Con la función Documentación de Playground, puedes crear, solicitar, recopilar y gestionar formularios, documentos y solicitudes de archivos, todo en un solo lugar. Esta guía ofrece una descripción general de lo que puedes hacer con esta función.
Descripción general del papeleo
Puede acceder a Documentación navegando hasta su Panel de administración y haciendo clic en la pestaña Documentación situada en la parte izquierda de la pantalla. Haga clic en Documentación del alumno para ver una descripción general de toda la documentación del alumno.
De un vistazo, podrá ver los nombres de los estudiantes, las aulas y el número de documentos asignados/completados. Si el estudiante ha completado todos los documentos que se le han asignado, verá un cuadro de texto verde con la palabra «Sí».
Haga clic en un estudiante específico para ver el papeleo asignado al estudiante y el estado del archivo (Enviado, En curso o No iniciado).
En la parte superior de la pantalla Documentación, puede hacer clic en Formularios, PDF rellenables, Solicitudes de archivos o Recursos para ver los documentos y los envíos de los alumnos.
💡 Los documentos solo pueden ser creados por los administradores en el Panel de control del administrador. Los tutores pueden rellenar los documentos en la aplicación para padres, en un navegador web o mediante un enlace enviado por correo electrónico. Es mejor completar los documentos en un ordenador.
Crear y compartir documentos
Haga clic en los enlaces siguientes para obtener más información sobre cómo crear los cuatro tipos diferentes de papeleo.
Los formularios son un conjunto de preguntas que deben completar los tutores.
Los PDF rellenables son documentos que deben completar los tutores en Playground.
Las solicitudes de archivos son documentos que deben cargar los tutores en Playground (por ejemplo, formularios de salud completados por un médico).
Los recursos son documentos que los tutores pueden ver, pero que no es necesario rellenar (por ejemplo, el manual escolar).
Ocultar documentos
Ocultar la documentación puede ayudarle a mantener su cuenta organizada al reducir el número de archivos visibles. Es una buena idea ocultar los documentos que no se necesitan actualmente, pero que siguen siendo importantes para sus registros.
🚨 Si oculta la documentación en su panel de administración, también desaparecerá para cualquier estudiante con el que se haya compartido.
¿Qué tipos de archivos se pueden ocultar?
Actualmente, se pueden ocultar los PDF rellenables, los formularios y las solicitudes de archivos . Los recursos no se pueden ocultar.
Ocultar archivos
Ve a la pestaña Documentación y busca los PDF rellenables, formularios y solicitudes de archivos que quieras ocultar. Haz clic en los tres puntos a la derecha del nombre del archivo y haz clic en Ocultar.
Ver archivos ocultos
Puede ver los archivos que tiene ocultos actualmente haciendo clic en el botón «Filtros» y seleccionando Documentos ocultos.
Ver, imprimir y descargar documentos completados
Hay dos opciones para ver, imprimir y descargar documentos.
Envíos individuales: los formularios , los PDF rellenables y las solicitudes de archivos se pueden ver, imprimir y descargar desde la pestaña «Estudiantes» o haciendo clic en un documento específico de la pestaña «Documentación ».
Archivos CSV: Las respuestas a los formularios y PDF rellenables se pueden descargar como archivos CSV.
Archivos PDF: Todos los PDF rellenables completados se pueden descargar en una carpeta ZIP.
Envíos individuales
Se puede acceder a los documentos desde la pestaña «Estudiantes» o haciendo clic en un documento específico desde la pestaña «Documentación».
Ver, imprimir y descargar envíos de documentos desde la pestaña «Estudiantes»
Vaya a «Mi escuela» y , a continuación, a «Estudiantes». Haga clic en el estudiante cuyos documentos desea ver.
Haga clic en «Documentación» en la barra superior.
Busque el documento que desea ver y haga clic en «Ver».
El documento se abrirá en su pantalla. Desde aquí puede verlo, descargarlo e imprimirlo.
💡 Solo podrá ver los PDF/formularios rellenables que estén completos. Si el PDF o formulario rellenable está incompleto, el botón «Ver» no aparecerá.
Ver, imprimir y descargar envíos de formularios desde la pestaña «Documentación»
En la pestaña «Documentación» , busque el formulario que desea ver.
Haga clic en el formulario para ver una descripción general de todos los estudiantes asignados al documento.
Haz clic en los tres puntos junto al nombre del estudiante y, a continuación, haz clic en «Ver».
El documento se abrirá en su pantalla. Desde aquí puede verlo, descargarlo e imprimirlo.
Todos los envíos
Descargar las respuestas del formulario como archivos CSV
Vaya a Formularios desde su panel de control de Papeleo .
Haga clic en el formulario del que desea descargar las respuestas.
