Una vez que los estudiantes hayan solicitado su plaza en tu lista de matriculación, puedes moverlos a través del embudo de matriculación a la lista de espera, aceptarlos o rechazarlos. Al aceptar a un estudiante, puedes confirmar detalles como su plan de facturación, horario y aula.
Si aún no has creado una lista, asegúrate de leer este artículo.
Ver el embudo de inscripción
Abrir el embudo de inscripción
En su panel de administración, haga clic en «Inscripción» en la barra lateral izquierda.
Haga clic en el anuncio que desea ver y se abrirá el embudo de inscripción.
Comprender el embudo de inscripción
Una vez que una familia envía su solicitud de inscripción, aparecerá en el embudo de inscripción en la columna «Solicitado» del listado específico. Cada solicitud se muestra como una tarjeta con el nombre del estudiante y cualquier información adicional seleccionada a través de las opciones de su Junta.
Personalizar el tablero del embudo de inscripción
En la lista de inscripciones, haga clic en el botón azul Opciones del tablero situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Haga clic en las propiedades de la tarjeta que desea ver en la tarjeta de un estudiante. Las propiedades resaltadas en azul se incluirán en la tarjeta. Las propiedades resaltadas en gris no se incluyen.
También puede seleccionar ordenar las columnas por una propiedad específica, como la fecha en que presentaron la solicitud o la edad del estudiante.
Una vez que la tarjeta muestre la información que desea ver, haga clic en Guardar.
Ocultar una columna en el panel de inscripción
Haga clic en los tres puntos situados en la parte superior derecha de la columna.
Haga clic en Ocultar columna.
Las columnas ocultas aparecerán ahora en el extremo derecho de su tablero de inscripción.
Para volver a ver la columna, haga clic en los tres puntos situados junto a la columna oculta y haga clic en Mostrar columna.
💡 No puede ocultar columnas que contengan solicitudes de estudiantes.
Actualizar el estado de inscripción de un estudiante
¿Prefiere ver un vídeo? Haga clic aquí.
Hay cinco estados en los que puede encontrarse una solicitud: Solicitada, En lista de espera, Aceptada, Rechazada y Abandonada. Cada estado tiene su propia columna en el embudo de inscripción. Para cambiar el estado de un estudiante, arrastre y suelte la tarjeta del estudiante en la columna correcta. Al arrastrar y soltar en cualquier columna, se le pedirá que guarde los cambios en la parte superior de la pantalla.
🚨 Se enviará un correo electrónico automático cuando cambie el estado de inscripción de un estudiante. Haga clic aquí para aprender a editar el correo electrónico automático.
💡Si ha cambiado a varios estudiantes de un estado a otro y decide que en realidad no desea guardar los cambios para todos los estudiantes que ha cambiado, haga clic en el botón Deshacer situado en la esquina superior derecha de la tarjeta del estudiante al que desea devolver al estado anterior. Ahora puede guardar los cambios para todos los estudiantes correspondientes.
Aceptar a un estudiante
Para aceptar a un estudiante, haga clic en su anuncio en la pestaña Inscripción para abrir el panel de inscripción. Verá una lista de los estudiantes que han solicitado su anuncio en la columna Solicitado.
Arrastre y suelte la tarjeta de contacto del estudiante de la columna «Solicitado» o «En lista de espera » a la columna «Aceptado ».
Una vez que mueva al estudiante a la columna Aceptado, se abrirá la ventana Aceptado. Aquí puede confirmar, editar o añadir los datos del estudiante:
Plan ( más información sobre cómo crear cargos aquí)
Aula
Fecha de inicio
Horario (si procede)
Plan(es) de pago del estudiante
Programas adicionales
Notas
En la parte derecha, encontrará una sección de Descripción general de la solicitud, donde podrá priorizar la aceptación del estudiante, indicar la elegibilidad para recibir subvenciones, ajustar la frecuencia de facturación y revisar la solicitud.
En la parte inferior de esta sección, puede ver qué documentos requeridos ha enviado o no ha comenzado a enviar el tutor. La sección de documentos se rellena directamente a partir de los documentos que seleccionó como obligatorios al crear o editar la lista de inscripción.
