Los PDF rellenables son un tipo de documento que le permite cargar cualquier PDF en Playground y que los padres rellenen los formularios. Los PDF rellenables son una forma estupenda de recopilar información y formularios importantes de los tutores. En este artículo se explica cómo crear, editar y enviar PDF rellenables.
Editar un PDF rellenable existente
En el panel de administración, haga clic en la pestaña Documentación , situada en la parte izquierda.
Seleccione la pestaña «PDF rellenables » en la parte superior de la pantalla y busque el PDF rellenable que desea editar. En el extremo derecho, haga clic en los tres puntos y, a continuación, haga clic en «Editar».
Se le redirigirá a la página del editor de PDF rellenables. Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Continuar en todas las páginas para guardar los cambios.
Crear un nuevo PDF rellenable
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En el panel de control del administrador, vaya a la pestaña Documentación en la barra lateral izquierda y haga clic en la pestaña PDF rellenable. Verá todos los documentos que ha cargado hasta ahora.
Haga clic en el menú desplegable azul Crear y haga clic en Nuevo PDF rellenable en la esquina superior derecha de la página. En esta pantalla tendrá dos opciones:
Añadir nuevo PDF rellenable: cree un nuevo PDF rellenable desde cero
Usar una plantilla prediseñada (normalmente utilizada para documentos de licencias estatales).
Si selecciona Añadir nuevo PDF rellenable, se abrirá el buscador de su ordenador. Debe seleccionar un archivo para cargar en formato PDF. Seleccione el documento que desea cargar y, a continuación, haga clic en el botón azul Abrir situado en la parte inferior derecha.
Asigne un nombre a su documento y seleccione Continuar. Se le redirigirá a una pantalla en la que podrá ver su documento y añadir campos. A continuación, encontrará instrucciones detalladas sobre cómo configurar su PDF rellenable.
Acceder a los PDF rellenables estatales
Playground tiene documentos estatales ya precargados en el sistema. A continuación le indicamos cómo puede acceder a ellos:
💡 Al cambiar su estado en la pantalla PDF rellenable, se cambiará el estado asociado a su centro en Playground.
En la pestaña «Documentación» , haga clic en «Documentación del estudiante» para ver la documentación del estudiante, o en «Documentación del personal» para ver la documentación del personal.
Haga clic en el botón azul Crear y seleccione PDF rellenables.
La pantalla debería rellenarse automáticamente con los documentos correctos para su estado. Si desea verificar los documentos que se muestran actualmente, haga clic en Cambiar estado para ver cuáles aparecen en la lista.
Una vez que haga clic en un formulario, podrá ajustar su configuración si es necesario. Para obtener más información sobre la configuración de los PDF rellenables, haga clic aquí.
Los formularios estatales vienen prellenados con campos rellenables. Sin embargo, podrá editar todos los campos y añadir campos adicionales si es necesario.
Añadir y editar campos a un PDF rellenable
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En la parte izquierda de la página de edición del PDF rellenable, verá una vista previa de las páginas de su documento; si su documento tiene varias páginas, puede hacer clic en estas vistas previas para alternar entre ellas.
Añadir campos
Verá el editor Añadir campos en la parte derecha de la página. Los campos que puede añadir a su documento son:
Firma | Utilice este campo para recopilar una firma electrónica. |
Iniciales | Utilice este campo para recopilar iniciales. |
Fecha | Utilice este campo para recopilar una fecha específica, como la fecha de nacimiento. |
Texto | Utilice este campo para recopilar texto de quienes envían el documento. |
Casilla | Utilice este campo para ofrecer la opción de marcar una casilla. |
Menú desplegable | Utilice este campo para ofrecer a las familias una lista de opciones preestablecidas entre las que elegir, añadiendo varios elementos a la lista. |
Teléfono | Utilice este campo para recopilar un número de teléfono. |
Etiqueta | Utilice este campo para añadir una etiqueta al documento que será la misma para todos los alumnos, como el nombre de su centro en un formulario de licencia. |
Haga clic en una de estas opciones de campo para añadirla a su documento. Utilice el ratón para hacer clic y arrastrar el campo al lugar adecuado del documento; haga clic y arrastre el punto blanco de la esquina inferior derecha para cambiar el tamaño del campo.
