No todos los meses tienen exactamente cuatro semanas. Dependiendo de cómo caiga el calendario, algunos meses contienen una quinta semana - lo cual genera una pregunta de facturación: ¿cobras más en esos meses, o mantienes la facturación constante todo el año? Este artículo explica los tres enfoques para manejar los meses de 4 semanas vs. 5 semanas en Playground y te ayuda a elegir la configuración correcta para tu centro.
💡 El enfoque recomendado por Playground es una tarifa mensual promediada estandarizada. Simplifica la facturación tanto para el proveedor como para las familias y asegura un flujo de efectivo constante durante todo el año. Consulta la Opción 1 más abajo.
¿Qué Meses Tienen 5 Semanas?
Un "mes de 5 semanas" ocurre cuando la alineación de los días del calendario hace que un mes determinado contenga cinco apariciones de los días en que opera tu programa. Dependiendo del horario de tu escuela, esto típicamente afecta de dos a tres meses por año.
Como tu tarifa semanal se mantiene igual, técnicamente un mes de 5 semanas genera más ingresos por colegiatura que un mes de 4 semanas - y cómo manejes esa diferencia es lo que determina tu configuración de facturación.
Opción 1 (Recomendada): Tarifa Mensual Promediada Estandarizada
Mejor para: Programas que quieren una facturación simple y predecible para las familias e ingresos constantes cada mes.
Cómo Funciona
En lugar de cobrar montos diferentes cada mes según las semanas que caigan en ese mes, calculas un solo promedio mensual fijo que cubre todo el año. Las familias pagan la misma cantidad cada mes, y la matemática se equilibra a lo largo del año.
Cómo Calcular tu Tarifa Mensual Promediada
Determina tu tarifa de colegiatura semanal (por ejemplo, $300/semana).
Multiplícala por el número de semanas que tu programa opera al año (por ejemplo, 52 semanas × $300 = $15,600).
Divide entre 12 para obtener tu promedio mensual fijo (por ejemplo, $15,600 ÷ 12 = $1,300/mes)
Usa esa cifra como el monto en tu plan de facturación mensual.
💡 Esta es la opción más simple y predecible tanto para proveedores como para familias. Evita ajustes manuales mes a mes y mantiene la facturación constante durante todo el año.
Cómo Configurar Esto
Desde tu panel de administrador, ve a la pestaña Billing y haz clic en Overview.
Haz clic en Create debits.
Selecciona el o los estudiantes para los que quieres crear un plan de facturación.
Agrega un concepto de facturación e ingresa tu monto mensual promediado calculado.
Establece la frecuencia de facturación en Monthly.
Configura el plan para que se repita durante todo el año del programa (fecha de inicio hasta fecha de fin).
Haz clic en Create debits.
No se necesitan ajustes adicionales mes a mes - la tarifa permanece fija todo el año.
💡 Los planes de facturación recurrente pueden crearse por hasta un año a la vez. Puedes extender el plan desde el perfil del estudiante si es necesario.
Opción 2 (Alternativa): Editar el Plan de Cuotas para Meses de 5 Semanas
Mejor para: Programas que prefieren cobrar la tarifa semanal exacta cada mes, pero quieren mantener todo bajo un solo plan de facturación.
Cómo Funciona
Creas un plan de facturación para el año usando tu tarifa mensual estándar, y luego ajustas manualmente los montos de las cuotas para los meses que contienen una quinta semana.
Cómo Configurar Esto
Desde tu panel de administrador, ve a la pestaña Billing y haz clic en Overview.
Haz clic en Create debits y construye tu plan de facturación mensual estándar como de costumbre.
Una vez creado el plan, ve a la pestaña Billing del estudiante.
Abre el plan de facturación existente y haz clic en la pestaña Installments.
Localiza los meses que caen en un periodo de 5 semanas.
Haz clic en la cuota de cada mes de 5 semanas y edita el monto para reflejar la semana adicional de colegiatura.
Haz clic en Save para actualizar el plan.
🚨 Este enfoque requiere que rastrees manualmente qué meses tienen 5 semanas y ajustes las cuotas correspondientes cada vez que ocurran. Recomendamos auditar tu calendario al inicio de cada año del programa para identificar los meses de 5 semanas con anticipación.
💡 Editar los montos de las cuotas dentro de un plan existente mantiene toda la facturación consolidada bajo un solo plan, lo cual es más fácil de gestionar y revisar que mantener varios conceptos separados.
Opción 3 (Alternativa): Crear Cada Mes como un Concepto Separado
Mejor para: Programas que quieren control preciso sobre exactamente lo que se cobra cada mes calendario.
Cómo Funciona
En lugar de usar un solo plan de facturación recurrente, creas un concepto de facturación separado cada mes con el monto exacto de colegiatura para ese periodo - cuatro semanas de colegiatura para meses de 4 semanas, y cinco semanas de colegiatura para meses de 5 semanas.
Cómo Configurar Esto
Desde tu panel de administrador, ve a la pestaña Billing y haz clic en Overview.
Haz clic en Create debits.
Selecciona el o los estudiantes a los que vas a facturar.
Agrega un concepto de facturación con el monto correcto de colegiatura para el mes próximo: a. Para un mes de 4 semanas: Tarifa Semanal × 4 b. Para un mes de 5 semanas: Tarifa Semanal × 5
Establece el calendario de facturación en Paid all at once o One-time con la fecha de publicación y fecha de vencimiento correctas para ese mes.
Haz clic en Create debits.
Repite este proceso cada mes.
🚨 Este enfoque requiere 12 entradas de facturación individuales por año por estudiante. Si bien te da control preciso sobre cada periodo de facturación, implica significativamente más configuración y gestión continua que las Opciones 1 o 2.
Compara las Tres Opciones
| Opción 1: Tarifa Mensual Promediada | Opción 2: Editar Cuotas | Opción 3: Conceptos Separados |
Esfuerzo de configuración | Bajo — se configura una vez al año | Medio — ajustar meses de 5 semanas | Alto — crear entrada cada mes |
Monto de facturación mensual | Igual cada mes | Varía en meses de 5 semanas | Varía cada mes |
Experiencia de la familia | La más predecible | Ligeramente variable | La más variable |
Ajustes manuales necesarios | Ninguno | Algunas veces al año | Mensual |
Recomendado por Playground | ✅ Sí | — | — |
Próximos Pasos
Una vez que hayas decidido un enfoque, sigue el paso a paso en Create Billing Plans para crear tu plan, o consulta Billing Plans Overview para repasar cómo funcionan los planes de facturación. Para una configuración más amplia de tus ajustes de facturación, consulta Configure Billing Settings y Adjust Debits.