Una vez que haya revisado la solicitud y desee aceptar al estudiante, haga clic en el botón azul Guardar en la esquina superior derecha de la pantalla.
Confirmación final: una vez que haga clic en Guardar, volverá al embudo de inscripción. Verá que el estudiante que acaba de aceptar ahora aparece en la columna Aceptado en amarillo. Si todo parece correcto, haga clic en el botón azul Guardar cambios en la parte superior de la pantalla para confirmar la aceptación del estudiante. La tarjeta de contacto también se puede mover de una columna a otra si se ha cometido un error.
Una vez que se haya cambiado el estado de la inscripción, los cambios se añadirán a las notas de la solicitud.
💡 Si no puede aceptar a un estudiante o crear elementos facturables recurrentes, asegúrese de que las fechas de inicio y finalización de la sesión no sean la misma fecha. Estas fechas determinan los cargos recurrentes. Edite su lista de inscripciones para ajustar estas fechas.
Poner a un estudiante en lista de espera
Desde su panel de inscripciones, arrastre la tarjeta del estudiante de la columna «Solicitado » a la columna «En lista de espera ».
Haga clic en el botón azul Guardar cambios .
💡 Los estudiantes que hayan solicitado su programa pueden pasar de la columna «Solicitado» a la columna «En lista de espera ». Los estudiantes con otros estados (aceptado, rechazado o abandonado) no pueden pasar a la lista de espera.
Rechazar a un estudiante
Desde tu panel de matriculación, arrastra la tarjeta del estudiante desde la columna «Solicitado » o «En lista de espera » a la columna «Rechazado».
Haga clic en el botón azul Guardar cambios .
💡 Los estudiantes rechazados pueden volver a moverse a las columnas «En lista de espera» o «Aceptados» en el futuro.
Eliminar a un estudiante
Desde tu panel de matriculación, arrastra la tarjeta del estudiante desde cualquier columna a la columna «Dado de baja ».
Aparecerá una ventana emergente para recordarle que se trata de una acción irreversible. Haga clic en Aceptar para confirmar que comprende las implicaciones de esta acción.
Haga clic en el botón azul Guardar cambios .
Añadir un programa a una solicitud antes de la aceptación
Los administradores pueden editar las solicitudes de los estudiantes para los estudiantes aplicados y en lista de espera . Los programas también se pueden añadir durante la aceptación.
En el panel de inscripción, haga clic en la tarjeta del estudiante que desea editar.
Se le redirigirá a la pestaña «Matrícula» del perfil del estudiante.
En el centro, en Propiedades, haga clic en el botón azul Añadir programa .
Aparecerá la ventana Añadir programa. Seleccione las casillas de verificación junto a los programas que desee añadir.
Seleccione el botón azul Añadir a la aplicación . Aparecerá una ventana emergente verde que indica que la aplicación se ha actualizado.
💡 También puede editar todas las demás propiedades de la aplicación utilizando este método.
Editar una solicitud durante la aceptación
Para editar una solicitud durante la aceptación, arrastre una tarjeta de estudiante de la columna «Solicitado» o «En lista de espera» a la columna «Aceptado». Se abrirá la solicitud del estudiante. Aquí puede editar el plan de facturación, añadir un elemento al plan de facturación, añadir un programa o eliminar un programa.
Cambiar el plan, la fecha de inicio y el aula
Los padres no pueden cambiar el plan o la fecha de inicio que seleccionaron después de enviar la solicitud. Sin embargo, los administradores pueden cambiar el plan y la fecha de inicio del estudiante durante la aceptación, lo que actualizará la facturación del estudiante en consecuencia. Puede realizar modificaciones adicionales en el plan de facturación si es necesario.
Acepte al estudiante moviendo su tarjeta de estudiante a la columna Aceptado .
Se abrirá la página de solicitud. Aquí puede editar el plan, la fecha de inicio y el aula.
Cuando esté satisfecho con los cambios, haga clic en el botón azul Guardar . Si necesita cambiar los elementos del plan de facturación, añadir un elemento o añadir un programa, siga los pasos que se indican a continuación.
