En Playground, el personal puede fichar al entrar y salir del trabajo. Los administradores pueden editar las horas del personal y generar informes para obtener una visión general completa de las horas registradas. Esta función proporciona información valiosa sobre las horas registradas por su equipo, las vacaciones pagadas, los ingresos y mucho más. Los administradores pueden generar el informe «Total de horas del personal» para realizar un seguimiento de las horas con un proveedor de nóminas.
💡 Si utiliza Playground Payroll, las horas del personal se transferirán automáticamente a Payroll. Puede ver y editar las horas mientras procesa la nómina. Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo empezar a utilizar Playground Payroll.
Fichar en la tableta de la escuela
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Los miembros del personal fichan la entrada y la salida utilizando su aplicación móvil Playground. El personal puede fichar utilizando el código QR del centro o su código PIN único.
Fichar con código QR
El personal puede fichar mediante un código QR impreso o un código QR publicado en la tableta del centro.
El personal pulsará el botón «Fichar» en la esquina superior derecha de su aplicación móvil Playground.
El personal escaneará el código QR de su centro y pulsará su aula.
Aparecerá un banner verde indicando que han fichado correctamente.
📱 Los códigos QR solo se pueden escanear con la aplicación móvil. El personal no podrá escanearlos con la versión web de Playground.
Fichar con código PIN
El personal puede fichar en una tableta del centro en modo quiosco utilizando su PIN de 4 dígitos.
El personal navegará hasta el modo Introducir PIN en la tableta del centro.
El personal introducirá su código PIN.
Aparecerá un banner verde indicando que han fichado correctamente.
Personalizar los PIN del personal
El personal puede encontrar su código PIN en su aplicación móvil navegando a Configuración y luego haciendo clic en Ver código PIN. Los administradores pueden cambiar los códigos PIN del personal siguiendo las instrucciones a continuación:
Desde el panel de administración, vaya al perfil del personal.
Desde el perfil del personal, vaya a Configuración.
En la configuración general, vaya a PIN de firma y haga clic en Editar.
Escriba un nuevo PIN en el campo y haga clic en el botón azul Guardar cambios .
Fichar en dispositivos personales
Los administradores también pueden permitir a los profesores utilizar sus propios dispositivos para fichar la entrada y la salida.
💡 Los administradores son los únicos usuarios que pueden activar esta configuración. Puede encontrar esta configuración enlos ajustesde su centro, enPermisos del profesor;active la configuraciónFichar en su propio dispositivo.
Fichar la entrada/salida a través del modo quiosco en un dispositivo personal
Si la configuración «Fichar en un dispositivo personal» está activada, el personal puede utilizar el modo quiosco en su dispositivo personal para fichar.
En la parte del personal de la aplicación móvil, navegue hasta elquiosco.
Active la opción Introducir PIN.
Introduzca el PIN del personal y seleccione el aula.
Aparecerá un banner verde indicando que el miembro del personal ha fichado.
Restringir la hora de registro del personal
Los administradores pueden restringir que el personal fiche más de 5 minutos antes de la hora prevista para su turno. Esta configuración se encuentra en la sección «Configuración general», dentro de «Permisos del profesor».
🚨 Esta configuración no se aplica a los administradores.
Editar las horas del personal
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Si un miembro del personal olvida fichar la entrada o la salida durante todo un día, un administrador puede añadir un día « » (Día de fichaje) a su hoja de horas y editar su hora de entrada o salida.
Añadir un día a las horas del personal
¿Prefiere un poco de ayuda dentro de la aplicación? Solo tiene que hacer clic en el botón «Guía paso a paso» en la parte superior de la pestaña «Personal» para empezar. Puede obtener más información sobre las guías paso a paso aquí.
En el panel de administración, vaya a la pestaña «Personal ».
Haga clic en el nombre del miembro del personal para el que desea añadir un día.
En su perfil de personal, haga clic en la pestaña Horas en la parte superior de la pantalla.
Desplácese hacia abajo hasta la sección Historial y haga clic en Registrar -> Registrar horas
Se abrirá la ventana Editar tiempos. Introduzca la fecha que necesita añadir y, a continuación, haga clic en Añadir entrada para añadir la hora a la que el miembro del personal comenzó a trabajar. A continuación, seleccione Añadir salida y añada la hora a la que el miembro del personal salió del trabajo o se tomó su primer descanso.
Puede añadir entradas de tiempo adicionales para ese día repitiendo este proceso.
Haga clic en Guardar y el día se añadirá a su historial de registros.
Editar entradas de tiempo del personal
En el panel de administración, vaya a la pestaña Personal.
Haga clic en el nombre del miembro del personal para el que desea editar los tiempos.
Haga clic en la pestaña Horas en la parte superior de su perfil de personal.
Desplácese hacia abajo hasta la sección Historial y localice la fecha de entrada o salida que desea editar.
Haga clic en el botón Editar situado a la derecha de la entrada de tiempo. Se abrirá la ventana Editar tiempos .
