El servicio de cuidado sin cita previa de Playground permite a las familias reservar cuidados adicionales en función de la capacidad y la disponibilidad del aula. Esta función recauda automáticamente los pagos y programa a los niños en función de la capacidad y la disponibilidad del aula.
Ventajas del cuidado ocasional
Automatice todo el proceso de cuidado sin cita previa y ofrezca una valiosa comodidad a las familias. Mantenga la proporción y aumente la matriculación y los ingresos sin costes adicionales de personal. Muchos programas incluso cobran una prima por el cuidado flexible debido a su naturaleza impredecible, lo que aumenta aún más la rentabilidad.
💡 Asegúrese de que sus aulas tengan capacidades establecidas antes de seguir las instrucciones que se indican a continuación.
Configure su disponibilidad
Playground le permite configurar los horarios en los que está disponible para reservas sin cita previa.
Crear nueva disponibilidad
Vaya a «Cuidado sin cita previa» haciendo clic en la barra de búsqueda global o escribiendo
ctrl/cmd+ky seleccionando «Cuidado sin cita previa».
Haga clic en «Disponibilidad» y , a continuación, en «+ Nueva disponibilidad».
Haga clic en el icono del lápiz junto a Sin título para nombrar esta disponibilidad.
El uso de una convención de nomenclatura estándar facilita la búsqueda de esta disponibilidad al aplicarla a las opciones de visita sin cita previa. Puede asignarle un nombre como Visita sin cita previa | Predeterminado o Visita sin cita previa | Bebé.
Seleccione los días y las horas en los que suele estar disponible para esta opción de visita sin cita previa.
Puede añadir varios intervalos de tiempo en un día haciendo clic en + a la derecha de la entrada del reloj y del intervalo de tiempo de cuidado sin cita previa.
Si lo desea, añada las fechas de inicio y finalización para establecer el intervalo de fechas de esta disponibilidad.
Si mantiene esta opción desactivada, esta disponibilidad podrá reservarse en cualquier momento en el futuro.
Añada las fechas de cierre añadiendo una sola fecha o un intervalo de fechas en el campo de entrada de fechas y haciendo clic en Guardar.
Puede añadir fechas de excepción para bloquear algunas de sus franjas horarias en días concretos, o marcar las visitas sin cita previa como no disponibles para esos días.
Elimine las fechas de cierre haciendo clic en los tres puntos y luego en el icono rojo 🗑️.
Haga clic en el botón azul Guardar y salir en la esquina superior derecha de la página.
Editar disponibilidad
La disponibilidad se puede editar en cualquier momento para actualizar cuándo las familias pueden reservar.
En la pantalla Drop-in, haga clic en Disponibilidad.
Haga clic en el icono ✏️ para editar la disponibilidad existente.
Siga las instrucciones anteriores para cambiar la configuración de disponibilidad actual.
Cuando esté listo, haga clic en el botón Guardar y salir.
O bien, haga clic en Cancelar para volver sin guardar los cambios.
Eliminar disponibilidad
Las disponibilidades se pueden eliminar en cualquier momento. Una vez eliminada una disponibilidad, no se puede restaurar.
En la pantalla Drop-in, haga clic en Disponibilidad.
Haga clic en el icono 🗑️ para eliminar la disponibilidad existente.
Haga clic en Continuar en la ventana emergente de confirmación de eliminación.
Opciones de Drop-in
Una vez que haya creado una disponibilidad, añada una opción de asistencia sin cita previa para que las familias puedan seleccionar su cuidado flexible.
🚨 Los estudiantes necesitarán horarios en la pestaña Programación > Horarios > Horarios de los estudiantes para utilizar eficazmente las opciones de asistencia sin cita previa. Para obtener una guía sobre cómo crear horarios, consulte nuestro artículo sobre Horarios de los estudiantes.
Crear una nueva opción de asistencia sin cita previa
Desde su panel de administración, vaya a «Drop-in» haciendo clic en la barra de búsqueda global o pulsando
Ctrl/Cmd+Ky escribiendo «Drop-in care».
Haga clic en Opciones de cuidado sin cita previa.
Haga clic en el botón blanco + Nueva opción de visita sin cita previa .
Haga clic en el icono del lápiz junto a Sin título para nombrar esta opción de inserción.
Esto está dirigido a las familias, por lo que lo mejor es utilizar una convención de nomenclatura estándar para sus opciones de cuidado ocasional. Asegúrese de que la opción de cuidado ocasional se describa de la forma más clara posible para sus familias.
Establezca la opción de cuidado temporal como Activa o Inactiva. Una vez marcada como activa, esta opción de cuidado temporal estará disponible y las familias podrán reservar las plazas disponibles. Siempre puede desactivar la opción de cuidado temporal desactivando el interruptor.
Seleccione su precio en el menú desplegable Precios. A continuación se muestran las diferentes opciones de precios:
Sin precios
Pago por adelantado
Tarifa plana por día
Cobra a la familia una tarifa plana por día por adelantado, independientemente del tiempo que programen o asistan cada día.
Tarifa plana por hora
Cobra a la familia una tarifa plana por hora por adelantado. Esta cantidad variará en función del número de horas reservadas cada día. También se puede establecer un número mínimo de horas por reserva.
Facturación basada en la asistencia después de prestar el servicio
💡 Para la facturación basada en la asistencia, que se factura y cobra después de prestar el servicio, establezca el precio en «ninguno» y facture a las familias una vez finalizada la visita.
Seleccione qué aulas tendrán plazas disponibles para visitas sin cita previa.
Esto restringirá las visitas sin cita previa solo a los alumnos que se encuentren dentro del rango de edad de la clase y si hay disponibilidad en la clase en función de la capacidad y el número de alumnos actualmente programados.
