¿Es la primera vez que gestiona nóminas en Playground? ¡Este artículo le guiará paso a paso por el proceso de aprobación de nóminas!
💡 Si no estás en Nóminas, haz clic aquí para saber cómo empezar.
Ejecutar una nómina regular
🚨 Playground nunca ejecutará automáticamente su nómina. Todas las nóminas deben ser aprobadas por los administradores antes de la fecha límite de la nómina.
Procesamiento de la nómina
Desde tu panel de administración, ve a la pestaña Nómina y luego a la pestaña Panel de control.
En Próximas nóminas, verá la próxima nómina pendiente de aprobación. Para ejecutar su próxima nómina, haga clic en el icono del lápiz.
También puede seleccionar el botón azul Crear nómina en la esquina superior derecha de la pantalla y, a continuación, hacer clic en Ejecutar próxima nómina.
Seleccionar personas: seleccione los empleados a los que desea pagar en esta nómina.
Revisar horas: haga clic en el nombre de un empleado para ver sus entradas de tiempo para el período de pago. Si ha registrado tiempo libre remunerado para un empleado, aparecerá aquí.
Editar entradas de tiempo: si una entrada de tiempo es incorrecta, puede editarla aquí seleccionando el botón azul «Editar» situado a la derecha de la entrada. Ajuste las horas de entrada y/o salida y haga clic en «Guardar».
Revisar el pago de los empleados: haga clic en el nombre de un empleado para ver los tipos de ingresos que recibirá durante este período. Puede añadir, editar y eliminar ingresos en esta pantalla. También puede cambiar el método de pago de un empleado.
Añadir ingresos: haga clic en el botón azul «Añadir ingresos ». Seleccione el tipo de ingresos, introduzca el importe del pago y, a continuación, haga clic en «Añadir ingresos». Haga clic aquí para ver una descripción de todos los tipos de ingresos.
Editar ingresos: haga clic en el icono del lápiz junto al tipo de ingresos para volver a abrir la ventana de ingresos y editar los importes.
Eliminar ingresos: haga clic en la papelera roja situada a la derecha del tipo de ingresos para eliminarlo.
Cambiar el método de pago del empleado: haga clic en el método de pago para cambiar entre depósito directo y manual. Si a un empleado o contratista se le paga manualmente, usted, como empleador, será responsable de pagarle fuera de Playground.
Revisar el pago a los contratistas: edite el importe del pago y el importe del reembolso para los contratistas.
Confirmar y enviar la nómina: en la pantalla final, puede revisar toda la información de la nómina antes de aprobarla. A continuación, se ofrece una breve descripción del resumen de la nómina:
Fecha límite de aprobación: fecha en la que debe aprobarse la nómina.
Bruto y reembolsos: total del salario bruto y los reembolsos pagados a los empleados y contratistas.
Impuestos y tasas: Total de impuestos y tasas del empleador.
Total de nóminas: importe total que se retirará de su cuenta. Se trata del importe total que la empresa debe a los empleados, contratistas, agencias tributarias y proveedores de prestaciones. Pase el cursor por encima del total de nóminas para ver el total adeudado para los pagos manuales.
Día de pago: Fecha en la que los empleados recibirán sus cheques de pago depositados directamente en sus cuentas.
Pestañas «Importes de los empleados» e «Importes del empleador»: Cambie entre la visualización de los detalles de la nómina del empleador y los de los empleados.
Resumen de impuestos: Importe total adeudado a cada agencia tributaria. Esta tabla se divide en importes de los empleados e importes de los empleadores.
Cuenta bancaria de nómina: La cuenta bancaria en la que se cargará el total de la nómina. Haga clic en el menú desplegable para cambiar esta cuenta bancaria si es necesario.
Haga clic en Aprobar para enviar su nómina.
Una vez aprobada la nómina, volverá a la pantalla de inicio de la nómina.
Ejecutar una nómina fuera de ciclo
Puede ser necesario ejecutar una nómina fuera de ciclo cuando necesite emitir cheques de pago fuera de sus calendarios de nómina habituales. Entre los casos más habituales se incluyen el pago de bonificaciones, la corrección de errores en la nómina o la compensación a los empleados por trabajo adicional o pagos atrasados.
