Las solicitudes de archivos permiten a los tutores cargar la documentación necesaria, como formularios de salud que requieren la firma de un médico. Esta función le permite realizar un seguimiento de los tutores que han enviado los documentos necesarios y ofrece la posibilidad de ver y descargar los archivos enviados.
💡 Tanto los tutores principales como los secundarios pueden utilizar las solicitudes de archivos para cargar documentos para sus alumnos.
Añadir una nueva plantilla de solicitud de archivos
¿Prefiere un poco de ayuda dentro de la aplicación? Solo tiene que hacer clic en el botón «Guía paso a paso» en la parte superior de la pestaña «Documentación» -> «Documentación del estudiante» -> «Solicitudes de archivos» para empezar. Puede obtener más información sobre las guías paso a paso aquí.
En el panel de control del administrador, vaya a la pestaña Documentación en la parte izquierda de la pantalla. Haga clic en el botón azul Crear en la esquina superior derecha de la pantalla y, a continuación, haga clic en Nueva solicitud de archivo. Aparecerá una ventana Nueva solicitud de archivo .
Asigne un nombre a su documento y proporcione una descripción para que los tutores sepan exactamente qué deben cargar.
Personalice la configuración de su solicitud de archivo. Puede hacer que la solicitud de archivo sea opcional, añadir una fecha de caducidad, requerir la revisión del administrador y asignar un correo electrónico para recibir una notificación cada vez que se envíe.
Por último, puede cargar un archivo opcional para que los usuarios lo vean o descarguen. Esto es útil para los formularios de salud que deben imprimir y completar un médico.
Haga clic en Crear solicitud de archivo. La solicitud de archivo aparecerá ahora en la pestaña Solicitud de archivo de la pantalla Documentación .
🚨 Todas las nuevas solicitudes de archivos se establecen en estado Visible de forma predeterminada. Esto significa que los tutores pueden ver y cargar la solicitud de archivo en la sección Documentación de la aplicación para padres. Para ocultar una solicitud de archivo a los tutores, haga clic en los tres puntos junto a la solicitud de archivo y haga clic en Ocultar.
Gestionar el uso compartido de una solicitud de archivo en la pestaña Documentación del estudiante
En la pestaña Documentación de su panel de administración, haga clic en Solicitudes de archivos y, a continuación, en la solicitud de archivo que desea editar.
Haga clic en el botón azul Compartir situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Las solicitudes de archivos pueden ser completadas por Todos, es decir, todos los tutores de su panel de control, o por un grupo seleccionado de tutores en función de categorías específicas. Al elegir quién puede completar la solicitud de archivo, verá un menú desplegable con las siguientes opciones:
Todos
Aulas
Listados
Estudiantes
Programas
💡 Si desea seleccionar a los tutores de un listado como destinatarios de documentos, debe añadir este recurso a la sección Documentos necesarios del propio listado.
Si desea enviar un recordatorio por correo electrónico a los tutores, seleccione la casilla de verificación que dice Notificar al tutor por correo electrónico. En esta pantalla, tendrá la opción de escribir un mensaje.
Compartir una solicitud de archivo con estudiantes individuales
Es posible que se encuentre con una situación en la que necesite enviar una solicitud de archivo a alumnos específicos que no están agrupados en una clase o programa. Con la herramienta para compartir, puede seleccionar alumnos individuales directamente. Los pasos siguientes le guiarán a través del proceso.
En la pestaña Solicitud de archivo, haga clic en los tres puntos situados a la derecha y seleccione la opción que dice «Ver».
Haga clic en el botón azul «Compartir» y, en la esquina superior derecha
Cuando se abra la ventana para compartir, busque la sección Alumnos en el menú desplegable.
Puede escribir el nombre de un estudiante en la barra de búsqueda o desplazarse hacia abajo hasta la sección Estudiantes en la lista.
Haga clic en cada estudiante que desee incluir. Puede elegir uno o varios estudiantes.
Cuando haya terminado de seleccionar, haga clic en Compartir para enviar la solicitud de archivo.
Compartir solicitud de archivo desde el perfil del estudiante
Además de compartir documentos desde la pestaña Documentos del estudiante, también es posible compartir documentos directamente desde el perfil individual de un estudiante. Esto resulta útil si ya está trabajando en el perfil de un estudiante o si solo necesita compartir los documentos con un estudiante.
