¿Es la primera vez que gestiona nóminas en Playground? ¡Este artículo le guiará paso a paso por el proceso de aprobación de nóminas!

💡 Si no estás en Nóminas, haz clic aquí para saber cómo empezar.

Ejecutar una nómina regular

🚨 Playground nunca ejecutará automáticamente su nómina. Todas las nóminas deben ser aprobadas por los administradores antes de la fecha límite de la nómina.

Procesamiento de la nómina

Desde tu panel de administración, ve a la pestaña Nómina y luego a la pestaña Panel de control.
En Próximas nóminas, verá la próxima nómina pendiente de aprobación. Para ejecutar su próxima nómina, haga clic en el icono del lápiz.
1. También puede seleccionar el botón azul Crear nómina en la esquina superior derecha de la pantalla y, a continuación, hacer clic en Ejecutar próxima nómina.
Seleccionar personas: seleccione los empleados a los que desea pagar en esta nómina.
Revisar horas: haga clic en el nombre de un empleado para ver sus entradas de tiempo para el período de pago. Si ha registrado tiempo libre remunerado para un empleado, aparecerá aquí.
- Editar entradas de tiempo: si una entrada de tiempo es incorrecta, puede editarla aquí seleccionando el botón azul «Editar» situado a la derecha de la entrada. Ajuste las horas de entrada y/o salida y haga clic en «Guardar».
Revisar el pago de los empleados: haga clic en el nombre de un empleado para ver los tipos de ingresos que recibirá durante este período. Puede añadir, editar y eliminar ingresos en esta pantalla. También puede cambiar el método de pago de un empleado.
1. Añadir ingresos: haga clic en el botón azul «Añadir ingresos ». Seleccione el tipo de ingresos, introduzca el importe del pago y, a continuación, haga clic en «Añadir ingresos». Haga clic aquí para ver una descripción de todos los tipos de ingresos.
2. Editar ingresos: haga clic en el icono del lápiz junto al tipo de ingresos para volver a abrir la ventana de ingresos y editar los importes.
3. Eliminar ingresos: haga clic en la papelera roja situada a la derecha del tipo de ingresos para eliminarlo.
4. Cambiar el método de pago del empleado: haga clic en el método de pago para cambiar entre depósito directo y manual. Si a un empleado o contratista se le paga manualmente, usted, como empleador, será responsable de pagarle fuera de Playground.
Revisar el pago a los contratistas: edite el importe del pago y el importe del reembolso para los contratistas.
Confirmar y enviar la nómina: en la pantalla final, puede revisar toda la información de la nómina antes de aprobarla. A continuación, se ofrece una breve descripción del resumen de la nómina:
1. Fecha límite de aprobación: fecha en la que debe aprobarse la nómina.
2. Bruto y reembolsos: total del salario bruto y los reembolsos pagados a los empleados y contratistas.
3. Impuestos y tasas: Total de impuestos y tasas del empleador.
4. Total de nóminas: importe total que se retirará de su cuenta. Se trata del importe total que la empresa debe a los empleados, contratistas, agencias tributarias y proveedores de prestaciones. Pase el cursor por encima del total de nóminas para ver el total adeudado para los pagos manuales.
5. Día de pago: Fecha en la que los empleados recibirán sus cheques de pago depositados directamente en sus cuentas.
6. Pestañas «Importes de los empleados» e «Importes del empleador»: Cambie entre la visualización de los detalles de la nómina del empleador y los de los empleados.
7. Resumen de impuestos: Importe total adeudado a cada agencia tributaria. Esta tabla se divide en importes de los empleados e importes de los empleadores.
8. Cuenta bancaria de nómina: La cuenta bancaria en la que se cargará el total de la nómina. Haga clic en el menú desplegable para cambiar esta cuenta bancaria si es necesario.
Haga clic en Aprobar para enviar su nómina.
Una vez aprobada la nómina, volverá a la pantalla de inicio de la nómina.

Ejecutar una nómina fuera de ciclo

Puede ser necesario ejecutar una nómina fuera de ciclo cuando necesite emitir cheques de pago fuera de sus calendarios de nómina habituales. Entre los casos más habituales se incluyen el pago de bonificaciones, la corrección de errores en la nómina o la compensación a los empleados por trabajo adicional o pagos atrasados.

Vaya a la pantalla de inicio de Nóminas y haga clic en el botón azul Crear nómina situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Haga clic en Nómina fuera de ciclo.
Seleccione la fecha: especifique la fecha de inicio y finalización del período fuera de ciclo y seleccione las fechas en las que los empleados recibirán el pago. Si paga a los empleados mediante depósito directo, la fecha de pago no puede ser anterior a su tiempo de procesamiento habitual (2 o 4 días).
Opciones de nómina fuera de ciclo: seleccione la configuración de ingresos y deducciones complementarios que desea aplicar a esta nómina.
Seleccionar personas: seleccione los empleados a los que se les pagará en esta nómina.
Revisar el pago de los empleados: haga clic en el botón azul + añadir tipo de ingresos para añadir los ingresos de los empleados. Haga clic aquí para ver una descripción de todos los tipos de ingresos.
Revisar el pago de los contratistas: si procede, añada los ingresos de los contratistas.
Confirme y envíe la nómina: haga clic en el botón azul «Aprobar» para enviar la nómina.