Vaya a la pantalla de inicio de Nóminas y haga clic en el botón azul Crear nómina situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Haga clic en Nómina fuera de ciclo.
Seleccione la fecha: especifique la fecha de inicio y finalización del período fuera de ciclo y seleccione las fechas en las que los empleados recibirán el pago. Si paga a los empleados mediante depósito directo, la fecha de pago no puede ser anterior a su tiempo de procesamiento habitual (2 o 4 días).
Opciones de nómina fuera de ciclo: seleccione la configuración de ingresos y deducciones complementarios que desea aplicar a esta nómina.
Seleccionar personas: seleccione los empleados a los que se les pagará en esta nómina.
Revisar el pago de los empleados: haga clic en el botón azul + añadir tipo de ingresos para añadir los ingresos de los empleados. Haga clic aquí para ver una descripción de todos los tipos de ingresos.
Revisar el pago de los contratistas: si procede, añada los ingresos de los contratistas.
Confirme y envíe la nómina: haga clic en el botón azul «Aprobar» para enviar la nómina.
💡Las nóminas fuera de ciclo no rellenan automáticamente las horas de los empleados. Dado que no entran dentro del calendario habitual de nóminas, las horas deben introducirse manualmente.
Opciones de nóminas fuera de ciclo
Las nóminas fuera de ciclo tienen diferentes casos de uso. Pueden utilizarse para pagar a un empleado ingresos suplementarios, como bonificaciones, comisiones o indemnizaciones por despido. También pueden utilizarse si un empleado no ha sido incluido en una nómina programada regularmente y es necesario pagarle sus ingresos habituales. Cada situación requiere una configuración fiscal diferente. Estas configuraciones fiscales pueden seleccionarse en las opciones de nómina fuera de ciclo que se enumeran en el primer paso del flujo de nómina fuera de ciclo.
¿Qué son los ingresos complementarios? Los ingresoscomplementarios son una compensación adicional fuera del salario por hora o el sueldo de un empleado. Pueden incluir bonificaciones, pago de horas extras, comisiones, propinas, indemnizaciones por despido y pago de vacaciones pagadas. Los ingresos complementarios se gravan a un tipo diferente al de los salarios normales. En la mayoría de los casos, este tipo es del 22 %.
A continuación se ofrece una descripción de cada tipo de configuración de nómina fuera de ciclo.
💡 Las configuraciones se pueden acumular; puede seleccionar varias opciones de la lista siguiente.
Gravar todos los ingresos de esta nómina fuera de ciclo como ingresos complementarios | Seleccione esta opción si todos los ingresos de esta nómina son ingresos complementarios. Si se selecciona, los ingresos se gravarán con el tipo fijo de ingresos complementarios. Consulte más arriba la descripción de los ingresos complementarios. |
Aplicar deducciones y contribuciones por prestaciones a la nómina | Seleccione esta opción si desea que las deducciones por prestaciones del empleado se apliquen a esta nómina. |
Aplicar deducciones después de impuestos a la nómina | Seleccione esta opción si desea que las deducciones después de impuestos del empleado se apliquen a esta nómina. |
🚨 Las prestaciones y las deducciones después de impuestos se utilizan con mayor frecuencia si la nómina fuera de ciclo se utiliza para pagar a un empleado por ingresos programados regularmente.
Ejecutar una nómina tardía
Si no cumple con el plazo de aprobación de la nómina, siga estos pasos para asegurarse de que sus empleados reciban su pago.
Desde su panel de administración, vaya a la pestaña Nómina y haga clic en Inicio.
Haga clic en la nómina tardía para abrir el flujo de aprobación de la nómina.
Siga estos pasos para completar el flujo de aprobación de nóminas. Cuando llegue a la última página, Confirmar y enviar nómina, deberá editar el día de pago.
Haga clic en el icono del lápiz junto al día de pago y seleccione la fecha en la que desea que sus empleados reciban su salario.
Haga clic en el botón azul Guardar de la ventana Editar día de pago .
Por último, haga clic en Aprobar para enviar la nómina.
💡 Si aprueba la nómina con un día de retraso, los empleados recibirán su salario con un día hábil de retraso. Si desea pagar a sus empleados a tiempo, siga los pasos que se indican a continuación para pagarles manualmente.
