde: hasta que asigne estos elementos manualmente, ninguno de los grupos verá los próximos débitos. Si elige esta opción y necesita ayuda para asignar los débitos, consulte la sección Asignar débitos y créditos a los grupos de tutores.
  🚨 No tendrá la opción de asignar pagos futuros si el estudiante no tiene débitos futuros en su cuenta.
2. Después de elegir una opción, haga clic en Siguiente: Asignar pagos anteriores.
3. Asignar pagos anteriores:
  1. Usar el método de pago para asignar el grupo automáticamente: por ejemplo, los débitos pagados con un método de pago del tutor 1 se asignarán a ese grupo.
    Si hay pagos sin método de pago o con un método de pago desconocido, deberá elegir a qué grupo asignarlos.
  2. Asignar todas las transacciones anteriores al grupo 1: todos los débitos y créditos anteriores se asignarán al grupo 1 y solo sus tutores los verán.
  3. Asignar todas las transacciones anteriores al grupo 2: todos los débitos y créditos anteriores se asignarán al grupo 2 y solo sus tutores los verán.
  4. No hacer nada con las transacciones anteriores; las ajustaré manualmente más tarde: hasta que asigne estos elementos manualmente, ninguno de los grupos verá los débitos ni los créditos anteriores. Si elige esta opción y necesita ayuda para asignar los débitos, consulte la sección Asignar débitos y créditos a los grupos de tutores.
4. Después de elegir una opción, haga clic en Siguiente: Revisar la división de la familia.
Revise la división para asegurarse de que cada persona está en el grupo correcto y de que los pagos se aplicaron correctamente.
Marque la casilla en Confirmación y haga clic en Finalizar para dividir la familia.

💡 El asistente asigna automáticamente los débitos y créditos existentes a los dos grupos de tutores, así que no tiene que asignarlos manualmente después de la división. Las cadenas de pago se mantienen juntas: un crédito y los cargos que pagó siempre se asignan al mismo grupo.

🚨 Las transacciones de subsidios nunca se asignan automáticamente. Después de la división, un aviso le indicará cuáles necesita revisar y asignar manualmente.

🚨 Después de dividir la familia, los métodos de pago de los tutores aparecerán en la sección Todos de la pestaña Facturación del estudiante. Para eliminar un método de pago, haga clic en los tres puntos (. . .) junto a la tarjeta o cuenta en la sección Métodos de pago. Los tutores deberán volver a añadir su método de pago dentro de su grupo desde la app o la web. Cada tutor debe tener su método de pago añadido en su propio grupo.

Editar una familia dividida

Desde su panel de administración, vaya a la pestaña Estudiantes en Mi escuela.
Use la barra de búsqueda para localizar el registro del estudiante que desea editar.
1. Haga clic en el nombre del estudiante para abrir su perfil.
Haga clic en la pestaña Configuración.
1. Desplácese hacia abajo hasta la sección Cuenta.
Haga clic en Editar familia dividida (en negro).
Haga clic en Deshacer división en la parte inferior izquierda de la ventana Actualizar familia dividida.
Confirme la fusión en la ventana que aparece.

Facturar familias divididas

¿Prefiere ver un vídeo? Haga clic aquí.

🚨 Las familias divididas pierden acceso a la sección Todos de la pestaña Pagos de su estudiante. Deberá volver a crear cada cargo próximo para cada tutor.

Desde su panel de administración, vaya a la pestaña Estudiantes en Mi escuela.
Use la barra de búsqueda para localizar al estudiante al que desea facturar y haga clic en su nombre para abrir su perfil.
Haga clic en la pestaña Facturación.
Haga clic en Acciones de facturación en la parte superior derecha y, a continuación, en Crear débitos.
Elija si desea crear el débito para un grupo específico o dividirlo según un porcentaje.
1. Si selecciona Elegir un grupo, seleccione en el menú desplegable el grupo al que desea asignarlo.
2. Si selecciona Dividir por %, introduzca el porcentaje de cada grupo. Al introducir un porcentaje, el segundo se calcula automáticamente.
Rellene los campos Nombre del artículo y Precio.
Rellene los campos restantes de la factura. Haga clic aquí para ver instrucciones más detalladas sobre cómo crear planes de facturación.
Haga clic en Guardar elemento en la parte inferior de la página para confirmar el cargo.

