Los formularios son un conjunto de preguntas que deben completar los tutores. Los formularios son una excelente manera de recopilar información de los tutores. Las respuestas a los formularios también se pueden descargar como un archivo CSV fácil de leer.

💡 Todos los formularios, incluidos los creados a través de una lista de inscripción, se pueden encontrar en la pestaña Formulario , en la parte superior de la pantalla Documentación.

Editar un formulario existente

En el panel de administración, haga clic en la pestaña Documentación , situada en la parte izquierda.
Seleccione la pestaña Formulario en la parte superior de la pantalla y busque el formulario que desea editar. En el extremo derecho, haga clic en los tres puntos y, a continuación, haga clic en Editar.
Se le redirigirá a la página del editor de formularios. Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Continuar en todas las páginas para guardar los cambios.

Crear un nuevo formulario

En el panel de administración, vaya a la pestaña Documentación en la barra lateral izquierda y haga clic en la pestaña Formularios. Verá todos los formularios que ha creado hasta ahora.
Haga clic en el botón azul Crear en la esquina superior derecha de la pantalla y, a continuación, haga clic en Formulario.
Introduzca un nombre para el formulario y seleccione los destinatarios que deben rellenarlo.
1. [OPCIONAL] Puede añadir una fecha de caducidad para saber cuándo hay que renovarlo.
2. [OPCIONAL] Puede añadir un interruptor para marcar las respuestas como revisadas después de enviarlas.
3. [OPCIONAL] También puede marcar con una insignia «Opcional» para los padres y no cuenta para la completitud del papeleo.
Haga clic en Guardar para crear su formulario.

Una vez completado, se le redirigirá a la página del editor de formularios, donde podrá añadir nuevos campos, ajustar la configuración y compartir el formulario con los tutores.

Añadir y editar campos a un formulario

Añadir campos

Añada un nuevo campo seleccionando el botón gris que dice + Añadir campo.

Hay varios tipos de respuesta diferentes. Expanda los menús desplegables a continuación para obtener más información sobre cada tipo de respuesta y ver ejemplos.

Texto breve

El texto breve proporciona un pequeño cuadro de texto para que los padres introduzcan una respuesta.

Así es como se verá una pregunta de texto breve al añadir el campo:

Así es como se verá una pregunta de texto breve cuando un tutor complete el formulario:

Texto largo

El texto largo proporciona un cuadro de texto grande para que los padres introduzcan una respuesta.

Así es como se verá una pregunta de texto largo al añadir el campo:

Así es como se verá una pregunta de texto largo cuando un tutor complete el formulario:

Tipos de respuestas predefinidas

Número de teléfono

Así es como se verá un tipo de respuesta de número de teléfono al añadir el campo:

Así es como se verá el tipo de respuesta de número de teléfono cuando un tutor complete el formulario:

Correo electrónico

Así es como se verá el tipo de respuesta de correo electrónico al añadir el campo:

Así es como se verá un tipo de respuesta por correo electrónico cuando un tutor complete el formulario:

Fecha

Al utilizar un campo de fecha, los tutores podrán escribir una fecha o seleccionarla en un calendario emergente.

Así es como se verá un tipo de respuesta de fecha al añadir el campo:

Así es como se verá el tipo de respuesta de fecha cuando un tutor complete el formulario:

Menús desplegables

Los menús desplegables proporcionan una lista desplazable de respuestas entre las que los padres pueden seleccionar una.

Así es como se verá un menú desplegable al añadir el campo:

Puede añadir una opción «otro» haciendo clic en el texto azul «Añadir otro» o pulsando la tecla Intro en el teclado de Windows o la tecla Retorno en un Mac.

Así es como se verá una pregunta desplegable cuando un tutor complete el formulario:

Opción única

La opción única proporciona una lista de respuestas entre las que los padres pueden seleccionar una.

Así es como se verá una pregunta de opción única al añadir el campo:

Puede añadir una opción «otro» haciendo clic en el texto azul «Añadir otro».

Así es como se verá una pregunta de opción única cuando un tutor complete el formulario:

Opción múltiple

La opción de respuesta múltiple proporciona una lista de respuestas en la que los padres pueden seleccionar varias opciones.