Ejecutar una nómina tardía con pagos manuales
Si ha incumplido el plazo de la nómina y desea que los empleados reciban su salario a tiempo, debe pagarles manualmente (en efectivo, con cheque, Zelle, etc.). Al pagar a los empleados manualmente, Playground se encargará de los impuestos y usted será responsable de pagar al empleado su salario neto (salario neto = salario bruto - impuestos del empleado).
Desde su panel de administración, vaya a la pestaña Nómina y haga clic en Inicio.
Haga clic en la nómina atrasada para abrir el flujo de aprobación de la nómina.
En la página Revisar el salario de los empleados del flujo de nóminas, haga clic en la casilla de verificación situada junto a los miembros del personal.
Para cambiar un método de pago de depósito directo a manual, haga clic en el botón Cambiar método de pago . Cambie el método de pago a Manual y , a continuación, haga clic en Guardar.
Si tiene contratistas, repita este proceso en la página Revisar pago a contratistas .
Si todos los empleados reciben su pago manualmente, no es necesario cambiar el día de pago. Utilice la fecha en la que aprueba la nómina o una fecha de pago futura; no antedatee a un día de pago pasado.
En la página Confirmar y enviar nómina , cambie a Importes de los empleados. Busque la columna denominada Pago neto. Si no ve esta columna, haga clic en la rueda dentada para añadirla a su tabla.
Usted será responsable de pagar manualmente a los empleados su salario neto (en efectivo, cheque, Zelle, etc.). Imprima esta pantalla para recordar cuánto se debe pagar a cada empleado.
Por último, haga clic en Aprobar para enviar la nómina. Una vez aprobada la nómina, Playground retirará el total de los impuestos adeudados de su cuenta conectada.
Tipos de ingresos
Ingresos | Descripción |
Por hora (regular) | Horas no extraordinarias trabajadas por empleados por hora. |
Salario | Horas trabajadas por empleados asalariados.
*Al añadir los ingresos salariales como un tipo de ingresos adicionales, introduzca el salario anual y las horas trabajadas. El importe total adeudado se calculará sobre la base de 2080 horas en un año laboral. |
Horas extras/dobles horas extras | Cualquier hora trabajada por el empleado que constituya horas extras o horas extras dobles. Los ingresos por horas extras/horas extras dobles se gravan de la misma manera que los ingresos normales. |
Días festivos pagados | Cualquier hora trabajada por el empleado en un día festivo. Los ingresos por vacaciones pagadas se gravan de la misma manera que los ingresos normales. |
Tiempo libre remunerado | El tiempo libre remunerado (PTO) describe el tiempo por el que se paga al empleado, pero durante el cual no ha trabajado. Los ingresos por PTO se gravan de la misma manera que los ingresos normales. |
Reembolso | El tipo de ingresos por reembolso se utiliza para reembolsar a los empleados los gastos relacionados con el trabajo que han pagado de su bolsillo, como viajes o suministros. Los reembolsos no están sujetos a impuestos. |
Bonificación | Pago de bonificaciones a un empleado. Las ganancias por bonificaciones se gravan de forma diferente a las ganancias normales. |
Indemnización | Pago a un empleado como suma única al finalizar la relación laboral. La indemnización por despido no es lo mismo que el pago por las últimas horas trabajadas y se grava de forma diferente a los ingresos normales. |
Comisión | Pago a un empleado basado en comisiones. Las comisiones se gravan de forma diferente a los ingresos habituales. |
Otra cantidad fija | Ingresos regulares que se introducen como una cantidad fija. Este tipo de ingresos se grava como ingresos regulares. |
Entiende las Horas Extra Ponderadas
Playground muestra las horas extra como horas extra ponderadas en cada talón de pago. Esta sección explica cómo funciona el cálculo, qué semana laboral utiliza Playground para rastrear las horas extra y qué hacer si un administrador cree que el total de horas extra es incorrecto.
💡 Las horas extra ponderadas solo cambian cómo se muestran las ganancias de horas extra, no cuánto se le paga al empleado. La paga bruta final es la misma que en una visualización tradicional de tiempo y medio.