Si encuentra errores al facturar a familias divididas, siga estos pasos:

Vaya al perfil del niño y abra la pestaña Configuración.
Seleccione la opción para editar la familia dividida.
Compruebe que cada tutor está asignado al grupo correcto.
Guarde los cambios y vuelva a intentar la facturación. Estos pasos resuelven los errores de pago más comunes causados por una configuración incorrecta de los tutores.

💡 Al seleccionar Dividir por % se generan dos planes de facturación independientes, uno por cada grupo de tutores. Los importes y los descuentos aplicados se calculan al céntimo exacto, y cada plan se puede editar y pagar por separado.

Facturación de subsidios para familias divididas

Haga clic en la pestaña Subsidios en Facturación.
Haga clic en la agencia para la que está registrando un depósito.
Haga clic en Añadir depósito en la parte superior derecha.
Para editar un depósito anterior, haga clic en los tres puntos (. . .) junto al depósito y, a continuación, en Editar.
Rellene la información de la sección Detalles en la parte superior de la página.
Use la barra de búsqueda de la sección Distribución para localizar a los estudiantes. Los nombres de los grupos aparecen debajo del nombre de cada estudiante.
Introduzca la información de los estudiantes de familias divididas.
Complete el resto del depósito.

Para generar estados de cuenta por niño en lugar de por unidad familiar:

Abra la función de generación de estados de cuenta en el perfil de facturación del estudiante.
Use el menú desplegable para seleccionar el niño para el que desea crear el estado de cuenta.
Complete el proceso para generar, ver o descargar una factura por niño y mantener sus registros al día.

Asignar débitos y créditos a los grupos de tutores

Cuando una familia se divide, la página de facturación del estudiante muestra una pestaña nueva para cada grupo de tutores. Por ejemplo, puede ver pestañas para el tutor 1 (Arjun) y el tutor 2 (Liam), además de la pestaña predeterminada Todos.

Sin asignar: esta pestaña contiene todos los débitos y créditos creados antes de la división. Debe asignar estos cargos al grupo correcto para que cada tutor solo vea su propio plan de facturación.

Antes de comenzar

Vaya al perfil del estudiante y abra la pestaña Facturación.
Elimine todos los estados de cuenta no contabilizados para evitar conflictos.
Cree un nuevo plan de facturación para cada grupo de tutores según sea necesario.

Asignar débitos

Vaya a la pestaña Sin asignar.
Haga clic en los tres puntos (. . .) en la parte superior del plan de facturación.
Seleccione Asignar a grupo.
Elija el grupo de tutores correcto (por ejemplo, Tutor 1 o Tutor 2).
Repita el proceso para cada débito.

Asignar créditos

Después de asignar los débitos, asigne los créditos correspondientes al mismo grupo de tutores.
Así la cuenta mostrará saldos correctos, incluidos:
- Importe pagado
- Saldo actual
- Importe vencido
- Importe no contabilizado

👉 Consejo: anote qué débitos asigna a cada tutor para aplicar siempre los créditos correspondientes al mismo grupo.

👉 Así, cada grupo de tutores solo recibe los débitos y créditos que le corresponden y la facturación de las familias divididas se mantiene correcta.

Solucionar problemas comunes en la facturación de familias divididas

Si encuentra errores al registrar pagos o facturar a un niño:

Abra el perfil del niño y vaya a la configuración de facturación.
Compruebe que los tutores están asignados a sus grupos correctos.
Revise que los cargos de cada grupo estén asignados al grupo de tutores correcto. Con estos pasos, los procesos de pago y facturación funcionarán sin errores.

Familias reconstituidas

Una familia reconstituida es aquella en la que un tutor tiene hijos con diferentes grupos de tutores principales.

¿Qué es una familia reconstituida?

En Playground, una familia reconstituida se da cuando un tutor (por ejemplo, un padre o una madre) tiene hijos en diferentes grupos familiares con distintos tutores. Por ejemplo:

El tutor A y el tutor B comparten a los estudiantes 1 y 2.
El tutor A y el tutor C comparten al estudiante 3.

El tutor A debe aparecer en ambas cuentas familiares para poder alternar entre ellas.

💡 El tutor compartido debe añadirse a cada cuenta familiar por separado. Este tutor creará dos cuentas independientes y puede usar la misma dirección de correo electrónico. Se le pedirá que vincule las cuentas para poder usar la función Cambiar de cuenta y alternar fácilmente entre las familias.

Paso a paso: cómo crear una familia reconstituida