Edite la hora y haga clic en Guardar una vez completado.
💡 Si utiliza Playground para la nómina, tendrá la oportunidad de editar las horas del personal durante el proceso de nómina.
Añadir ausencia del personal
El personal puede marcarse como ausente con varios tipos de ausencia, incluyendo vacaciones, enfermedad, duelo, días festivos, asuntos personales y otros. Las ausencias marcadas como tiempo libre remunerado serán visibles en los informes de horas del personal.
💡 Cualquier ausencia del personal puede marcarse como ausencia remunerada. Si utiliza Playground Payroll, las ausencias remuneradas se transferirán automáticamente a la nómina. Haga clic aquí para obtener más información sobre Playground Payroll.
En la pantalla Horario del personal, haga clic en el día/personal al que desea añadir una ausencia y, a continuación, haga clic en Registrar tiempo libre.
Aparecerá la ventana «Registrar tiempo libre» con tres opciones para registrar las ausencias.
Día parcial | Para seleccionar una hora de inicio y finalización para registrar cuando alguien ha estado ausente solo durante parte del día. |
Día completo | Para marcar a alguien como ausente durante todo el día, sin especificar una hora de inicio o finalización. |
Varios días | Para marcar a alguien como ausente durante varios días consecutivos, desde una fecha de inicio seleccionada hasta una fecha de finalización. |
3. Si el tiempo libre debe ser remunerado, haga clic en la casilla de verificación junto a Tiempo libre remunerado e
introduzca el número de horas que se deben pagar al empleado.
4. Haga clic en el botón azul «Registrar ausencia » para guardar.
5. La ausencia aparecerá ahora como un recuadro naranja en la tabla de programación.
💡 Para ver cómo el personal puede enviar solicitudes de PTO, ausencias y vacaciones, haga clic aquí: Horas del personal para profesores.
Editar ausencias del personal
Si es necesario editar la ausencia de un miembro del personal, siga los pasos que se indican a continuación:
Desde su panel de administración, vaya a la pestaña Personal .
Haga clic en el nombre del miembro del personal cuya ausencia desea editar.
Haga clic en la pestaña Horas en la parte superior de su perfil de personal.
Desde aquí, hay dos formas de editar la ausencia:
Haga clic en la ausencia registrada en su horario y seleccione Editar tiempo libre.
Desplácese hasta la sección Historial , haga clic en la pestaña Tiempo libre y haga clic en el icono del lápiz junto a la ausencia que desea editar.
A continuación, aparecerá la ventana «Registrar tiempo libre» , donde podrá editar los detalles de la ausencia. Haga clic en «Guardar» cuando haya terminado.
Informes de nómina por horas del personal
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Los administradores pueden extraer informes de horas del personal para ver el total de horas de los empleados e introducirlas en la nómina.
En el panel de control de administrador, haga clic en la pestaña Informes.
Seleccione el mosaico Nómina del personal.
Explore los tipos de informes de nómina del personal para ver cuál se adapta mejor a sus necesidades. Los informes más utilizados son el informe de horas diarias del personal y el informe de horas totales del personal. Consulte la tabla siguiente para obtener una descripción de cada informe.
Horas diarias del personal | Número de horas y descansos que ha tomado cada miembro del personal por día |
Resumen de nóminas | Proporciona un desglose rápido de los detalles de la nómina de cada miembro del personal para el período de pago seleccionado, incluyendo el total de horas trabajadas, los descansos remunerados y los salarios. |
Exportación a Paycom | Crea un archivo con los horarios de fichaje del personal que se puede importar directamente a Paycom. Requiere un campo personalizado llamado «Código Paycom» en cada perfil del personal. |
Exportación a Paylocity | Crea un archivo que se puede cargar en Paylocity utilizando los horarios de fichaje del personal. Requiere un campo personalizado denominado «ID de Paylocity» en cada perfil del personal. |
Horas programadas | Muestra la diferencia entre las horas programadas y las horas trabajadas por cada miembro del personal durante un intervalo de fechas seleccionado. |
Informe de ausencias del personal | Enumera todas las ausencias registradas del personal dentro del intervalo de fechas seleccionado. |
Resumen de asistencia del personal | Muestra la actividad de asistencia de cada miembro del personal para las fechas seleccionadas, incluyendo quién ha fichado la entrada o la salida. |
Resumen de horas del personal | Proporciona un archivo CSV descargable que muestra las horas de cada miembro del personal en una fila, con cada día del intervalo de fechas seleccionado mostrado en su propia columna. |
Horas del personal (PDF) | Genera un PDF con el número diario y total de horas del personal para cada miembro del personal en un período de tiempo determinado. |
Información del personal | Informe sobre la información del personal |
Pines del personal | Enumera los códigos PIN para el registro de entrada y salida de cada miembro del personal. |
Formación del personal | Muestra una lista de todas las formaciones registradas del personal. Utilice este informe para revisar quién ha completado las formaciones obligatorias y realizar un seguimiento de los elementos pendientes. |
Depósitos fiscales | Muestra todos los registros de depósitos de impuestos dentro del intervalo de fechas seleccionado para que pueda revisar qué se ha pagado y cuándo. |
Resumen total de nóminas
| Muestra todas las nóminas individuales de cada miembro del personal, incluyendo su salario bruto, impuestos y deducciones para las fechas que seleccione. |
Eficiencia de las horas de los profesores | Muestra la proporción aproximada entre el personal y los alumnos para un día determinado. Útil para ver si se puede mover al personal. |
Total de horas del personal | Suma el número total de horas y descansos que cada miembro del personal ha tomado durante un periodo de tiempo específico. |
Previsualizaciones W-2 | Muestra una vista previa de los datos W-2 de todos los empleados a fecha de hoy para un año específico. |
Generar el informe
En el menú desplegable Tipo de informe, seleccione el informe deseado.
