La facturación de Playground te permite pagar siempre a tiempo. Los artículos de facturación son la base de la facturación de Playground. Los planes de facturación se basan en artículos, en los que tú establecerás el cronograma y los importes de los cargos de los distintos artículos de un plan. Estos artículos se pueden configurar para facturar de forma regular semanal, quincenal, quincenal o mensual, o se pueden facturar como cargos únicos.
Esta guía explicará cómo facturar a las familias.
🚨 Antes de empezar a crear artículos guardados, descuentos, pagos fraccionados y más, asegúrate de haber completado la configuración de facturación inicial que se indica a continuación:
Conectó una cuenta de depósito
Has configurado tus ajustes de facturación
Crea planes de facturación
Desde el panel web, puedes crear un plan de facturación para uno o varios estudiantes al mismo tiempo.
Empieza por seleccionar Crear cargo en la página de resumen de facturación (o en las páginas de estados de cuenta o transacciones).
Si estás creando un plan para un estudiante, también puedes acceder al botón Crear cargo directamente en el perfil de pagos del estudiante.
Añadir alumnos
Selecciona uno, varios o todos los estudiantes para los que quieras crear un plan de facturación.
💡 Todos los estudiantes seleccionados aquí recibirán el mismo plan de facturación que hayas creado en el siguiente paso. Selecciona a varios estudiantes a la vez solo si tienen exactamente el mismo importe y frecuencia de cobro.
Haga clic en Continuar
Usa el filtro o la opción de búsqueda para mostrar solo a los estudiantes en ciertas aulas, programas o estados
Añadir artículos
Selecciona un artículo existente o crea uno nuevo.
Si agregas un artículo existente, seleccionarás el artículo en el menú desplegable de artículos.
Cantidad. Ingresa el monto del cargo.
Añade una descripción opcional. Aparecerá en la factura familiar y se puede usar para proporcionar información adicional sobre el cargo.
Descuento . Puedes añadir un descuento al cargo que se aplicará a todos los estudiantes seleccionados. Puedes añadir descuentos para estudiantes individuales después de crear el plan.
Los descuentos pueden ser un porcentaje o un importe fijo. Tenemos una guía completa sobre cómo crear y administrar descuentos aquí .
[Avanzado y opcional] Añade un código de contabilidad. Puedes asignar códigos contables o contables específicos a este cargo si planeas exportar las transacciones de Playground a una contabilidad general.
💡 Tenga en cuenta que esto generalmente solo se usa si tiene un departamento de contabilidad
Programa de facturación . Podrás seleccionar con qué frecuencia (si es que se repiten) las cuotas. Puedes facturar semanalmente, quincenalmente, quincenalmente y mensualmente a un estudiante al mismo tiempo.
Los artículos pueden tener los siguientes horarios:
Se paga de una sola vez - Cobra el total de los artículos de una sola vez en la fecha de vencimiento seleccionada según la configuración de pago.
Recurrente con una fecha de inicio y finalización: Divida el importe total del artículo entre un número determinado de cuotas a pagar durante un período determinado.
Recurrente durante un número determinado de ciclos: Carga el artículo varias veces en el futuro durante un número determinado de cuotas.
Dividir en cuotas pares - Divida el importe total del artículo en función del número de cuotas recurrentes.
Descripción general del artículo . Para ver el importe y el calendario del artículo, podrás ver los detalles del artículo, incluidas las fechas específicas en las que se comunicarán los cargos a las familias, cuándo vencerán los cargos, las fechas de servicio de cada cuota (si corresponde) y cuándo se incluirá el cargo en el pago automático.
Fecha de publicación - Elige cuándo se envían las facturas a las familias antes de que venza el pago. Esto brinda a las familias la oportunidad de revisar sus cargos antes de pagar.
Fecha de vencimiento - Cuándo vencerá el pago. El pago automático se realizará de forma semanal o mensual según la frecuencia de facturación del niño.
Fechas de servicio opcionales - Esto muestra a las familias las fechas de servicio para los cargos. Los ajustes de las fechas de servicio se configuran en la pestaña Configuración de pagos, donde puedes establecer de forma predeterminada las fechas de servicio para el período de facturación siguiente o anterior.
Cargos prorrateados
Si un niño se está inscribiendo o se va a la mitad de un período de facturación y solo quieres cobrarle por el tiempo que estará inscrito, puedes prorratear sus cargos por cuotas.
El patio de recreo se prorratea desde el primer día de servicio hasta el último día de servicio, incluidos el primer y el último día de servicio, dividido por el total de días del mes para la fecha límite.
Al crear un cargo, verás las fechas del servicio en azul debajo de las líneas del cargo creado. Puedes hacer clic en las fechas de servicio azules para ajustar las fechas de servicio que definen el prorrateo.
Edita las fechas del servicio de pago a plazos para reflejar los días que estarán en tu programa.
¿Comprobar el prorrateo ? La casilla para calcular automáticamente el importe. ¿Puedes colocar el cursor sobre el ? El icono para ver los detalles del cálculo.