Cómo Aparecen las Horas Extra Ponderadas en un Talón de Pago
En lugar de combinar la tarifa regular y la prima de horas extra en una sola línea de "tiempo y medio", Playground las divide en dos líneas:
Salario regular (Regular wages) — cada hora trabajada (incluidas las horas extra) a la tarifa regular del empleado.
Salario de horas extra (Overtime wages) — la media tarifa adicional (0.5x) que se debe por cada hora extra.
El total de ambas líneas equivale a la misma paga bruta que una visualización tradicional de 1.5x.
Ejemplo: un empleado trabajó 46 horas a $20/hora
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Visualización ponderada de Playground | Salario regular: 46 horas × $20/hora = $920 Horas extra: 6 horas × $10/hora = $60 Total: $980 |
Visualización tradicional 1.5x | Salario regular: 40 horas × $20/hora = $800 Horas extra: 6 horas × $30/hora = $180 Total: $980 |
Ambos cálculos producen $980 de paga bruta — Playground simplemente muestra la prima de horas extra en su propia línea para que el cálculo sea transparente si un empleado cambia de tarifa a mitad del período.
💡 Por qué usamos horas extra ponderadas: es el único método que se mantiene preciso si la tarifa por hora de un empleado cambia durante un período de pago. Usar la visualización ponderada de forma predeterminada mantiene la consistencia en cada talón de pago, independientemente de si hubo un cambio de tarifa.
Cómo Calcula Playground la Semana Laboral de Horas Extra
Las horas extra se calculan semana por semana, y Playground siempre trata la semana laboral como de lunes a domingo, independientemente del día en que comience o termine tu período de pago.
Esto es importante cuando el período de pago no se alinea perfectamente con una semana laboral de lunes a domingo.
Playground agrupa las horas en semanas laborales de lunes a domingo.
Cualquier hora que supere las 40 en una semana laboral completa de lunes a domingo se considera hora extra en esa semana.
Si un período de pago termina a mitad de semana (por ejemplo, un sábado), las horas de esa semana parcial se pagan a la tarifa regular en el talón actual. Cualquier prima de horas extra adeudada por esa semana se calcula y se aplica en el siguiente talón de pago, una vez completada la semana laboral de lunes a domingo.
💡 Esto es requerido por la ley laboral federal: los empleadores deben pagar todas las horas regulares trabajadas durante un período de pago, mientras que las horas extra deben calcularse contra una semana laboral fija y consistente de siete días.
🚨 Por eso, el cálculo manual de horas extra de un administrador puede no coincidir con lo que muestra Playground. A menudo, el administrador está usando la fecha de inicio del período de pago como el inicio de la semana laboral, o está incluyendo días festivos, PTO y otro tiempo libre pagado en el cálculo de horas extra. Ninguna de las dos formas es como se calculan legalmente las horas extra.
Frecuencia de Pago y Precisión de las Horas Extra
La frecuencia de pago tiene un impacto directo en qué tan limpiamente aparecen las horas extra en cada talón.
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Semanal o Quincenal (Weekly / Biweekly) | Recomendada para empleados por hora. Los períodos de pago se alinean con semanas laborales completas de lunes a domingo, por lo que las horas extra siempre se pagan en el mismo período en que se ganaron. |
Semi-mensual o Mensual (Semi-monthly / Monthly) | No recomendada para empleados por hora. Los períodos de pago rara vez se alinean con las semanas laborales de lunes a domingo, lo que crea cálculos de horas extra que abarcan varios talones y pueden parecer inexactos para los administradores. |
🚨 Los empleados por hora nunca deben ser pagados en un calendario semi-mensual o mensual. Esto no hará que Playground calcule mal las horas extra, pero creará un desfase entre cuándo se trabajan las horas extra y cuándo aparece la prima de horas extra en el talón. Para más detalles, consulta Crear y Administrar Calendarios de Pago para la Nómina.
Qué Verificar Antes de Ajustar las Horas Extra
Si un administrador cree que el monto de horas extra en un talón de pago es incorrecto, revisa lo siguiente antes de hacer cualquier cambio:
Confirma la semana laboral. Las horas extra se basan en lunes a domingo, no en el día de inicio del período de pago. Vuelve a calcular usando el lunes como día uno de cada semana.