Solo se pueden seleccionar aulas con requisitos de edad y capacidad.
Seleccione qué disponibilidad utilizar para esta opción de reserva.
La disponibilidad seleccionada definirá los días y horarios que las familias pueden seleccionar si hay capacidad disponible en las respectivas aulas.
Estos ajustes controlan cómo se comportan las reservas una vez que una familia selecciona esta opción sin cita previa.
a. Requiere aprobación antes de la reserva
Active esta opción si desea que un administrador apruebe cada reserva antes de que se confirme.
b. Restringir la reserva a los alumnos activos
Active esta opción si desea que solo los alumnos activos puedan reservar esta opción sin cita previa.
c. Anular el calendario recurrente
Active esta opción si desea que las reservas sin cita previa anulen el horario recurrente del estudiante para ese día.
Añadir un código contable (opcional)
Si su programa utiliza códigos contables para la presentación de informes financieros o fiscales, puede asignar un código a esta opción sin cita previa. Esto no afecta a la forma en que las familias realizan las reservas, solo sirve para su seguimiento interno.
Establezca el aviso mínimo de reserva y con cuánta antelación se pueden programar las reservas:
Para evitar reservas de última hora, puede establecer un plazo mínimo de aviso para las reservas. Esto especifica el tiempo de antelación con el que se deben realizar las reservas antes de una sesión de cuidado sin cita previa.
Puede evitar que se reserven cuidados puntuales con demasiada antelación estableciendo un plazo máximo de reserva. Esto determina la fecha más lejana en el futuro en la que se pueden programar cuidados puntuales.
Haga clic en Guardar y salir.
¡Eso es todo! Ahora, solo tiene que informar a las familias de que ya pueden reservar el servicio de cuidado ocasional y dejar que Playground se encargue del resto.
Editar la opción de cuidado ocasional
Las opciones de cuidado ocasional se pueden editar en cualquier momento para actualizar la configuración.
En la pantalla Cuidado sin cita previa, haga clic en Opciones de cuidado sin cita previa.
Haga clic en el icono ✏️ para editar la opción de cuidado sin cita previa existente.
Siga las instrucciones anteriores para cambiar la configuración actual de la opción de inserción.
Cuando esté listo, haga clic en el botón Guardar y salir.
O haga clic en Cancelar para volver sin guardar los cambios.
Eliminar opción de visita sin cita previa
Las disponibilidades se pueden eliminar en cualquier momento. Una vez eliminada una disponibilidad, no se puede restaurar.
🚨 Si desea conservar sus datos pero evitar que las familias reserven cuidados sin cita previa, puede desactivar la opción de cuidados sin cita previa en lugar de eliminarla.
En la pantalla Sin cita previa, haga clic en Opciones de sin cita previa.
Para desactivar la opción de cuidado sin cita previa, haga clic en el icono ✏️ para editar la opción existente.
Desactive el interruptor situado en la parte superior de la pantalla.
Haga clic en Guardar y salir.
Para eliminar una opción de cuidado ocasional, haz clic en el icono 🗑️ para eliminar la opción ocasional existente.
Haga clic en Continuar en la ventana emergente de confirmación de eliminación.
Duplicar opción de cuidado ocasional
Si desea duplicar una opción de cuidado ocasional predefinida, siga los pasos que se indican a continuación:
En la pantalla Cuidado ocasional, haga clic en Opciones de cuidado ocasional.
Junto a la opción de inserción que ya ha creado, seleccione el icono Duplicar .
Introduzca un nuevo nombre para la opción de drop-in y haga clic en el botón azul Guardar .
Reservas de cuidado infantil
Envíe estas instrucciones a las familias sobre cómo reservar el servicio de cuidado sin cita previa.
Podrá ver la fecha y la hora de la atención sin cita previa programada, el niño, el tipo de reserva, el precio y cuándo se reservó.
Las reservas se filtran por semana. Haga clic en Semana del para cambiar de semana. El total de reservas para la semana seleccionada aparecerá debajo de la marca de verificación verde en la parte superior de la pantalla. Los ingresos totales por cuidado sin cita previa aparecerán debajo del icono de página morado en la parte superior de la pantalla.
Si su reserva sin cita previa requiere aprobación, puede editar la información de la reserva antes de aprobar la solicitud. Las reservas que requieren la aprobación del administrador aparecerán como «Pendiente». Para editar estas reservas antes de su aprobación:
Seleccione los tres puntos (...) junto a la reserva y haga clic en «Ver».
A continuación, podrá editar el aula, la fecha, la hora y el precio de la reserva haciendo clic en el icono del lápiz junto a cada campo.
Una vez que hayas realizado las modificaciones necesarias, haz clic en el botón azul Guardar cambios .
4. Para aprobar una solicitud pendiente, seleccione Aceptar y cobrar.
5. Para rechazar una solicitud, seleccione Rechazar.
6. Una vez aprobada, la reserva sin cita previa aparecerá en el horario del alumno.
Notificaciones de reservas puntuales
Si desea recibir una notificación cuando un tutor reserve una visita sin cita previa, siga los pasos que se indican a continuación:
En su panel de administración, seleccione la pestaña Configuración en la parte izquierda de la pantalla.
Haga clic en la pestaña Correos electrónicos .
Desplácese hacia abajo hasta la sección Cuidado sin cita previa .
Haga clic en el botón Añadir correo electrónico para configurar las notificaciones por correo electrónico cuando se realice una nueva reserva de cuidado sin cita previa o, si se requiere aprobación, cuando se apruebe una reserva de cuidado sin cita previa.
Seleccione Guardar después de introducir su correo electrónico.