Haga clic en Guardar artículo
Haga clic en Guardar artículo para agregar el artículo al plan
Añade tantos artículos adicionales como quieras. Añades varios artículos con diferentes cronogramas e importes.
Haga clic en Continuar
Revisa el ejemplo de factura y cambia la configuración del lado derecho si quieres que las familias reciban una notificación cuando se creen estos cargos.
Cuando esté listo, haga clic en Crear cargos
Editar planes de facturación
Puedes editar los planes de facturación para estudiantes una vez creados para editar los cargos, añadir descuentos, gestionar los copagos o eliminarlos por completo
Navegue hasta Billing y seleccione Statements para ver una lista de todos sus estudiantes y sus saldos.
Haz clic en el niño cuyo plan quieres modificar. También puedes ir directamente a su perfil y hacer clic en su pestaña Payments .
Para artículos recurrentes
Edita todo el plan de pago haciendo clic en el menú desplegable de tres puntos y seleccionando Editar
Esto te permitirá editar todas las cuotas del plan de pago, incluso las que ya se hayan pagado. Los ahorros prevalecerán sobre cualquier otra personalización que hayas realizado en las cuotas individuales.
Podrás actualizar el importe, la descripción, los descuentos y el código contable opcional.
Cuando esté listo, haga clic en Guardar
Para editar una cuota específica, haz clic en la fila del plan de pago para desglosar y ver todas las cuotas.
Haz clic en Editar para editar el importe, la fecha de facturación, la fecha de vencimiento, la descripción, los descuentos, el código de contabilidad y las fechas de servicio de la cuota específica. Estos cambios solo se aplicarán a esta cuota específica.
Cuando esté listo, haga clic en Guardar
Puedes añadir una cuota adicional al plan haciendo clic en + y confirmando el importe, el descuento, la fecha de publicación, la fecha de vencimiento y la descripción.
Puedes eliminar cualquier cuota haciendo clic en el icono de la papelera. Puedes eliminar las cuotas en la mitad del plan de facturación sin tener que eliminar todo el plan.
Para artículos únicos
Haz clic en el menú desplegable de tres puntos y selecciona Editar
Actualice el importe, la fecha de la factura, la fecha de vencimiento, la descripción, los descuentos, el código de contabilidad y las fechas de servicio.
Cuando esté listo, haga clic en Guardar
Crear artículos guardados
Simplifica la creación de planes de facturación para estudiantes usando un artículo guardado. Los artículos guardados contienen algunos de los principales componentes reutilizables del cargo ( name , amount , description y (código contable opcional ).
💡 La mejor práctica es crear algunas plantillas básicas para tus tarifas de matrícula, de modo que puedas aplicarlas fácilmente a los estudiantes al crear sus planes de facturación.
Navega hasta la página de resumen de facturación de tu cuenta en el panel web
Desplázate hacia abajo hasta la sección Artículos guardados y selecciona Crear nuevo artículo
Nombre . Este es el aspecto que tendrá el artículo cuando lo apliques en futuros planes de facturación.
Precio . Establece la cantidad predeterminada que será el artículo guardado. Esta cantidad se puede cambiar cuando se aplica a un plan de facturación.
Descripción . Descripción familiar que figurará en las facturas y que puede proporcionar información sobre el cargo.
Código contable (opcional) . Puedes asignar códigos contables o contables específicos a este cargo si planeas exportar las transacciones de Playground a una contabilidad general
Haga clic en Guardar
Administrar los artículos guardados
Los artículos guardados se pueden editar en cualquier momento para garantizar que los planes de facturación estén configurados con las tarifas más recientes.
Navega a la página Facturación Descripción general de tu cuenta en el panel web
Desplázate hacia abajo hasta la sección Artículos guardados
Haz clic en los tres puntos del menú desplegable de acciones
Selecciona Editar o Eliminar
Si estás editando: realiza los cambios necesarios en Name , Price , Description o Accounting Code
Si cambias el precio y quieres aplicar los nuevos cambios a cualquier plan de facturación para estudiantes existente que se haya creado, selecciona la casilla Editar todos los débitos futuros con este nombre . De esta forma, se aplicará la nueva tarifa a todos los cargos que se generen en el futuro y que tengan el mismo nombre de artículo guardado.
Cuando esté listo, haga clic en Guardar
Si está borrando: haga clic en Eliminar para confirmar la acción.
Facturación por familias divididas
No todos los saldos de los estudiantes los paga un solo pagador y es posible que las familias tengan que dividir los pagos entre varios pagadores.
Con el soporte para familias divididas de Playground, puedes asignar artículos a cada miembro de la familia para ayudar a simplificar y aliviar las necesidades más complejas de facturación dividida.
🚨 Los pagadores de familias divididas solo verán y recibirán una notificación de los montos de los que son responsables.
Para asignar un artículo a una familia dividida, asegúrate de haber configurado correctamente la familia dividida siguiendo estas instrucciones .
Sigue las mismas instrucciones de para crear un artículo que las anteriores.
Asegúrese de elegir el lado de la familia al que se aplicará el cargo.
