El seguimiento de los gastos en Playground permite mantener todos los datos de gastos en una única ubicación de fácil acceso. Los administradores pueden realizar el seguimiento de los gastos de forma manual o automática. ¡Incluso se pueden incluir los recibos!
💡 Si se trata de una guardería familiar, consulte este artículo: Trabajar con gastos en guarderías familiares.
Seguimiento manual de los gastos
La herramienta de seguimiento manual de gastos se puede utilizar para registrar los gastos del negocio.
Añadir nuevos gastos
Para crear un nuevo gasto, siga los pasos que se indican a continuación:
¿Prefiere un poco de ayuda dentro de la aplicación? Solo tiene que hacer clic en el botón «Guía paso a paso» en la parte superior de la pestaña «Gastos» -> «Resumen» para empezar. Puede obtener más información sobre las guías paso a paso aquí.
Vaya a «Descripción general » en la pestaña «Gastos ».
Haga clic en el botón azul «Añadir gasto » situado en la esquina superior derecha de la pantalla. Aparecerá la ventana «Añadir gasto ».
Introduzca la fecha en la que se incurrió en el gasto y el importe total en dólares.
El resto de campos son opcionales. A continuación se ofrece una descripción de cada campo opcional.
Nombre del comerciante: añada el nombre del comerciante para recordar dónde se realizó el gasto.
Categoría: haga clic en el cuadro para ampliar la lista desplegable de categorías. Para añadir una categoría a su lista, haga clic en el botón azul + Añadir categoría .
Usuario: Asigne un gasto a un miembro específico del personal en Playground.
Memo: añada un memo para registrar cualquier detalle que necesite.
Clasificación de gastos: los gastos se pueden clasificar como gastos comerciales o como un porcentaje de uso comercial. Consulte la tabla para obtener una explicación detallada de cada clasificación.
Si selecciona Porcentaje de uso comercial, especifique el porcentaje del gasto que debe registrarse como gasto comercial.
Haga clic en «Añadir recibo» para cargar una imagen de su recibo. Se abrirá la ventana del buscador de su ordenador. Haga clic para obtener más información sobre cómo añadir recibos a través de su dispositivo móvil.
Si tiene más gastos que registrar, active «Crear más» para añadir varios gastos en la misma ventana.
Cuando haya terminado de añadir y editar sus gastos, haga clic en Guardar gasto.
Clasificaciones de gastos | Definir | Ejemplo |
Gasto empresarial | Costes incurridos exclusivamente para operaciones comerciales | Pañales para los niños a su cargo. |
Porcentaje de uso comercial | Gastos que se utilizan parcialmente para la empresa | Si compro leche por valor de 100 $ y 90 $ de esta cantidad se destinan a mi guardería, mi porcentaje de uso comercial sería del 90 %. |
Edición o eliminación de categorías de gastos
Puede actualizar o eliminar categorías de gastos directamente en la configuración de Playground en la plataforma web.
Para editar o eliminar una categoría de gastos:
Inicie sesión en Playground en la web.
Vaya a Configuración de administrador en el panel de control.
Seleccione la pestaña Valores personalizados.
Haga clic en Categorías de gastos.
Busque la categoría que desea cambiar y haga clic en los tres puntos (...) situados junto a ella.
Seleccione Editar para actualizar el nombre de la categoría o Eliminar para eliminarla por completo.
Dividir gastos
La división de gastos le permite dividir un gasto en varios gastos. Siga los pasos que se indican a continuación para dividir un gasto si es necesario:
Vaya a Resumen desde la pestaña Gastos .
En la tabla Transacciones , localice el gasto que desea dividir y haga clic en los tres puntos (...).
Haga clic en Dividir.
Introduzca la información del nuevo gasto, incluyendo la descripción, el importe, la clasificación ( si procede) y la categoría ( si procede). Para obtener más información sobre las clasificaciones de gastos, consulte la tabla anterior.
Haga clic en el botón azul Añadir .
Después de añadir este nuevo gasto, tendrá la opción de Eliminar el gasto, Dividir el saldo restante o Dividir el gasto.
Para eliminar el gasto, haga clic en el icono de la papelera situado junto al gasto.
Para dividir el saldo restante, haga clic en Dividir restante ( el saldo restante se calculará automáticamente aquí).
Para dividir el gasto, haga clic en el botón azul Dividir gasto .
Cuando esté listo para dividir su gasto, haga clic en el botón «Dividir gasto ». A continuación, verá que sus nuevos gastos individuales aparecen en la tabla «Transacciones» en «Resumen de gastos».
💡 Si no puede añadir un nuevo gasto dividido, es posible que el importe que ha introducido sea superior al gasto total.
Seguimiento automático de gastos
Estamos añadiendo la posibilidad de vincular cuentas bancarias y tarjetas a Playground para que registren automáticamente tus gastos. Esta función estará disponible próximamente y ofreceremos más información una vez que se lance.
Mientras tanto, automatiza el seguimiento de tus gastos utilizando las tarjetas de gasto de Playground. Las tarjetas de gasto de Playground son tarjetas de débito financiadas con tu saldo de Stripe o tu cuenta bancaria. No hay ningún cargo adicional por utilizar las tarjetas de gasto.