💡Las nóminas fuera de ciclo no rellenan automáticamente las horas de los empleados. Dado que no entran dentro del calendario habitual de nóminas, las horas deben introducirse manualmente.

Opciones de nóminas fuera de ciclo

Las nóminas fuera de ciclo tienen diferentes casos de uso. Pueden utilizarse para pagar a un empleado ingresos suplementarios, como bonificaciones, comisiones o indemnizaciones por despido. También pueden utilizarse si un empleado no ha sido incluido en una nómina programada regularmente y es necesario pagarle sus ingresos habituales. Cada situación requiere una configuración fiscal diferente. Estas configuraciones fiscales pueden seleccionarse en las opciones de nómina fuera de ciclo que se enumeran en el primer paso del flujo de nómina fuera de ciclo.

¿Qué son los ingresos complementarios? Los ingresoscomplementarios son una compensación adicional fuera del salario por hora o el sueldo de un empleado. Pueden incluir bonificaciones, pago de horas extras, comisiones, propinas, indemnizaciones por despido y pago de vacaciones pagadas. Los ingresos complementarios se gravan a un tipo diferente al de los salarios normales. En la mayoría de los casos, este tipo es del 22 %.

A continuación se ofrece una descripción de cada tipo de configuración de nómina fuera de ciclo.

💡 Las configuraciones se pueden acumular; puede seleccionar varias opciones de la lista siguiente.

Gravar todos los ingresos de esta nómina fuera de ciclo como ingresos complementarios	Seleccione esta opción si todos los ingresos de esta nómina son ingresos complementarios. Si se selecciona, los ingresos se gravarán con el tipo fijo de ingresos complementarios. Consulte más arriba la descripción de los ingresos complementarios.
Aplicar deducciones y contribuciones por prestaciones a la nómina	Seleccione esta opción si desea que las deducciones por prestaciones del empleado se apliquen a esta nómina.
Aplicar deducciones después de impuestos a la nómina	Seleccione esta opción si desea que las deducciones después de impuestos del empleado se apliquen a esta nómina.

🚨 Las prestaciones y las deducciones después de impuestos se utilizan con mayor frecuencia si la nómina fuera de ciclo se utiliza para pagar a un empleado por ingresos programados regularmente.

Ejecutar una nómina tardía

Si no cumple con el plazo de aprobación de la nómina, siga estos pasos para asegurarse de que sus empleados reciban su pago.

Desde su panel de administración, vaya a la pestaña Nómina y haga clic en Inicio.
Haga clic en la nómina tardía para abrir el flujo de aprobación de la nómina.
Siga estos pasos para completar el flujo de aprobación de nóminas. Cuando llegue a la última página, Confirmar y enviar nómina, deberá editar el día de pago.
Haga clic en el icono del lápiz junto al día de pago y seleccione la fecha en la que desea que sus empleados reciban su salario.
Haga clic en el botón azul Guardar de la ventana Editar día de pago .
Por último, haga clic en Aprobar para enviar la nómina.

💡 Si aprueba la nómina con un día de retraso, los empleados recibirán su salario con un día hábil de retraso. Si desea pagar a sus empleados a tiempo, siga los pasos que se indican a continuación para pagarles manualmente.

Ejecutar una nómina tardía con pagos manuales

Si ha incumplido el plazo de la nómina y desea que los empleados reciban su salario a tiempo, debe pagarles manualmente (en efectivo, con cheque, Zelle, etc.). Al pagar a los empleados manualmente, Playground se encargará de los impuestos y usted será responsable de pagar al empleado su salario neto (salario neto = salario bruto - impuestos del empleado).

Desde su panel de administración, vaya a la pestaña Nómina y haga clic en Inicio.
Haga clic en la nómina atrasada para abrir el flujo de aprobación de la nómina.
En la página Revisar el salario de los empleados del flujo de nóminas, haga clic en la casilla de verificación situada junto a los miembros del personal.
Para cambiar un método de pago de depósito directo a manual, haga clic en el botón Cambiar método de pago . Cambie el método de pago a Manual y , a continuación, haga clic en Guardar.
Si tiene contratistas, repita este proceso en la página Revisar pago a contratistas .
Si todos los empleados reciben su pago manualmente, no es necesario cambiar el día de pago. Utilice la fecha en la que aprueba la nómina o una fecha de pago futura; no antedatee a un día de pago pasado.
En la página Confirmar y enviar nómina , cambie a Importes de los empleados. Busque la columna denominada Pago neto. Si no ve esta columna, haga clic en la rueda dentada para añadirla a su tabla.
Usted será responsable de pagar manualmente a los empleados su salario neto (en efectivo, cheque, Zelle, etc.). Imprima esta pantalla para recordar cuánto se debe pagar a cada empleado.
Por último, haga clic en Aprobar para enviar la nómina. Una vez aprobada la nómina, Playground retirará el total de los impuestos adeudados de su cuenta conectada.