También puede colocar el cursor donde desee introducir un campo y pulsar la letra situada junto al tipo de campo que desea añadir. Por ejemplo, si desea añadir un campo de firma, pulse la tecla «S» del teclado.
Editar campos
Cuando se selecciona un campo, se resalta en verde y la configuración del campo aparece en la parte derecha de la pantalla. A continuación se describen las opciones de configuración. Dependiendo del tipo de campo seleccionado, aparecerán diferentes configuraciones.
Etiqueta del campo | Añada una etiqueta al campo. La etiqueta se utilizará como encabezado de la columna de respuestas cuando descargue el archivo CSV con las respuestas al formulario. |
Obligatorio | Active esta configuración para que el campo sea obligatorio. Los tutores no podrán enviar los formularios a menos que se hayan completado todos los campos obligatorios. |
Solo personal | Active esta configuración si el campo debe ser completado por un miembro del personal.
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Eliminar | Seleccione el icono de la papelera si necesita eliminar el campo. |
Duplicar | Este botón duplicará el campo. Una vez duplicado, arrastre el campo al lugar correcto del formulario. |
Bloquear a la fecha de firma | Esta configuración se aplica a los campos de fecha. Actívela para rellenar automáticamente el campo con la fecha en la que se firma el documento. |
Firma manuscrita | Esta configuración se aplica a los campos de firma. Actívela para exigir que la persona que rellena el formulario escriba su firma. |
Añadir nuevo elemento | Esta configuración se aplica a los campos desplegables. Aquí puede añadir selecciones desplegables.
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Conectar un campo del formulario | Esta configuración conecta un campo con los datos existentes en el perfil de un estudiante o tutor. Esto rellenará automáticamente la información del perfil del estudiante o tutor. Consulte la sección siguiente para obtener instrucciones detalladas sobre cómo configurarlo. |
Eliminar campos fuera de la página | Esta configuración elimina cualquier campo que se encuentre fuera del área visible de la página del PDF rellenable. |
Conectar un campo de formulario
Haga clic en Conectar un campo de formulario en la sección Configuración, en la parte derecha. Haga clic en el menú desplegable debajo de «Seleccionar de dónde proviene la información» y, a continuación , seleccione dónde desea conectar la información. Puede elegir entre:
Estudiante | La información se conectará desde el perfil del estudiante. |
Tutor | La información se conectará desde el perfil del tutor. |
Formularios | La información se conectará con un formulario existente, como un formulario de inscripción. |
En el menú desplegable «Conectar un campo de formulario », seleccione la información específica que desea rellenar automáticamente. Haga clic en el botón azul «Conectar campo ».
El campo ahora tiene un icono de enlace que indica que es un campo de formulario conectado. Cuando los padres completen esta información, los campos conectados se rellenarán automáticamente con la información vinculada.
Configuración de PDF rellenable
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En la parte superior de la pantalla, seleccione Configuración.
Asigne un nombre al formulario.
Aquí puede añadir el nombre y la descripción del formulario. Esto será visible para los tutores que rellenen el formulario.
Ajusta la configuración de los tutores y profesores.
Hay dos niveles de acceso y permiso entre los que elegir:
Visible | Puede ver y completar el PDF rellenable |
No visible | No puede ver ni completar el PDF rellenable |
Otros ajustes
Fecha de vencimiento | Añada una fecha de caducidad para saber cuándo caducará el formulario y cuándo deberá completarse de nuevo. |
Requiere revisión por parte del administrador | Active esta configuración si desea que los administradores revisen las respuestas después de que se envíen. Cuando esté habilitada, los administradores podrán aceptar o rechazar cada envío. Los envíos rechazados deben incluir el motivo del rechazo. |
Limitar a 1 respuesta | Active esta configuración si el formulario solo debe enviarse una vez por estudiante. |
Permitir la edición de respuestas | Active esta configuración si desea que las respuestas se puedan modificar después de enviar el formulario. |
Recibir notificaciones por correo electrónico para cada nuevo envío | Seleccione «Editar» y escriba la dirección de correo electrónico a la que desea que se le envíe la notificación cuando se envíe el PDF rellenable. |
Opcional | Active esta configuración si el PDF rellenable es opcional. |
Seleccione el botón azul Guardar cambios antes de salir de esta pantalla.