Editar los elementos del plan de facturación
Acepte al estudiante moviendo su tarjeta de estudiante a la columna Aceptado . Se abrirá la página de solicitud. Aquí podrá editar los elementos de facturación.
Haga clic en el icono del lápiz junto al elemento para comenzar a editarlo. Se pueden editar los siguientes campos:
Nombre del elemento: nombre del cargo que aparece en las facturas a los tutores
Precio: importe del cargo
Descuento: cualquier deducción o crédito que reduzca el importe del precio
Este cargo debe ser: seleccione si este cargo debe ser
Pagado de una sola vez
Periódico con fecha de inicio y finalización
Periódico durante un número determinado de ciclos
Dividido en cuotas iguales
Este cargo se producirá: seleccione la frecuencia de facturación
Semanal
Cada dos semanas
Mensual
Duración ( solo aplicable si se selecciona «Recurrente para un número determinado de ciclos»): seleccione el número de veces que se repetirá el cargo recurrente
La primera factura se contabilizará: seleccione la fecha en la que el saldo se contabilizará en la pestaña de pagos del estudiante
La última factura vencerá: seleccione la última fecha de vencimiento del pago
Cobrar la primera cuota inmediatamente: si se marca esta casilla, se cobrará el importe indicado al método de pago registrado. Si se trata de un cargo recurrente, solo se cobrará inmediatamente la primera cuota.
Cuando esté satisfecho con los cambios, haga clic en el botón azul Guardar elemento en la parte inferior de la pantalla.
Haga clic en el botón azul Guardar en la parte superior de la pantalla para guardar la solicitud del estudiante. Si necesita añadir un elemento, añadir un programa o eliminar un programa, siga los pasos que se indican a continuación antes de hacer clic en Guardar.
Añadir un elemento al plan de facturación
Acepte al estudiante moviendo su tarjeta de estudiante a la columna Aceptado . Se abrirá la página de solicitud. Aquí puede añadir elementos de facturación.
Debajo de la sección de elementos, haga clic en el botón blanco Añadir elemento .
Especifique la configuración del elemento y haga clic en el botón azul Guardar elemento .
Cuando esté satisfecho con los cambios, haga clic en el botón azul Guardar situado en la parte superior de la pantalla. Si necesita cambiar el plan o la fecha de inicio, modificar los artículos del plan de facturación o añadir un programa, siga los pasos correspondientes antes de hacer clic en Guardar.
Añadir un programa
Los padres y los administradores pueden añadir o eliminar programas antes de la aceptación. Solo los administradores pueden cambiar las inscripciones en los programas una vez que el estudiante ha sido aceptado.
Acepte al estudiante moviendo su tarjeta de estudiante a la columna Aceptado . Se abrirá la página de solicitud. Aquí puede añadir un programa.
En la sección Programa , haga clic en el botón azul Añadir programa .
Aparecerá la ventana «Añadir programa ». Seleccione las casillas de verificación junto a los programas que desee añadir.
Seleccione el botón azul Añadir a la solicitud . Aparecerá una ventana emergente verde que indica que la solicitud se ha actualizado.
Cuando esté satisfecho con los cambios, haga clic en el botón azul Guardar en la parte superior de la pantalla. Si necesita cambiar el plan o la fecha de inicio, cambiar los elementos del plan de facturación, añadir un elemento al plan de facturación o eliminar un programa, siga los pasos correspondientes antes de hacer clic en Guardar.
💡 Si el programa tiene una cuota de inscripción única, se añadirá un elemento al plan de facturación para la cuota de inscripción. Haga clic aquí para saber cómo editar la cuota de un programa.
Eliminar un programa
Acepte al estudiante moviendo su tarjeta de estudiante a la columna Aceptado . Se abrirá la página de solicitud. Aquí puede añadir un programa.
En la sección Programa , haga clic en el icono de la papelera junto al programa
Confirme que desea eliminar el programa haciendo clic en el botón «Eliminar programa ».
💡 Los programas con una cuota de inscripción única también se pueden eliminar eliminando el elemento del plan de facturación asociado al programa.