Así es como se verá una pregunta de opción múltiple al añadir el campo:

Puede añadir una opción «otro» haciendo clic en el texto azul «Añadir otro».

Así es como se verá una pregunta de opción múltiple cuando un tutor complete el formulario:

Encabezado de sección

Los encabezados de sección se pueden utilizar para organizar un formulario con diferentes secciones.

Así es como se verá el encabezado de sección al añadir el campo:

Así es como se verá el encabezado de sección cuando un tutor complete el formulario:

Firma

La firma crea un botón que dice «Haga clic aquí para firmar». Se le pedirá al tutor que escriba su firma.

Así es como se verá la firma al añadir el campo. Puede personalizar el texto que aparece encima del campo de la firma.

Así es como se verá el campo de firma cuando el tutor complete el formulario.

Cuando el tutor haga clic en «Haga clic aquí para firmar», se le pedirá que escriba su firma.

Plantillas

Se pueden utilizar plantillas predefinidas para crear un conjunto de preguntas. Hay dos plantillas disponibles:

Plantilla de contacto de emergencia

De forma predeterminada, las plantillas de contacto de emergencia requieren el nombre completo del contacto, la autorización para recoger al estudiante, la relación con este y el número de teléfono móvil. También puede optar por solicitar el teléfono y la dirección del trabajo del contacto.

💡 Puede sustituir el texto «emergencia» por cualquier otro texto que desee que aparezca en su lugar.

Así es como se verá una plantilla de emergencia al añadir el campo:

Así es como se verá la plantilla de emergencia cuando el tutor complete el formulario:

Plantilla para tutores

Por defecto, las plantillas para tutores requieren el nombre completo del tutor, su relación con el estudiante, su correo electrónico y su número de teléfono móvil. También puede optar por solicitar el número de teléfono y la dirección del trabajo del tutor.

💡 Puede sustituir el texto «tutor» por «padre» o cualquier otro texto que desee que aparezca en lugar de «tutor».

También puede conectar un campo personalizado. Los campos personalizados se sincronizarán con el perfil del tutor y se mostrarán en su perfil. Si ya tiene campos personalizados añadidos a los perfiles de los tutores, puede seleccionarlos aquí. De lo contrario, puede añadir un nuevo campo personalizado haciendo clic en «conectar un campo personalizado» y , a continuación, en «crear un nuevo campo personalizado». Vea un ejemplo a continuación:

Campo personalizado del estudiante

Si tiene campos personalizados para estudiantes configurados, puede incluirlos como un tipo de pregunta en su formulario.

En este ejemplo, tenemos un campo personalizado para alergias.

Así es como se verá un campo personalizado del estudiante al añadirlo.

Así es como se verá un campo de firma cuando un tutor complete el formulario.

💡 Para ver cómo se mostrarán las preguntas a los tutores, haz clic en la pestaña Vista previa en la parte superior de la pantalla.

Editar campos

Las preguntas se pueden duplicar o eliminar utilizando los dos iconos de la esquina inferior derecha de la pregunta. Cada pregunta se puede configurar como obligatoria o no obligatoria.

Los campos se pueden reordenar haciendo clic y arrastrando los puntos grises situados a la izquierda de la pregunta.

Hacer una pregunta condicional

Una pregunta condicional solo aparece si el tutor selecciona una respuesta específica a una pregunta anterior.

🚨 Solo se pueden utilizar preguntas de opción única para establecer la visibilidad de una pregunta.

Para hacer una pregunta condicional, haga clic en el icono de flecha dividida en la parte inferior derecha de la nueva pregunta. Al pasar el cursor por encima de este icono, aparecerá «añadir lógica de visibilidad».
Al seleccionar la lógica de visibilidad, aparecerán tres preguntas adicionales.
Pregunta visible si: Seleccione en el menú desplegable la pregunta que debe responderse para que aparezca esta pregunta.
Condición: puede utilizar las siguientes condiciones para controlar la visibilidad de la pregunta
- Igual a: La pregunta condicional solo aparecerá si la respuesta del usuario coincide exactamente con el valor especificado.
- No es igual a: La pregunta condicional aparecerá si la respuesta del usuario no coincide con el valor especificado.
- Está vacío: La pregunta condicional aparecerá si el usuario deja la respuesta en blanco.
- No está vacío: La pregunta condicional aparecerá si el usuario proporciona alguna respuesta.
Es igual a: En este menú desplegable aparecerá una lista con las respuestas a la pregunta condicional. Seleccione una opción de esta lista para que sea el «valor especificado».
- En el ejemplo de la captura de pantalla anterior, si selecciona «Sí», la pregunta solo aparecerá si el tutor responde «Sí» a la pregunta sobre alergias.
Obtenga una vista previa de su formulario para confirmar que la pregunta condicional funciona como esperaba.