Haga clic en el botón Acciones en la esquina superior derecha de la pantalla. Haga clic en Descargar respuestas.
💡 Las respuestas del formulario se descargarán como un archivo ZIP. Haga doble clic en el archivo ZIP para abrir la carpeta, que contendrá un archivo CSV con todas las respuestas del formulario. También verá una carpeta que contiene archivos CSV con las respuestas de cada estudiante.
Descargar respuestas en PDF rellenables como archivos CSV o PDF
Vaya a PDF rellenables desde su panel de control de Paperwork .
Haga clic en el PDF rellenable cuyas respuestas desea descargar.
Haga clic en el botón Acciones en la esquina superior derecha de la pantalla. Haga clic en Descargar respuestas.
Seleccione si desea descargar las respuestas como PDF o CSV.
Si selecciona PDF, se descargará un archivo ZIP. El archivo ZIP contendrá una copia en PDF del documento para cada estudiante.
🚨 Si los campos del PDF rellenable no tienen etiquetas, los encabezados del archivo CSV serán una cadena de números y letras aleatorios. Puede editar su PDF rellenable para incluir etiquetas para cada campo.
Fechas de vencimiento de la documentación
Se pueden añadir fechas de caducidad a los formularios, documentos y solicitudes de archivos. Hay dos tipos de fechas de caducidad que puede establecer en los documentos:
Caducidad tras un determinado número de meses después de la presentación
Caducidad en una fecha específica
Añadir una fecha de caducidad a formularios o PDF rellenables
En la pestaña Documentación , vaya a PDF rellenables o Formularios.
Haga clic en los tres puntos situados junto al formulario o PDF rellenable que desea editar y seleccione «Editar».
Vaya a la pestaña Configuración en la parte superior de la pantalla.
Active la configuración de fecha de vencimiento . Aparecerán dos opciones: «caduca tras un periodo de tiempo determinado tras el envío» y «caduca en una fecha específica».
Seleccione la fecha o el tiempo después del envío en que el documento debe caducar y haga clic en Guardar cambios.
Añadir una fecha de caducidad para las solicitudes de archivos
En la pestaña Documentación , vaya a Solicitudes de archivos.
Haga clic en los tres puntos situados junto a la solicitud de archivo que desea editar y seleccione «Editar».
Active la configuración de fecha de caducidad . Aparecerán dos opciones: «caduca tras un determinado periodo de tiempo tras su envío» y «caduca en una fecha específica».
Seleccione la fecha o el tiempo después del envío en que el documento debe caducar y haga clic en Guardar.
Añadir una fecha de caducidad personalizada para alumnos individuales
Además de establecer una fecha de caducidad para un formulario o una solicitud de archivo en general, ahora puede asignar una fecha de caducidad personalizada para alumnos individuales. Esto resulta útil si la documentación de un alumno debe caducar antes o después que la de los demás.
En la pestaña Documentación, abra el documento que desea actualizar.
Busque al estudiante en la lista.
Haga clic en los tres puntos junto al nombre del estudiante y, a continuación, haga clic en Editar caducidad.
Elija una nueva fecha de caducidad solo para ese estudiante y haga clic en Guardar.
La nueva fecha se aplicará solo a la versión del documento de ese estudiante; todos los demás mantendrán la fecha de vencimiento original.
Ver documentos caducados
Cuando tenga documentos que incluyan una fecha de caducidad, puede ver los documentos caducados en la pestaña Documentos.
En la pestaña Documentación , vaya a la sección Descripción general.
En el extremo derecho de todos los encabezados que se muestran en la tabla, haga clic en el icono de engranaje para ajustar los encabezados de la tabla.
Aparecerá una lista de Columnas seleccionadas y Columnas no seleccionadas en la parte superior derecha de la pantalla. Asegúrese de que «Caducado» esté incluido como Columna seleccionada. Si no es así, búsquelo en la lista debajo de Columna no seleccionada y mueva el interruptor para que se muestre en verde.
Cierre la ventana «Ajustar encabezados de tabla» y verá que «Caducado» se ha añadido como columna a la tabla. Puede ver el recuento de documentos caducados en esta columna.
Notificaciones de documentos vencidos
Notificar a los tutores sobre los documentos vencidos es una forma eficaz de animarlos a completar los documentos necesarios. Las notificaciones de documentos vencidos se pueden enviar para PDF rellenables, solicitudes de archivos o formularios.
En la pestaña Documentación , vaya al PDF rellenable, la solicitud de archivo o los formularios para los que desea enviar una notificación.
Seleccione las casillas de verificación junto a los nombres de los estudiantes a los que desea enviar recordatorios.
Cuando haya seleccionado una casilla, haga clic en el botón Enviar recordatorio en la esquina superior derecha y se enviará un recordatorio por correo electrónico al tutor principal.