Editar una cuota de programa para que sea recurrente
Si un programa debe tener un cargo recurrente, puede configurarlo cuando acepte a un estudiante. Solo los programas con precios de cuota única pueden convertirse en cargos recurrentes. Haga clic aquí para aprender a editar la cuota de un programa.
Acepte al estudiante moviendo su tarjeta de estudiante a la columna «Aceptado ». Se abrirá la página de solicitud. Aquí puede editar la cuota del programa.
Si el programa aún no se ha añadido a la solicitud del estudiante, siga estos pasos para añadirlo.
Haga clic en el icono del lápiz junto al elemento de facturación de la tarifa del programa para editar el cargo.
Cambie este cargo a «Recurrente durante un número determinado de ciclos» o «Recurrente con fecha de inicio y fecha de finalización».
Ajuste la configuración según las necesidades de su programa.
Haga clic en el botón azul Guardar para guardar el elemento.
Cuando esté satisfecho con los cambios, haga clic en el botón azul Guardar en la parte superior de la pantalla. Si necesita cambiar el plan o la fecha de inicio, cambiar los elementos del plan de facturación, añadir un elemento al plan de facturación o añadir un programa, siga los pasos correspondientes antes de hacer clic en Guardar.
Ver e imprimir una solicitud completada
¿Prefiere ver un vídeo? Haga clic aquí.
En el panel de administración, haga clic en la pestaña «Inscripción» situada en la parte izquierda.
Haga clic en la lista para abrir el embudo de inscripción y haga clic en la tarjeta del estudiante que desea ver.
Esto abrirá la página de perfil del estudiante en la pestaña «Inscripción ».
Si sabe exactamente qué estudiante desea ver, también puede buscarlo en la pestaña Estudiantes del panel de administración y hacer clic en la pestaña Inscripción una vez que haya hecho clic en su nombre. Los estudiantes que no hayan seleccionado un aula pueden aparecer como inactivos, por lo que es mejor configurar los filtros de estudiantes en Todos los estados.
En la parte derecha, haga clic en Ver formulario de solicitud. Se abrirá el formulario de inscripción enviado para que pueda revisarlo.
Imprima el formulario de solicitud: haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Imprimir.
Notificaciones de inscripción para administradores
¿Prefiere ver un vídeo? Haga clic aquí.
Los administradores pueden elegir recibir notificaciones por correo electrónico cuando un estudiante se inscribe en un programa o cuando cambia su estado de inscripción.
En el panel de control del administrador, haga clic en la pestaña «Inscripción ».
En la esquina superior derecha de la página de inicio de Inscripción , haga clic en el botón Configuración. Aparecerá la ventana Configuración de correo electrónico de inscripción .
Haga clic en el botón «Editar» junto a cada estado para añadir una dirección de correo electrónico en la que recibir las notificaciones. Añada la dirección de correo electrónico y haga clic en el botón azul «Guardar ». Puede añadir más direcciones de correo electrónico haciendo clic en el botón azul «Añadir correo electrónico ».
Todas las direcciones de correo electrónico añadidas recibirán una notificación por correo electrónico cuando un estudiante pase al estado de inscripción especificado. Cuando haya terminado de añadir direcciones de correo electrónico, haga clic en Guardar.
Repita este proceso para los estados para los que desea recibir notificaciones.
Cuando haya terminado, haga clic en el botón azul Guardar .
Comunicación con las familias en el proceso de inscripción
Playground automatizará las notificaciones por correo electrónico a las familias potenciales a medida que avancen en el proceso de inscripción. Los correos electrónicos de notificación se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades de su escuela. También puede optar por desactivar los correos electrónicos automáticos.
Personalizar los correos electrónicos a las familias
💡 Los correos electrónicos se pueden personalizar para cada estado del estudiante (solicitado, en lista de espera, aceptado, rechazado, abandonado).
Desde su panel de administración, haga clic en la pestaña «Inscripción» y, a continuación, haga clic en una lista de inscripciones.
En la parte superior de cada columna, verá tres puntos en la esquina derecha. Haga clic en los tres puntos del correo electrónico de estado que desea editar.