Registre su cuenta
En el panel de administración, a la izquierda de la pantalla, vaya a la pestaña Gastos y haga clic en Administrar tarjetas.
Haga clic en el botón azul «Empezar ». Aparecerá la ventana «Acuerdo de condiciones del servicio». Desde allí, haga clic en «Registrar cuenta » en la esquina inferior derecha de la ventana.
Una vez registrada su cuenta, podrá gestionar los límites de las tarjetas, realizar un seguimiento de los gastos y descargar los extractos de gastos de sus tarjetas Playground.
Añadir y crear una tarjeta en Playground
Vaya a la ventana Gestión de tarjetas de la pestaña Gastos y haga clic en el botón azul + Añadir tarjeta situado en el centro de la pantalla o en la parte superior derecha. Ambos le llevarán al mismo lugar.
En Tipo de tarjeta, haga clic en Seleccionar una opción. Elija una tarjeta física o virtual. Las tarjetas virtuales solo se pueden utilizar en línea. Las tarjetas físicas se pueden utilizar en cualquier lugar.
Introduce un nombre en Nombre de la tarjeta. Se trata de un nombre interno que no será visible para el titular de la tarjeta.
Seleccione un miembro del personal en Usuario de la tarjeta para asignarlo al titular de la tarjeta. A continuación, haga clic en Siguiente.
Añada la información de envío y facturación y haga clic en «Crear tarjeta».
Deposite dinero en su saldo
¿Prefiere un poco de ayuda dentro de la aplicación? Solo tiene que hacer clic en el botón Guía paso a paso en la parte superior de la pestaña Gastos -> Resumen para empezar. Puede obtener más información sobre las guías paso a paso aquí.
En la pestaña Resumen de gastos del panel de administración, haga clic en Administrar -> Saldo en la parte derecha de la pantalla.
A continuación, seleccione Gestionar fondos -> Añadir fondos para realizar un depósito.
En esta pestaña puede realizar un seguimiento de los depósitos y retiradas de su cuenta bancaria. Haga clic en «Gestionar fondos» en la parte derecha de la pantalla y en «Añadir fondos » para realizar un depósito.
Establece límites de gasto en tu tarjeta Playground
En el panel de administración, vaya a la pestaña Gastos y haga clic en Gestionar tarjetas.
Seleccione la tarjeta que desea actualizar. Se abrirá la página de detalles de la tarjeta.
En la página de detalles de la tarjeta, haz clic en el botón Gestionar tarjeta y selecciona Gestionar límites.
En «El límite agregado debe ser», elija una de las siguientes opciones:
Ninguno: no se aplicará ningún límite de gasto total a la tarjeta.
Basado en el saldo: introduzca una cantidad en dólares para establecer un saldo de gasto total para la tarjeta. Esta cantidad comienza a aplicarse inmediatamente, no caduca y no se restablece automáticamente. Puede actualizar este saldo en cualquier momento.
Basado en intervalos: introduzca una cantidad en dólares y elija si el límite se restablece por semana o por mes. El límite de gasto se restablecerá automáticamente en el intervalo seleccionado.
En Límite de transacción única, elija una de las siguientes opciones:
Sin restricciones: las compras individuales no tienen límite, siempre que el límite de gasto total permita la transacción.
Restringido: introduzca una cantidad en dólares para limitar el gasto máximo por transacción. Puede cambiar este límite en cualquier momento.
Gestiona tu saldo y tus fondos en Playground
En la pestaña Resumen de gastos , verás Administrar -> Saldo a la derecha de la pantalla.
A continuación, haga clic en «Gestionar fondos». Aquí puede añadir fondos y depósitos automáticos.
Para añadir fondos, es necesario confirmar el importe del depósito y la fuente de financiación.
Añadir depósitos automáticos permite a Playground transferir fondos automáticamente cuando tu saldo caiga por debajo de una cantidad especificada.
Crear una regla de depósito permitirá a Playground realizar un cargo automático en tu cuenta bancaria cuando el saldo sea inferior al importe establecido. Esto se puede cancelar en cualquier momento.
Informes sobre gastos
Vaya a la pestaña Informes
Haga clic en el mosaico Gastos
Seleccione la fecha de inicio y finalización del periodo sobre el que desea informar
Haga clic en Generar informe
Todos los informes generados en Playground se pueden enviar por correo electrónico, imprimir y/o exportar
Trabajar con gastos en el móvil
Desde la aplicación móvil, puede acceder rápidamente a sus datos de gastos, añadir nuevos gastos y cargar recibos.
Añadir nuevos gastos
Vaya al icono de hamburguesa en la aplicación móvil y pulse en la pestaña Gastos.
Haga clic en el signo «+» azul de la esquina superior derecha.
Introduce la fecha, el importe, el nombre del comerciante y la categoría. También tendrás la opción de añadir una nota si lo necesitas.
Una vez rellenados los campos obligatorios, pulsa el botón «Hecho» para añadir el gasto.
Subir recibo
Ve al icono de hamburguesa en la aplicación móvil y pulsa en la pestaña Gastos.
Verá todos los gastos registrados aquí, así como la posibilidad de añadir recibos pulsando en «Falta el recibo >».
Toque el botón azul Añadir .
Añada su recibo tomando una foto o seleccionándolo de su biblioteca multimedia.