Personalice la fecha de inicio y la fecha de finalización del período para el que desea obtener un total.
Si desea obtener el informe de un subgrupo específico de personal, seleccione una agrupación en el menú desplegable Grupo.
Haga clic en Generar informe en la parte superior derecha de la pantalla. Una vez generado, aparecerá el informe. En la parte superior derecha de la tabla, puede enviar por correo electrónico, imprimir o descargar el informe.
💡Puede personalizar su informe para incluir algunas o todas las columnas que se muestran a continuación. Añada columnas haciendo clic en el icono de engranaje ⚙️ situado en la parte superior derecha de la tabla para seleccionar las columnas que desee.
Facturable | Número total de horas trabajadas por las que se pagará al empleado. Suma de las horas normales y las horas extras. |
Descansos | Los tiempos entre las salidas y las entradas se registran como descansos. |
Horas normales | Horas trabajadas a una tarifa regular. |
Horas de PTO | Registra las horas de PTO aprobadas. |
Horas extras (>8/día) | Horas registradas a tarifa de horas extras en un día, mostradas en horas y minutos |
Horas extras (>40+/semana) | Horas registradas con tarifa de horas extras en una semana mostradas como horas y minutos |
Facturable (dec) | Número total de horas trabajadas que se pagarán a un empleado. Suma de las horas normales y las horas extras mostradas como decimales |
Descansos (dec) | Los intervalos entre las salidas y las entradas se registran como descansos y se muestran en decimales |
PTO facturable | Se realiza un seguimiento a partir de las vacaciones programadas |
Facturable regular | Importe en dólares de las horas facturables regulares. |
Ganancias | Suma de las ganancias regulares y las ganancias por horas extras |
Horas extras (>8/día) (dec) | Horas registradas con tarifa de horas extras en un día, mostradas como decimales |
Horas extras (>40) (dec) | Horas registradas con tarifa de horas extras en una semana mostradas como decimales |
🚨 Las horas extras no se registrarán a menos que se hayan configurado los ajustes generales de nómina y se hayan creado los horarios del personal. Obtenga más información sobre estos pasos aquí.
Tiempo de formación del personal
El tiempo de formación se utiliza para registrar y realizar un seguimiento de la formación o las certificaciones que su personal ha completado en su perfil de profesor.
¿Prefiere un poco de ayuda dentro de la aplicación? Solo tiene que hacer clic en el botón «Guía paso a paso» en la parte superior de la pestaña «Personal» para empezar. Puede obtener más información sobre las guías paso a paso aquí.
En la pestaña «Personal» del panel de administración, haga clic en el miembro del personal para el que desea registrar el tiempo de formación.
En su perfil de personal, haga clic en la pestaña Horas .
Seleccione Registrar -> Formación.
En la ventana Añadir formación , puede registrar el nombre de la formación del empleado, la fecha, el total de horas y minutos, y cargar cualquier archivo o certificado relacionado con la formación.
Haga clic en Guardar una vez completado.
Redondear las horas del personal
Las entradas y salidas del personal se pueden redondear automáticamente al intervalo de 15 minutos más cercano. El redondeo sigue una regla estándar basada en el punto medio de cada bloque de 15 minutos (por ejemplo, :00, :15, :30, :45):
Las entradas y salidas dentro de los primeros 7 minutos del intervalo se redondean hacia abajo.
Las entradas y salidas dentro de los últimos 7 minutos del intervalo se redondean al alza.
Por ejemplo, una entrada a las 2:04 p. m. se redondea a las 2:00 p. m. y una entrada a las 2:09 p. m. se redondea a las 2:15 p. m.
Habilitar el redondeo de horas del personal
Desde el panel de administración, vaya a Configuración en la barra lateral izquierda.
En Permisos del profesor, activa Redondear las horas del personal.
🚨 Si se activa el redondeo de las horas del personal, las hojas de horas históricas se actualizarán con las horas redondeadas.
💡 Para ver las horas exactas de entrada y salida, desactive la configuración Redondear las horas del personal y genere un Informe de horas del personal.