Las guarderías pueden recibir subvenciones de organismos estatales, federales y/o locales. La gestión de estos pagos requiere un conjunto de funciones contables diferente al de la gestión de facturas y pagos privados de las familias de los alumnos.
Playground simplifica el proceso de gestión de los pagos de organismos externos, lo que garantiza que los programas puedan contabilizar todas las fuentes de ingresos de su negocio.
Panel de control de subvenciones
En la pestaña Facturación, vaya a Subvenciones. En esta página se enumeran todas las agencias existentes, una lista completa de débitos y una lista completa de créditos de todas las fuentes de financiación.
Añadir agencia
En su panel de administración, haga clic en la pestaña Facturación y, a continuación, en la subpestaña Subvenciones.
Haga clic en Añadir agencia en la esquina superior derecha.
Añada el nombre de la agencia.
Si lo desea, añada el ID de la agencia y/o una descripción.
Haga clic en Guardar.
Nombre de la agencia | Fuente de financiación que proporciona pagos a su centro por el cuidado de niños. Normalmente, una organización gubernamental o sin ánimo de lucro. |
ID de la agencia | Identificador único proporcionado por la agencia (opcional). |
Descripción | Descripción de la agencia o de los fondos atribuidos a la agencia para su comodidad (opcional). |
Registrar depósitos
Su método para registrar las subvenciones dependerá de cómo cobre a las familias y haga un seguimiento de los pagos de las subvenciones. Consulte la sección que mejor se adapte a sus prácticas actuales de seguimiento de subvenciones.
💡 Consejo profesional n.º 1: cree unprogramallamado «Agencia de subvenciones» e inscriba en él a todos los alumnos que reciben la subvención. Esto le permitirá utilizar losfiltrosde la parte superior de la tabla«Distribución de alumnos», de modo que no tenga que revisar todos sus alumnos al registrar los depósitos.
💡 Consejo profesional n.º 2: la parte derecha de la pantalla «Registrar depósito » le ayudará a conciliar los totales de los depósitos con los totales individuales de todos los alumnos que recibieron la subvención en la tabla «Distribución ».
Cobroa las familias la matrícula completa y aplico un crédito por la subvención
💡 Siga estos pasos si cobra a las familias con subsidio la matrícula completa y luego aplica un crédito una vez que se recibe el pago del subsidio. Esto reduce el saldo de la familia sin cambiar sus cargos originales.
Vaya al panel de control de subsidios y haga clic en la agencia de subsidios.
En la esquina superior derecha, haga clic en «Add» (Añadir) y , en « » ( Depósito ), haga clic en la opción de depósito .
En la ventana, introduzca las fechas de inicio y fin del servicio.
Si lo desea, añada la fecha del depósito y/o el número de depósito.
Active la opción Este depósito ha sido recibido en la esquina izquierda e introduzca la fecha del depósito.
En la sección Distribución de la página, distribuya el importe total recibido por niño. Aquí es donde se asignan los fondos por alumno que los ha recibido. No introduzca nada en los valores esperados.
Haga clic en el botón «Siguiente: Revisar diferencia » en la esquina superior derecha para continuar.
Si todo es correcto, haga clic en «Finalizar y registrar» en la esquina superior derecha para guardar.
Introduzca «Confirmar » para verificar el cambio y finalizar. Haga clic en «Editar depósito».
Una vez guardado, el saldo del tutor disminuirá en la cantidad recibida.
Vista familiar de los depósitos
Los tutores principales verán una factura por el importe total de la matrícula en su extracto. Este cargo aparecerá en la pestaña Débito específica del estudiante y afectará al saldo actual del tutor.
Una vez introducidos los importes recibidos por la subvención, los tutores verán un crédito por el importe recibido. Esto se reflejará en el extracto del estudiante y en su pestaña Créditos específica, y afectará al saldo actual del tutor.
Para ver un vídeo con instrucciones paso a paso de este proceso, haga clic aquí
Cobro a las familias su copago y registro los pagos de la subvención por separado
🚨Los depósitos de subsidios ahora se registran de manera diferente en el sistema. En el pasado, los montos de subsidios esperados se combinaban con el monto recibido y se mostraban como un descuento. Ahora, cualquier monto esperado se registra como un débito (cargo), y cualquier monto recibido crea un crédito en el libro mayor de la familia.
Si decide renunciar al saldo restante, esa renuncia también se registra como un crédito. Todos los depósitos antiguos permanecerán exactamente como estaban, pero todo lo que se cree en adelante seguirá este nuevo sistema basado en créditos.