A continuación, haga clic en Personalizar correo electrónico.
Se abrirá el editor de correo electrónico. Haga clic aquí para aprender a utilizar el editor de correo electrónico.
Cuando esté satisfecho con el correo electrónico, haga clic en el botón blanco Guardar situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Se abrirá la ventana Guardar plantilla de correo electrónico . Puede seleccionar las casillas de verificación junto a los anuncios a los que desea aplicar esta plantilla de correo electrónico.
Haga clic en el botón azul Guardar . Aparecerá un banner verde indicando que el correo electrónico se ha guardado y volverá al panel de inscripción.
Repita este proceso para todos los correos electrónicos de estado que desee actualizar.
Desactivar los correos electrónicos automáticos a las familias inscritas
En su panel de administración, haga clic en la pestaña «Inscripción» y, a continuación, haga clic en un listado de inscripción.
En la parte superior de cada columna, verá tres puntos en la esquina derecha. Haga clic en los tres puntos del correo electrónico de estado que desea editar.
A continuación, haga clic en Desactivar correos electrónicos automáticos.
💡 Las columnas con los correos electrónicos automáticos desactivados mostrarán una pequeña campana tachada con una barra.
Copiar correos electrónicos familiares
Si no desea enviar correos electrónicos automáticos a través de Playground, puede copiar una lista de todos los correos electrónicos de las familias para una columna de estado específica. A continuación, puede pegar estos correos electrónicos en su aplicación de correo electrónico para enviar actualizaciones a las familias.
Desde su panel de administración, haga clic en la pestaña «Inscripción» y, a continuación, haga clic en una lista de inscripciones.
En la parte superior de cada columna, verá tres puntos en la esquina derecha. Haga clic en los tres puntos del correo electrónico de estado que desea editar.
Haga clic en Copiar correos electrónicos al portapapeles.
Enviar mensajes de texto a las familias
En su panel de administración, haga clic en la pestaña «Inscripción» y, a continuación, haga clic en una lista de inscripciones.
En la parte superior de cada columna, verá tres puntos en la esquina derecha. Haga clic en los tres puntos del correo electrónico de estado que desea editar.
Haga clic en Enviar SMS.
Escriba el mensaje que desea enviar y haga clic en el botón azul Enviar .
Aparecerá la ventana «Confirmar precio del SMS ». Se le cobrará 1 céntimo por cada SMS enviado. Haga clic en «Aceptar y publicar» para enviar su mensaje.
Exportar datos de la lista de inscripciones
¿Prefiere ver un vídeo? Haga clic aquí.
La exportación de datos de inscripción incluye la fecha en que se envió la solicitud, las propiedades de la solicitud y las respuestas a las preguntas del formulario de inscripción.
En su panel de administración, haga clic en la pestaña Inscripción .
Haga clic en la lista de inscripciones para la que desea exportar el informe.
Haga clic en el botón azul Acciones situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Haga clic en Exportar datos y, a continuación, seleccione las columnas que desea incluir en la exportación.
Haga clic en Guardar y se descargará en su ordenador un archivo CSV con los datos de la aplicación.
Exportación de datos de inscripción para campamentos de verano
Si dirige un campamento de verano y necesita saber cuántos y qué alumnos asistirán cada día, ahora puede generar un informe que le proporcione esta información de un vistazo. Para ello, siga los pasos que se indican a continuación.
En su panel de administración, haga clic en la pestaña Inscripción .
Haga clic en la lista de campamentos de verano para ver su embudo de inscripción.
Seleccione el botón azul Acciones en la esquina superior derecha de la pantalla.
Haga clic en Exportar datos y , a continuación, seleccione las columnas que desea incluir en la exportación.
Para ver los totales de asistencia diaria, seleccione la casilla que dice «Exportar también el número total de alumnos por día».
Haga clic en Guardar y se descargará en su ordenador un archivo CSV con los datos de la solicitud.
💡 Esta opción solo está disponible para los anuncios que utilizan planes con el modelo de inscripción de fechas específicas. Si algún plan del anuncio utiliza un modelo de inscripción diferente, esta configuración no aparecerá.