Vista previa de un PDF rellenable
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Seleccione Vista previa en la parte superior de la pantalla Editar PDF rellenable para ver lo que verá un tutor al rellenar este formulario. La única diferencia entre la vista previa y la experiencia del tutor es que usted, como administrador, puede omitir los campos obligatorios, mientras que los tutores no pueden hacerlo.
Los campos rojos indican un campo obligatorio y los campos blancos indican un campo opcional. La parte superior de esta pantalla indicará a los padres cuántos campos obligatorios quedan por rellenar. Los padres no pueden continuar a la página siguiente hasta que se hayan rellenado todos los campos obligatorios.
Guardar un PDF rellenable
Si está satisfecho con los campos/ajustes y no necesita enviar el PDF rellenable a los tutores ahora, haga clic en el botón azul Guardar y salir situado en la parte superior izquierda de la pantalla.
Compartir un PDF rellenable con los tutores en la pestaña Documentación del estudiante
¿Prefiere un poco de ayuda dentro de la aplicación? Solo tiene que hacer clic en el botón Guía paso a paso en la parte superior de la pestaña Documentación -> Documentación del estudiante -> PDF rellenables para empezar. Puede obtener más información sobre las guías paso a paso aquí.
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Haga clic en el botón azul Compartir situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Los PDF rellenables pueden ser rellenados por todos, es decir, por todos los tutores de su panel de control, o por un grupo seleccionado de tutores en función de categorías específicas.
Al elegir quién puede completar el formulario, verá un menú desplegable con las siguientes opciones:
Todos
Aulas
Listados
Estudiantes
Programas
💡 Si desea seleccionar a los tutores de un listado como destinatarios del documento, deberá añadir este documento a la sección Documentos obligatorios del propio listado. No puede incluir a tutores individuales como destinatarios del documento; deben estar incluidos en una de las categorías.
Si desea enviar un recordatorio por correo electrónico a los tutores, seleccione la casilla de verificación que dice Notificar al tutor por correo electrónico. En esta pantalla, tendrá la opción de escribir un mensaje.
💡 Si recuerda la configuración de Crear PDF rellenable anterior , puede ajustar los permisos compartidos de los tutores para que sean visibles o no visibles. A continuación se ofrece una descripción general de cómo funcionan conjuntamente la visibilidad y la configuración compartida.
Compartir un PDF rellenable con alumnos individuales
Es posible que se encuentre con una situación en la que necesite enviar un PDF rellenable a alumnos específicos que no están agrupados en una clase o programa. Con la herramienta para compartir, puede seleccionar alumnos individuales directamente. Los pasos siguientes le guiarán a través del proceso.
En la pestaña PDF rellenable, puede editar cualquier formulario haciendo clic en los tres puntos situados a la derecha.
Haga clic en el botón azul Compartir y, en la esquina superior derecha
Cuando se abra la ventana para compartir, busque la sección Estudiantes en el menú desplegable.
Puede escribir el nombre de un estudiante en la barra de búsqueda o desplazarse hacia abajo hasta la sección Estudiantes en la lista.
Haga clic en cada estudiante que desee incluir. Puede elegir uno o varios estudiantes.
Cuando haya terminado de seleccionar, haga clic en Compartir para enviar el PDF rellenable.
Compartir PDF rellenable desde el perfil del estudiante
Además de compartir documentos desde la pestaña Documentos del estudiante, también es posible compartir documentos directamente desde el perfil individual de un estudiante. Esto resulta útil si ya está trabajando en el perfil de un estudiante o solo necesita compartir documentos con un estudiante.
Vaya al perfil del estudiante.