Tipos de ingresos

Ingresos	Descripción
Por hora (regular)	Horas no extraordinarias trabajadas por empleados por hora.
Salario	Horas trabajadas por empleados asalariados. *Al añadir los ingresos salariales como un tipo de ingresos adicionales, introduzca el salario anual y las horas trabajadas. El importe total adeudado se calculará sobre la base de 2080 horas en un año laboral.
Horas extras/dobles horas extras	Cualquier hora trabajada por el empleado que constituya horas extras o horas extras dobles. Los ingresos por horas extras/horas extras dobles se gravan de la misma manera que los ingresos normales.
Días festivos pagados	Cualquier hora trabajada por el empleado en un día festivo. Los ingresos por vacaciones pagadas se gravan de la misma manera que los ingresos normales.
Tiempo libre remunerado	El tiempo libre remunerado (PTO) describe el tiempo por el que se paga al empleado, pero durante el cual no ha trabajado. Los ingresos por PTO se gravan de la misma manera que los ingresos normales.
Reembolso	El tipo de ingresos por reembolso se utiliza para reembolsar a los empleados los gastos relacionados con el trabajo que han pagado de su bolsillo, como viajes o suministros. Los reembolsos no están sujetos a impuestos.
Bonificación	Pago de bonificaciones a un empleado. Las ganancias por bonificaciones se gravan de forma diferente a las ganancias normales.
Indemnización	Pago a un empleado como suma única al finalizar la relación laboral. La indemnización por despido no es lo mismo que el pago por las últimas horas trabajadas y se grava de forma diferente a los ingresos normales.
Comisión	Pago a un empleado basado en comisiones. Las comisiones se gravan de forma diferente a los ingresos habituales.
Otra cantidad fija	Ingresos regulares que se introducen como una cantidad fija. Este tipo de ingresos se grava como ingresos regulares.

Reabrir una nómina aprobada

Las nóminas se pueden reabrir después de la fecha límite de aprobación. Si descubre un error en su nómina, puede reabrirla para realizar las correcciones necesarias. Se puede reabrir hasta las 11:00 a. m. EST del día de la fecha límite de aprobación.

🚨 Si se reabre una nómina después de su aprobación, los ingresos añadidos NO se guardarán. Tendrá que volver a introducir los ingresos. Las horas que se hayan editado se guardarán.

Vaya a la pestaña Panel de control de nóminas de la pantalla de inicio de y haga clic en los tres puntos situados junto a la nómina que desea reabrir, luego haga clic en Reabrir.
Aparecerá una barra verde en la parte superior de la pantalla con el mensaje «La nómina se ha reabierto».
Haga clic en el borrador de la nómina para abrir el flujo de nómina y realizar las correcciones necesarias.
Siga el flujo de nóminas como de costumbre y haga clic en Aprobar cuando esté listo.

Ver e imprimir un resumen de la nómina

Vaya a la pantalla de inicio de Nóminas y haga clic en la nómina que desea ver o imprimir.
Se abrirá la pantalla de resumen de nóminas. Desde aquí, puede ver los totales de los empleados y empleadores, así como los detalles fiscales.
Para imprimir el resumen, haga clic en el botón azul Imprimir página situado en la esquina superior derecha de la pantalla.

Imprimir cheques de pago de los empleados

Los cheques de los empleados se pueden imprimir en papel de cheques. Playground admite el formato de cheque DLT159. Este formato es el formato de papel de cheques personalizado con el cheque en la parte superior.

💡 El papel de cheques se puede solicitar aquí a su banco. Si no dispone de papel de cheques, puede escribir los cheques de los empleados a mano o entregar los pagos en efectivo.

Vaya a la pantalla de inicio de Nóminas y haga clic en la nómina para la que desea imprimir cheques.
Se abrirá el resumen de nóminas. Haga clic en el botón azul Imprimir todos los cheques situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Los cheques se abrirán en formato PDF en una nueva pestaña. Guarde el PDF en su ordenador y, a continuación, imprímalo.

Ventana de reapertura de nóminas

Una nómina se puede reabrir o cancelar en cualquier momento hasta las 11:00 a. m., hora del este, del día de la fecha límite de aprobación. Después de esa fecha límite, los fondos de la nómina comenzarán a procesarse y se debitarán de la cuenta bancaria del empleador.

💡 Si necesita cancelar una nómina después de las 11:00 a. m., hora del este, póngase en contacto con [email protected].

Cómo gestionar las nóminas