Vaya al perfil del estudiante.
Vaya a la pestaña Documentación.
Haga clic en el botón Compartir documentos en la esquina superior derecha.
En la ventana emergente, abra el menú desplegable Documentación.
Seleccione el formulario que desea compartir. Solo aparecerán los documentos que aún no se hayan compartido con ese estudiante.
Haga clic en Compartir para que los tutores puedan ver el documento. Para informarles de que se ha compartido, marque la casilla Notificar a los tutores por correo electrónico antes de hacer clic en Compartir.
Revisar las solicitudes de archivos enviadas
Si la configuración «Requiere revisión por parte del administrador» está activada para una solicitud de archivo, los administradores tendrán la opción de aprobar o rechazar los envíos.
Vaya a la pestaña Documentación del estudiante o abra el perfil del estudiante y vaya a la pestaña Documentación.
Localice el documento que necesita revisión.
En la columna Revisar, haga clic en el menú desplegable Revisar.
Seleccione Aprobar o Rechazar.
Si rechaza el envío:
Introduzca un motivo en el campo Motivo del rechazo.
La casilla Notificar a los tutores por correo electrónico estará seleccionada de forma predeterminada. Si no se debe notificar a las familias, desmarque la casilla antes de enviar.
Haga clic en Rechazar solicitud.
Una vez completada la revisión, la columna «Revisión» se actualizará automáticamente:
Los envíos aprobados aparecerán como «Aprobado» en color verde.
Las solicitudes rechazadas aparecerán como Rechazadas en rojo. Al pasar el cursor por encima del estado, se mostrará el motivo por el que se rechazó.
Enviar recordatorios de solicitudes de archivos
En la pestaña Solicitud de archivos del panel de administración, seleccione la solicitud de archivo específica para la que desea enviar recordatorios.
Seleccione las casillas de verificación junto a los nombres de los alumnos a los que desea enviar recordatorios.
Haga clic en Enviar recordatorio en la parte superior de la tabla. Los tutores recibirán un recordatorio por correo electrónico sobre la solicitud de archivos.
Ver y descargar solicitudes de archivos completadas
Haga clic en la solicitud de archivo deseada en la pestaña Solicitudes de archivos de la pantalla Documentación . Aquí verá un resumen de todos los alumnos a los que se ha asignado la solicitud de archivo. Haga clic en el texto azul Ver para ver una copia del archivo cargado.
Descargar solicitudes de archivos individuales
Haga clic en los tres puntos junto al nombre de un estudiante y, a continuación, haga clic en Descargar.
Descargar un archivo CSV
Haga clic en cualquier solicitud de archivo, haga clic en el botón blanco Descargar en la esquina superior derecha de la pantalla y, a continuación, haga clic en Respuestas CSV. El archivo CSV contendrá el nombre del estudiante, el aula, el estado de envío y un enlace a un PDF del documento completado.
Descargar todas las solicitudes de archivos enviadas
Haga clic en cualquier solicitud de archivo, haga clic en el botón blanco Descargar situado en la esquina superior derecha de la pantalla y, a continuación, haga clic en Respuestas de imagen. Se descargará una carpeta zip que contiene todas las solicitudes de archivos enviadas.
💡 Esta opción descargará todas las solicitudes de archivos enviadas, no solo la específica que está viendo actualmente.
Subir una solicitud de archivo en nombre de un tutor
Para cargar una solicitud de archivo en nombre de un tutor, haga clic en el botón azul Cargar archivo junto al nombre del estudiante. Elija el archivo que desea cargar y, a continuación, haga clic en Guardar.
Eliminar una solicitud de archivo enviada
Si un tutor sube un documento incorrecto a la solicitud de archivo, puede eliminar el archivo subido.
Haga clic en la plantilla específica de solicitud de archivo en la pestaña Solicitudes de archivo y busque al estudiante cuyo archivo desea eliminar.
Seleccione los tres puntos situados a la derecha de su nombre y haga clic en Eliminar.
Confirme que desea eliminar la solicitud de archivo cargada haciendo clic en el botón rojo «Eliminar elemento ».
🚨 La eliminación de un archivo enviado es irreversible. No elimine una solicitud de archivo a menos que esté seguro de que debe eliminarse de forma permanente.