Vaya a la pestaña Documentación.
Haga clic en el botón Compartir documentos en la esquina superior derecha.
En la ventana emergente, abra el menú desplegable Documentación.
Seleccione el PDF rellenable que desea compartir. Solo aparecerán los documentos que aún no se hayan compartido con ese estudiante.
Haga clic en «Compartir» para que los tutores puedan ver el documento. Para informarles de que se ha compartido, marque la casilla «Notificar a los tutores por correo electrónico » antes de hacer clic en «Compartir».
Revisar los PDF enviados
Si la configuración «Requiere revisión por parte del administrador» está activada para un PDF rellenable, los administradores tendrán la opción de aprobar o rechazar los envíos.
Vaya a la pestaña Documentación del estudiante o abra el perfil del estudiante y vaya a la pestaña Documentación.
Localice el documento que necesita revisión.
En la columna Revisar, haga clic en el menú desplegable Revisar.
Seleccione Aprobar o Rechazar.
Si rechaza el envío:
Introduzca un motivo en el campo «Motivo del rechazo ».
La casilla Notificar a los tutores por correo electrónico estará seleccionada de forma predeterminada. Si no se debe notificar a las familias, desmarque la casilla antes de enviar.
Haga clic en Rechazar solicitud.
Una vez completada la revisión, la columna «Revisión» se actualizará automáticamente:
Los envíos aprobados aparecerán como «Aprobado» en color verde.
Las solicitudes rechazadas aparecerán como «Rechazadas» en rojo. Al pasar el cursor por encima del estado, se mostrará el motivo del rechazo.
Enviar recordatorios en PDF rellenables
Si un tutor no ha completado un PDF rellenable, puede reenviarle el enlace.
En la pestaña PDF rellenable de su panel de administración, seleccione el PDF rellenable específico para el que desea enviar recordatorios.
Seleccione las casillas de verificación junto a los nombres de los alumnos a los que desea enviar recordatorios.
Haga clic en Enviar recordatorio en la parte superior de la tabla. Los tutores recibirán un recordatorio por correo electrónico para el PDF rellenable.
Rellenar un PDF rellenable en nombre de un tutor
Puede completar un PDF rellenable en nombre de un tutor. Esto puede ser útil si un tutor no tiene acceso a Internet o no puede completar el documento por cualquier otro motivo.
En la pestaña Documentación del estudiante , vaya a PDF rellenables y seleccione el PDF rellenable que necesita completar.
A la derecha del nombre del estudiante, seleccione «Añadir envío».
Rellene el documento en nombre del tutor.
Descargar PDF completados
Las copias de sus PDF rellenables siempre se almacenarán electrónicamente en Playground. Sin embargo, si necesita descargar estos documentos en su ordenador, siga los pasos que se indican a continuación:
Haga clic en la pestaña Documentación del estudiante, del personal o del proveedor y seleccione PDF rellenables.
Seleccione el documento que desea descargar.
Si solo desea descargar un envío, haga clic en los tres puntos situados junto al archivo de un estudiante específico y seleccione «Descargar».
Para descargar varios archivos a la vez, seleccione las casillas de verificación junto a cada envío que desee descargar y haga clic en el botón «Descargar ».
Regenerar un PDF rellenable
El botón Regenerar actualiza el PDF de un estudiante para reflejar cualquier cambio reciente realizado en el formulario, como ediciones en la ubicación y los tipos de campos. También se puede utilizar para corregir errores en el PDF.
Incluso si el PDF del estudiante ya se ha enviado, la regeneración no borra ni cambia ninguno de sus datos. Genera una nueva versión del PDF que conserva las respuestas originales del estudiante, pero aplica la última versión del diseño del formulario.
Para regenerar un formulario para un estudiante específico:
Vaya a la pestaña Documentación.
Seleccione el documento, marque el nombre del estudiante
Haga clic en el botón «Regenerar» en la esquina superior derecha.
Esto garantiza que se aplique la versión más precisa del formulario a la presentación del estudiante, sin que la familia tenga que realizar ningún paso adicional.