💡 Los pasos que se indican a continuación deben seguirse si se cobra a las familias beneficiarias de subsidios solo su parte privada del copago de la matrícula y se cobra y registra por separado el pago a la agencia de subsidios.
Cuando espere una subvención, vaya al panel de control de subvenciones y haga clic en la agencia de subvenciones.
En la esquina superior derecha, haga clic en Añadir.
En la ventana, introduzca las fechas de inicio y fin del servicio.
Si lo desea, añada la fecha y/o el número de depósito.
Active la opción Este depósito ha sido recibido en la esquina izquierda e introduzca la fecha del depósito.
Distribuya el importe total previsto y recibido por estudiante en la sección «Distribución» de la página.
Si aún no ha recibido los fondos, le recomendamos que espere a introducir el depósito hasta que haya recibido el pago. Si introduce solo el importe previsto, se creará un débito en la cuenta del estudiante.
Haga clic en el botón «Siguiente: Revisar» en la esquina superior derecha para continuar.
En este punto, los pasos son los mismos para todos los programas. Lo que suceda a continuación dependerá de si los pagos de subsidios son visibles para las familias o están ocultos en la configuración de su programa.
🚨 A partir de mediados de octubre, los nuevos programas tienen los pagos de subsidios ocultos para las familias de forma predeterminada. Esto significa que los tutores no verán ningún cargo o crédito relacionado con los subsidios en sus extractos. Si su programa se creó antes de esta actualización y desea ocultar los pagos de subsidios, póngase en contacto con el equipo de asistencia y le habilitaremos esta función internamente.
Los siguientes pasos serán diferentes dependiendo de la configuración y las preferencias de su programa:
Si su programa oculta los pagos de subsidios, las familias no verán los cargos o créditos de subsidios en su libro mayor.
Si su programa muestra los pagos de subsidios, las familias verán tanto el cargo previsto como el crédito recibido.
Utilice los botones de abajo para seguir los pasos que se ajustan a su configuración.
Si los pagos de subsidios están ocultos para las familias
Si los pagos de subsidios están ocultos para las familias
Siga estos pasos si su programa oculta los pagos de subsidios en los estados de cuenta de las familias. Las familias solo verán sus copagos o cargos de matrícula privada, los créditos y débitos de subsidios solo aparecerán en su vista de administrador.
En la página de revisión, si el importe previsto del estudiante no coincide con el importe recibido, el sistema indicará la discrepancia. Tiene 3 opciones:
Acción: Sin acción
Nose aplica ningúncargo ni crédito. El saldo permanece en la cuenta del estudiante, visible solo para el proveedor. Los padres no ven este saldo.
Acción: Renunciar
Elimporte restante se añade como crédito al cargo de la subvención. Los padres no ven esto en sus extractos.
Acción: Cobrar
Eldébito de lasubvención se pone a cero con un crédito y se crea un nuevo cargo por el mismo importe. Los padres solo ven el nuevo cargo.
Introduzca Confirmar para verificar el cambio y finalizar. Haga clic en Editar depósito.
Si elige Cobrar, el perfil de facturación del estudiante mostrará el cargo de la subvención añadido a su cuenta. Utilice los filtros de la parte superior (Todas las fuentes, Solo pago privado o Solo subvención) para ver cómo aparece el cargo junto con otros conceptos de facturación.
Para ver un vídeo con instrucciones paso a paso de este proceso, haga clic aquí
Si los pagos de subsidios son visibles para las familias
Si los pagos de subsidios son visibles para las familias
Siga estos pasos si su programa muestra los cargos y créditos de los subsidios en los estados de cuenta de las familias. Las familias verán tanto el cargo previsto como el crédito recibido por cada pago.
En la página de revisión, si el importe previsto del estudiante no coincide con el importe recibido, el sistema indicará la discrepancia. Tiene 3 opciones:
Acción: Sin acción
Nose aplica ningúncargo ni crédito. El saldo permanece en la cuenta del estudiante y es visible en el estado de cuenta.
Acción: Renunciar
Elimporte restante se añade como crédito al cargo de la subvención. Los padres lo ven en sus extractos.
Acción: Cobrar
Eldébito de la subvención se pone a cero con un crédito y se crea un nuevo cargo por el mismo importe. Los padres ven tanto el ajuste de la subvención como el nuevo cargo.
Introduzca Confirmar para verificar el cambio y finalizar. Haga clic en Editar depósito.