Configuración del formulario

En la parte superior de la pantalla, seleccione Configuración. Consulte la tabla siguiente para obtener una descripción general de todos los ajustes que puede editar desde esta pantalla.

Formulario opcional	Active esta opción si el formulario debe marcarse como opcional para las familias y no contabilizarse como parte de la documentación requerida.
Nombre del formulario	Aquí puede añadir el nombre del formulario. Este será visible para los tutores que rellenen el formulario.
Fecha de vencimiento	Añada una fecha de caducidad para saber cuándo hay que renovar el formulario.
Requiere revisión por parte del administrador	Active esta configuración si desea que los administradores revisen las respuestas después de que se envíen. Cuando esté habilitada, los administradores podrán aceptar o rechazar cada envío. Los envíos rechazados deben incluir el motivo.
Limitar a 1 respuesta	Active esta configuración si el tutor solo debe poder enviar este formulario una vez por estudiante.
Permitir la edición de respuestas	Active esta configuración si desea que el tutor pueda cambiar sus respuestas después de enviar el formulario.
Hacer que los campos sean obligatorios por defecto	Active esta opción si desea que todos los campos nuevos sean obligatorios por defecto.
Recibir notificaciones por correo electrónico por cada nuevo envío	Si desea que un miembro del personal reciba un correo electrónico cuando se envíe un formulario, añada su correo electrónico aquí haciendo clic en «Editar».
Ocultar	Active esta opción para ocultar el formulario a las familias y al personal.

Seleccione el botón azul Guardar cambios antes de salir de esta pantalla.

Compartir un formulario con los tutores en la pestaña Documentación del estudiante

Haga clic en el botón azul «Compartir» situado en la esquina superior derecha de la pantalla.

Los formularios pueden ser rellenados por «Todos», es decir, todos los tutores de su panel de control, o por un grupo seleccionado de tutores en función de categorías específicas.

Al elegir quién puede completar el formulario, verá un menú desplegable con las siguientes opciones:

Todos
Aulas
Listados
Estudiantes
Programas

Si desea enviar un recordatorio por correo electrónico a los tutores, seleccione la casilla de verificación que dice Notificar al tutor por correo electrónico. En esta pantalla, tendrá la opción de escribir un mensaje.

Compartir un formulario con alumnos individuales

Es posible que se encuentre con una situación en la que necesite enviar un formulario a alumnos específicos que no están agrupados en una clase o programa. Con la herramienta para compartir, puede seleccionar alumnos individuales directamente. Los pasos que se indican a continuación le guiarán a través del proceso.

En la pestaña Formularios, puede editar cualquier formulario haciendo clic en los tres puntos situados a la derecha.
Haga clic en el botón azul Compartir situado en la esquina superior derecha.
Cuando se abra la ventana para compartir, busque la sección Alumnos en el menú desplegable.
Puede escribir el nombre de un estudiante en la barra de búsqueda o desplazarse hacia abajo hasta la sección Estudiantes en la lista.
Haga clic en cada estudiante que desee incluir. Puede elegir uno o varios estudiantes.
Cuando haya terminado de seleccionar, haga clic en Compartir para enviar el formulario.

Compartir formularios desde el perfil del estudiante

Además de compartir documentos desde la pestaña Documentos del estudiante, también es posible compartir documentos directamente desde el perfil individual de un estudiante. Esto resulta útil si ya está trabajando en el perfil de un estudiante o si solo necesita compartir los documentos con un estudiante.