Excluye las horas no trabajadas. Días festivos, PTO, tiempo por enfermedad y cualquier otra hora pagada pero no trabajada no deben contarse dentro del umbral de 40 horas para horas extra.
Revisa los límites del período de pago. Si el período de pago termina a mitad de semana, cualquier prima de horas extra adeudada por esa semana parcial aparecerá en el siguiente talón.
Revisa el reporte de horas del personal (staff hours report) del empleado para confirmar las horas exactas que Playground está usando.
Si el cálculo sigue sin coincidir después de esas cuatro verificaciones, el monto de las horas extra puede ajustarse manualmente.
Ajustar las Horas Extra Manualmente
Si necesitas sobrescribir el monto de horas extra en una nómina en curso:
Desde tu Admin Dashboard, navega a la pestaña Payroll y abre la nómina que deseas editar.
En el paso Review Employee Pay, haz clic en el nombre del empleado para abrir sus ingresos.
Haz clic en el icono del lápiz junto a la línea de ingresos de Overtime para editar el monto, o haz clic en el bote de basura rojo para eliminarla.
Para agregar horas extra que no estén actualmente listadas, haz clic en el botón azul + Add Earning, selecciona Overtime como el tipo de ingreso, ingresa el monto correcto y haz clic en Add earning.
Haz clic en Save y continúa con el resto del flujo de la nómina.
💡 Si una nómina ya fue aprobada y al empleado se le pagó menos de lo que le correspondía por horas extra, ejecuta una nómina fuera de ciclo (off-cycle payroll) para emitir las ganancias adicionales en lugar de esperar al siguiente talón regular.
Reabrir una nómina aprobada
Las nóminas se pueden reabrir después de la fecha límite de aprobación. Si descubre un error en su nómina, puede reabrirla para realizar las correcciones necesarias. Se puede reabrir hasta las 11:00 a. m. EST del día de la fecha límite de aprobación.
🚨 Si se reabre una nómina después de su aprobación, los ingresos añadidos NO se guardarán. Tendrá que volver a introducir los ingresos. Las horas que se hayan editado se guardarán.
Vaya a la pestaña Panel de control de nóminas de la pantalla de inicio de y haga clic en los tres puntos situados junto a la nómina que desea reabrir, luego haga clic en Reabrir.
Aparecerá una barra verde en la parte superior de la pantalla con el mensaje «La nómina se ha reabierto».
Haga clic en el borrador de la nómina para abrir el flujo de nómina y realizar las correcciones necesarias.
Siga el flujo de nóminas como de costumbre y haga clic en Aprobar cuando esté listo.
Ver e imprimir un resumen de la nómina
Vaya a la pantalla de inicio de Nóminas y haga clic en la nómina que desea ver o imprimir.
Se abrirá la pantalla de resumen de nóminas. Desde aquí, puede ver los totales de los empleados y empleadores, así como los detalles fiscales.
Para imprimir el resumen, haga clic en el botón azul Imprimir página situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Imprimir cheques de pago de los empleados
Los cheques de los empleados se pueden imprimir en papel de cheques. Playground admite el formato de cheque DLT159. Este formato es el formato de papel de cheques personalizado con el cheque en la parte superior.
💡 El papel de cheques se puede solicitar aquí a su banco. Si no dispone de papel de cheques, puede escribir los cheques de los empleados a mano o entregar los pagos en efectivo.
Vaya a la pantalla de inicio de Nóminas y haga clic en la nómina para la que desea imprimir cheques.
Se abrirá el resumen de nóminas. Haga clic en el botón azul Imprimir todos los cheques situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Los cheques se abrirán en formato PDF en una nueva pestaña. Guarde el PDF en su ordenador y, a continuación, imprímalo.
Ventana de reapertura de nóminas
Una nómina se puede reabrir o cancelar en cualquier momento hasta las 11:00 a. m., hora del este, del día de la fecha límite de aprobación. Después de esa fecha límite, los fondos de la nómina comenzarán a procesarse y se debitarán de la cuenta bancaria del empleador.
💡 Si necesita cancelar una nómina después de las 11:00 a. m., hora del este, póngase en contacto con [email protected].