Si elige Cobrar, el perfil de facturación del estudiante mostrará el cargo por subsidio añadido a su cuenta.
Para ver un vídeo con instrucciones paso a paso de este proceso, haga clic aquí
🚨En el pasado, si un depósito solo tenía un importe previsto introducido y no se introducía nada en el importe recibido, no se creaba ningún débito en la cuenta del estudiante. Tras la migración, ese comportamiento ha cambiado. Ahora, introducir solo un importe previsto sin registrar un importe recibido puede afectar al saldo del estudiante.
Por lo general, esto no causará problemas, ya que el sistema omite la diferencia de forma predeterminada, pero vale la pena verificar los depósitos antes de guardarlos para asegurarse de que los saldos sean correctos.
Vista familiar de los depósitos
Los tutores principales verán una factura por su parte del copago de la matrícula. Esto afectará a su saldo actual.
Una vez introducidos los importes previstos y recibidos, los tutores verán un débito por el importe previsto y un crédito por el importe recibido. Esto se reflejará en el extracto del estudiante y en sus pestañas específicas de débitos y créditos, pero no afectará al saldo actual del tutor.
Edición y eliminación de un depósito de subsidio
Editar un depósito de subsidio
Vaya al panel de control de subvenciones y seleccione la agencia de subvenciones.
Haga clic en los tres puntos situados junto al depósito de subsidio y seleccione Editar.
En la página Registrar depósito:
Para editar un importe recibido, active Recibido, actualice el importe y haga clic en Siguiente: Revisar. A continuación, seleccione Finalizar y registrar para guardar.
Para editar un importe previsto, desactive Recibido, haga clic en Siguiente: Revisar. A continuación, seleccione Finalizar y registrar para guardar.
Eliminación de un depósito de subsidio
Para eliminar un depósito de subsidio
Vaya al panel de control de subsidios y seleccione la agencia de subsidios.
Haga clic en los tres puntos situados junto al depósito de subsidio y seleccione Editar.
En la página Registrar depósito:
Para eliminar un importe recibido, active Recibido, establezca el importe en 0 $ y haga clic en Siguiente: Revisar. A continuación, seleccione Finalizar y registrar para guardar.
Para eliminar un importe previsto, desactive «Recibido », establezca el importe en 0 $ y haga clic en «Siguiente: Revisar». A continuación, seleccione «Finalizar» y «Registrar» para guardar. marcado como «Pagado».
Introduzca Confirmar para verificar el cambio y finalizar. Haga clic en Editar depósito.
En la página de depósitos, haga clic en los tres puntos junto al depósito de la subvención y seleccione Eliminar.
Para ver un vídeo con instrucciones paso a paso de este proceso, haga clic aquí
Duplicar depósito de subsidio
Vaya al panel de control de subvenciones y seleccione la agencia de subvenciones.
Haga clic en los tres puntos junto al depósito de subsidio y seleccione Duplicar
En la ventana, introduzca las fechas de inicio y fin del servicio. También tiene la opción de duplicar los valores recibidos, pero el nuevo depósito tiene registrada la fecha de depósito.
Después de duplicar el depósito, siga los mismos pasos descritos anteriormente para completar y registrar el depósito de la subvención, incluyendo la introducción de los importes y la confirmación del envío.
Edición de depósitos de subsidios anteriores
Los depósitos de subsidios anteriores del modelo antiguo siguen estando presentes en el nuevo sistema. Cuando se realizan modificaciones en estos depósitos, aparece una advertencia adicional. Se muestra un banner en la parte superior de la página y, antes de guardar, se debe aceptar un modal de confirmación. Este paso es necesario porque la edición de depósitos antiguos puede modificar los saldos de los estudiantes.
Cuando se edita un depósito antiguo, puede afectar a los saldos de los estudiantes de formas que quizá no formaban parte del registro original. Estas actualizaciones se mostrarán directamente en el libro mayor del estudiante y se incluirán en el pago automático, por lo que cualquier ajuste que se realice aquí se trasladará a la facturación.
Pasos para editar un depósito migrado:
Abra el depósito y seleccione Editar.
En la página Registrar depósito, actualice los importes según sea necesario.
Aparecerá un banner en la parte superior de la página explicando que este depósito proviene del modelo antiguo.
Antes de guardar, aparecerá una ventana modal de confirmación. Seleccione la casilla de verificación para confirmar que la edición puede afectar a los saldos y, a continuación, haga clic en «Editar depósito» para finalizar.