Vaya al perfil del estudiante.
Vaya a la pestaña Documentación.
Haga clic en el botón Compartir documentos en la esquina superior derecha.
En la ventana emergente, abra el menú desplegable Documentación.
Seleccione el formulario que desea compartir. Solo aparecerán los documentos que aún no se hayan compartido con ese estudiante.
Haga clic en Compartir para que los tutores puedan ver el documento. Para informarles de que se ha compartido, marque la casilla Notificar a los tutores por correo electrónico antes de hacer clic en Compartir.

Revisar los formularios enviados

Si la configuración «Requiere revisión por parte del administrador» está activada para un formulario, los administradores tendrán la opción de aprobar o rechazar los envíos.

Vaya a la pestaña Documentación del estudiante o abra el perfil del estudiante y vaya a la pestaña Documentación.
Localice el documento que necesita revisión.
En la columna Revisar, haga clic en el menú desplegable Revisar.
Seleccione Aprobar o Rechazar.
Si rechaza el envío:
- Introduzca un motivo en el campo «Motivo del rechazo ».
- La casilla Notificar a los tutores por correo electrónico estará seleccionada de forma predeterminada. Si no se debe notificar a las familias, desmarque la casilla antes de enviar.
- Haga clic en Rechazar solicitud
Una vez completada la revisión, la columna «Revisión» se actualizará automáticamente:
- Los envíos aprobados aparecerán como «Aprobado» en color verde.
- Las solicitudes rechazadas aparecerán como «Rechazadas» en rojo. Al pasar el cursor por encima del estado, se mostrará el motivo del rechazo.

Enviar recordatorios de formularios

En la pestaña Formulario del panel de administración, seleccione el formulario específico para el que desea enviar recordatorios.
Seleccione las casillas de verificación junto a los nombres de los alumnos a los que desea enviar recordatorios.
Haga clic en Enviar recordatorio en la parte superior de la tabla. Los tutores recibirán un recordatorio por correo electrónico para el formulario.

Ver, imprimir y descargar respuestas a formularios

Imprimir respuestas individuales al formulario

En la pestaña Documentación , busque el formulario que desea ver.
Haga clic en el formulario para ver una descripción general de todos los estudiantes a los que se les ha asignado este documento.
Haga clic en los tres puntos junto al nombre del estudiante y, a continuación, haga clic en «Ver».
El documento se abrirá en su pantalla. Desde aquí puede verlo e imprimirlo.

Descargar las respuestas del formulario como archivos CSV

Vaya a Formularios desde su panel de control de Documentación .
Haga clic en el formulario del que desea descargar las respuestas.
Haga clic en el botón Acciones en la esquina superior derecha de la pantalla. Haga clic en Descargar respuestas.

💡 Las respuestas del formulario se descargarán como un archivo ZIP. Haga doble clic en el archivo ZIP para abrir la carpeta, que contiene un archivo CSV con todas las respuestas del formulario. También verá una carpeta que contiene archivos CSV con las respuestas de cada estudiante.

Ocultar formularios inactivos/antiguos

Es muy probable que, año tras año, su documentación actual necesite una actualización, y querrá asegurarse de que la información antigua y desactualizada no se muestre a los tutores y/o al personal. Al ocultar un archivo, este dejará de ser visible para los tutores y/o el personal, pero seguirá teniendo las respuestas anteriores archivadas en los filtros de la pestaña Documentación para archivos ocultos.

Ocultar formularios

Haga clic en la pestaña Documentación en el panel de navegación lateral del panel de control de administración.
Haga clic en Documentación del estudiante o Documentación del personal, dependiendo del archivo que desee ocultar.
Haga clic en la pestaña Formularios.
Haga clic en los tres puntos (...).
Haga clic en Ocultar.

Ver formularios ocultos

Haga clic en la pestaña Documentación en el panel de navegación lateral del panel de control de administración
Haga clic en Documentación del estudiante o Documentación del personal, según el tipo de archivo y con quién se haya compartido.
Haga clic en la pestaña Formularios.
Haga clic en «Filtro».
Haga clic en el menú desplegable denominado Visibilidad
Haga clic en «Oculto» y selecciónelo.
Haga clic en Hecho junto a los filtros para confirmar.

Crear y gestionar formularios