Las solicitudes de archivos permiten a los tutores cargar la documentación necesaria, como los formularios de salud que requieren la firma de un médico. Esta función le permite hacer un seguimiento de los tutores que han presentado los documentos requeridos y le permite ver y descargar los archivos enviados.
💡 Tanto los tutores principales como los secundarios pueden usar las solicitudes de archivos para cargar documentos para sus alumnos.
Añadir una nueva plantilla de solicitud de archivos
En el panel de administración de , diríjase a la pestaña Paperwork en el lado izquierdo de la pantalla. Haz clic en el botón azul Create en la esquina superior derecha de la pantalla y, a continuación, en Solicitud de nuevo archivo . Aparecerá la ventana Solicitud de nuevo archivo .
Ponle un nombre al documento y proporciona una descripción para que los tutores sepan exactamente qué subir.
Personaliza la configuración de solicitud de archivos. Puedes hacer que la solicitud de archivos sea opcional, añadir una fecha de caducidad, solicitar la revisión del administrador y asignar un correo electrónico para recibir una notificación cada vez que envíes el archivo.
Por último, puede cargar un archivo opcional para pedir a los usuarios que lo vean o descarguen. Esto es útil para los formularios de salud que un médico debe imprimir y completar.
Haga clic en Crear solicitud de archivo . La solicitud de archivo aparecerá ahora en la pestaña File Request de la pantalla Paperwork .
🚨 Todas las solicitudes de archivos nuevas tienen el estado Visible de forma predeterminada. Esto significa que los tutores podrán ver y cargar la solicitud de archivo en la sección Papeleo de la aplicación para padres. Para ocultar una solicitud de archivo a los tutores, haz clic en los tres puntos situados junto a la solicitud de archivo y, a continuación, en Hide .
Gestionar los destinatarios de una solicitud de archivo
En la pestaña Paperwork de tu panel de administración , haz clic en File Requests y haz clic en la solicitud de archivo que deseas editar.
Haz clic en el botón azul Editar destinatarios en la esquina superior derecha de la pantalla.
Las solicitudes de archivos pueden ser visibles para todos o para grupos específicos. Selecciona grupos específicos y, a continuación, selecciona las aulas, los programas o los anuncios en los que quieres que esté visible la solicitud de archivos.
💡 Si quieres seleccionar a los tutores de una lista como destinatarios del documento, tendrás que añadir este documento a la sección Documento obligatorio de la propia lista.
Enviar recordatorios de solicitud de archivos
En la pestaña File Request de tu panel de administración, selecciona la solicitud de archivo específica para la que quieres enviar recordatorios.
Seleccione las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los alumnos a los que desea enviar recordatorios.
Haz clic en Enviar desde la barra gris de la parte superior de la tabla. Los tutores recibirán un recordatorio por correo electrónico sobre la solicitud de archivo.
Ver y descargar solicitudes de archivos completadas
Haga clic en la solicitud de archivo que desee en la pestaña File Requests de la pantalla Paperwork . Aquí verás un resumen de todos los estudiantes a los que está asignada la solicitud de archivo. Haga clic en el texto azul View para ver una copia del archivo subido.
Descargar solicitudes de archivos individuales
Haga clic en los tres puntos situados junto al nombre del estudiante y, a continuación, haga clic en Descargar . El documento se descargará en formato PDF.
Descargar un archivo CSV
Haz clic en cualquier solicitud de archivo, haz clic en el botón blanco Descargar en la esquina superior derecha de la pantalla y, a continuación, haz clic en CSV responses . El archivo CSV contendrá el nombre del estudiante, el aula, el estado de la presentación y un enlace a un PDF del documento completado.
Descargar toda la solicitud de archivos enviada
Haz clic en cualquier solicitud de archivo, haz clic en el botón blanco Descargar en la esquina superior derecha de la pantalla y, a continuación, haz clic en Image Responses . Se descargará una carpeta zip que contiene todas las solicitudes de archivos enviadas.
💡 Esta opción descargará todas las solicitudes de archivos enviadas, no solo la específica que está viendo actualmente.
Subir una solicitud de archivo en nombre de un tutor
Para subir una solicitud de archivo en nombre de un tutor, haga clic en el botón azul Cargar archivo que se encuentra junto al nombre del estudiante. Elige el archivo que quieres subir y, a continuación, haz clic en Guardar.
Envío de una solicitud de archivo
Si un tutor sube el documento incorrecto a la solicitud de archivos, puedes eliminar el archivo subido.
Haga clic en la plantilla de solicitud de archivos específica de la pestaña File Requests y busque al estudiante cuyo archivo desea eliminar.
Selecciona los tres puntos a la derecha de su nombre y haz clic en Eliminar.
Confirma que deseas eliminar la solicitud de archivo cargada haciendo clic en el botón rojo Eliminar elemento .
🚨 La eliminación de un archivo enviado es irreversible. No elimines una solicitud de archivo a menos que estés seguro de que se debe eliminar de forma permanente.