Eso es todo. Has asignado un cargo a una parte de la familia y puedes seguir el resto de las instrucciones para crear un plan de facturación.
Todos los pagadores deberán agregarse como tutores principales en la cuenta del estudiante. También deberán añadir su propio método de pago. Los documentos tributarios de fin de año mostrarán los pagos realizados con cada método de pago por familia.
Agregar copagos a los planes de facturación
Hay dos maneras de administrar los copagos en Playground.
Cargos de copago
Si esperas recibir pagos de subsidios para un estudiante, pero no necesitas o quieres que las familias vean ese monto, puedes crear o actualizar el plan de facturación del estudiante para que solo se refleje el monto del copago que adeuda el padre.
Navega a la página Resumen de facturación de tu cuenta en el panel web
Haz clic en Create Charge para crear un nuevo plan de facturación
Crea un nuevo plan de facturación o edita un plan de facturación existente para agregar el nombre del copago y el monto del cargo
💡 ¡Edita el artículo para cambiar el monto por el monto del copago del estudiante!
Si tienes familias divididas y cada una paga una parte del copago, tendrás que añadir dos partidas de copago al plan de facturación del hijo y asignar una partida a cada miembro de la familia.
💡 Asegúrese de asignar únicamente el monto del copago del que cada parte es responsable.
Descuentos por copago
Si desea que se muestre a las familias el monto original y el monto subsidiado, puede agregar un descuento al monto original para reducirlo al monto que la familia debe pagar, indicando la agencia en la descripción. Por ejemplo, si cobras 650$ y el pagador tiene un copago de 100$, puedes editar el cargo para añadir un descuento de 550$ con la descripción «Subsidio».
Facturar a hermanos
Muchos programas tienen familias con hermanos inscritos.
Al facturar a las familias, se recomienda encarecidamente facturar a los hermanos por separado en diferentes planes de facturación, en lugar de cargar la factura de toda la familia al saldo de un hijo.
Este método es el más fácil de administrar y dará como resultado informes y contabilidad más claros y precisos. Esto también se traducirá en una declaración de impuestos de fin de año más precisa para las familias. Además, minimiza las posibilidades de confusión o frustración para sus familias.
Las familias seguirán viendo una factura por pagar, pero podrán desglosar y ver los cargos por niño. Playground ofrece vistas del libro de contabilidad infantil tanto familiar como individual. Las familias podrán pagar todo su saldo de una sola vez y evitar tener que pagar varias comisiones por transacción.
Facturación basada en la asistencia
Si su programa factura en función de la asistencia, puede configurar tarifas de facturación personalizadas para los niños en función de su asistencia diaria, por hora o por minuto.
Este método de facturación basado en la asistencia está determinado por el tiempo que los niños pasan registrados y a las familias se les factura atrasados.
💡 Si su programa factura la atención por adelantado, pero aun así quiere facturar por horas o por día, consulte nuestra guía sobre cómo configurar la atención sin cita previa.
🗓️ El método de facturación sin cita previa le permite configurar un sistema para que las familias reserven y paguen el tiempo antes de la atención.
Establezca una tarifa de facturación personalizada basada en la asistencia por niño
En el panel web de administración, dirígete a la pestaña Students en My School .
Seleccione al estudiante y haga clic en su pestaña Settings .
En la sección Billing , busca Tarifa de facturación diaria personalizada y actívala.
Ingresa la tarifa de facturación para niños y la unidad de tiempo .
Haga clic en Guardar
¡Eso es! Ahora, cuando ese niño se registre, el sistema calculará automáticamente la cantidad que la familia debe en función de esa tarifa personalizada.
Cobrar a las familias una tarifa de facturación por hijo
Diríjase a Billing y haga clic en la pestaña Fee Approvals
Selecciona Cuotas de asistencia diaria para ver una lista de los cargos acumulados por semana. Aparecerá una lista de los cargos por día y por niño basados en la asistencia. Puede ordenar y filtrar esta tabla y configurar su vista.
Podrás ver una semana a la vez y cambiar de una semana a otra seleccionando el menú desplegable Week of .
Ordene haciendo clic en el encabezado de la columna. Puedes ordenar por fecha, nombre o apellidos en orden alfabético, por hora facturable, por importe de la tarifa o por última hora de salida.
Haga clic en el icono ⚙️ situado en la parte superior derecha de la tabla para reordenar las columnas de la tabla según sus preferencias.
Selecciona Charge , Edit o Forgive cargo por cargo
Charge añadirá inmediatamente el importe del cargo al saldo de la familia. La familia podrá ver el importe y la fecha de asistencia.
Edit te permite cambiar la cantidad y facturar a la familia una cantidad diferente
Forgive no añadirá el cargo a la cuenta de la familia. El sistema seguirá manteniendo un registro de la comisión en la que se incurrió, pero las comisiones condonadas no se mostrarán a las familias.
Bulk Charge o Forgive
Puedes seleccionar las casillas de verificación de la parte izquierda de la tabla para seleccionar varios cargos y cobrarlos o condonarlos a la vez.