Desde el panel de administración de , puedes gestionar todos los aspectos de la facturación de los tutores. Puedes añadir y eliminar tarjetas y realizar cargos a los métodos de pago registrados. También puedes activar o desactivar el pago automático por familia y ver información detallada sobre los pagos de cualquier tutor.
Métodos de pago de Guardian
Los guardianes pueden realizar pagos a través de la aplicación Playground o el sitio web con una tarjeta de crédito, tarjeta de débito o ACH. Ten en cuenta que todos los métodos de pago incluyen una tarifa de procesamiento. Puedes elegir quién cubre la tarifa de procesamiento en tu configuración de pago de .
Agregar una tarjeta de crédito como método de pago
Playground permite a los administradores de facturación agregar una tarjeta de crédito como método de pago en nombre del pagador.
🚨 Los administradores no pueden añadir una cuenta bancaria para los pagadores. Por favor, comparte con los tutores las instrucciones de , que se encuentran enlazadas aquí. , explicándoles cómo pueden conectar una cuenta bancaria.
Para añadir una tarjeta de crédito al perfil de un estudiante, sigue las instrucciones que aparecen a continuación:
Desde tu panel de administración, haz clic en la pestaña Students en My School.
Haga clic en el perfil del estudiante al que desea añadir un método de pago.
Haz clic en la pestaña Payments en la parte superior de la página y desplázate hacia abajo hasta la sección Payment Methods .
Haz clic en Añadir método de pago a la derecha de la pantalla.
Selecciona el tutor al que deseas asignar este método de pago.
Verás una lista de los tutores actuales de la cuenta. Haz clic en su perfil para seleccionarlos.
Ingresa el número de tarjeta , la fecha de caducidad de , el CVC y el Zip Code .
Cuando estés listo, haz clic en Agregar método de pago .
Ver los métodos de pago archivados
Para ver todas las tarjetas de crédito y cuentas bancarias que tiene archivadas una familia, sigue las instrucciones que aparecen a continuación:
Desde tu panel de administración, haz clic en la pestaña Students en My School.
Haga clic en el perfil del estudiante al que desea añadir un método de pago.
Haz clic en la pestaña Payments en la parte superior de la página y, a continuación, desplázate hacia abajo hasta la sección Payment Methods .
Aparecerán todos los métodos de pago agregados a la cuenta. Cada método de pago de la lista contendrá la siguiente información:
Un icono de tarjeta o banco que identifica el tipo de método de pago.
Fecha de caducidad
Fecha añadida
Tutor asignado
Si el pago automático está activado, aparecerá la insignia
Autopayjunto al método de pago al que se le cobrará automáticamente el pago automático.
Cobrar el método de pago de un tutor
Los administradores de facturación pueden cobrar manualmente los métodos de pago de los tutores. Esto suele ocurrir si el pago automático previsto en no es (si se produce un error en el pago, no hay fondos suficientes, etc.) o si hay pagos adicionales que se deben cobrar fuera de un plan de matrícula recurrente típico.
Cobrar manualmente a un estudiante
Es una buena práctica crear un plan de facturación para los pagos que tienes que cobrar. Sin embargo, si necesitas hacer el cargo manualmente al método de pago de un tutor legal, sigue las instrucciones que se indican a continuación:
Haga clic en la pestaña Students en My School.
Haz clic en el perfil del estudiante al que deseas añadir un método de pago.
Haz clic en la pestaña Payments en la parte superior de la página.
Haz clic en el botón azul Actions en la parte superior derecha de la pantalla y, a continuación, haz clic en Charge Payment Method.
Se abrirá la ventana Crear un nuevo pago . Selecciona el método de pago en el menú desplegable Payment Source .
Puedes añadir un nuevo método de pago desde este menú desplegable haciendo clic en Añadir método de pago +.
Introduce el importe que quieres cobrar.
El saldo actual de la cuenta se mostrará debajo del nombre del estudiante.
Ingresa una descripción para el cargo en el campo Description .
[Opcional] Elija guardar esto como un elemento nuevo en el estado de cuenta del estudiante o guardarlo como depósito. Consulta a continuación una explicación de cada opción.
Guarda esto como un elemento nuevo en el extracto de cuenta del estudiante: Si está marcado, se creará un nuevo artículo en la pestaña Payments del estudiante por el mismo importe que el cargo.
Retener como depósito: Si se marca, el cargo no se aplicará a ninguna factura hasta que un administrador lo aplique manualmente.
Haz clic en Charge en azul para confirmar y cargar el método de pago.
Cobrar manualmente a varios estudiantes
Navegue hasta Statements en la pestaña Billing y haga clic en Overdue .
Seleccione la casilla de verificación situada a la izquierda del nombre de cualquier estudiante para cobrarle (o seleccione la casilla de verificación de la parte superior izquierda para seleccionar a todos los estudiantes).
Una vez que todos los estudiantes estén seleccionados, haga clic en Charge en la fila superior gris del encabezado.
Ingresa el monto para facturar a cada estudiante o haz clic en Establecer montos para saldar para agregar cargos de forma masiva para todos los estudiantes. El saldo actual de cada estudiante se muestra debajo de su nombre para consultarlo fácilmente.
Selecciona un método de pago para cada niño o haz clic en Establecer métodos de pago automático para configurar el método de pago de todos.
Cuando estés listo, haz clic en Cobrar para cobrar manualmente el importe especificado a los métodos de pago seleccionados.
Ver el historial de actualizaciones de cargos
Después de que un administrador de facturación cree un plan de facturación, puede haber ocasiones en las que sea necesario modificar cuotas o cargos específicos. Playground rastrea y registra automáticamente todos los cambios realizados, proporcionando detalles sobre qué se modificó, quién lo hizo y cuándo.
💡 El historial de actualizaciones de un cargo se puede ver en el perfil del estudiante en la pestaña Payments o en el panel Debit Transactions en la pestaña Transactions de Billing .
Haga clic en la pestaña Estudiantes en My School
Haga clic en el perfil del estudiante al que desea añadir un método de pago.
Haz clic en la pestaña Payments en la parte superior de la página.
Usa la barra de búsqueda situada debajo de la pestaña de débitos para localizar el cargo.
Haz clic en los tres puntos situados junto al cargo que deseas ver.
Para planes de varias cuotas, haz clic en el nombre del cargo para abrir el plan y ver las cuotas.
Haga clic en Ver.
En la ventana Transaction Details , haz clic en Mostrar historial de actualizaciones de pagos.
Ver historial de actualizaciones de pagos
Después de que un tutor haga un pago, es posible que haya ocasiones en las que sea necesario editar la transacción (por ejemplo, para los pagos fuera de línea, para cambiar el importe, la fecha o la descripción). Playground rastrea y registra automáticamente todos los cambios realizados en la transacción de pago, lo que proporciona a los administradores de facturación detalles sobre qué se modificó, quién lo hizo y cuándo.
💡 El historial de actualizaciones de pagos se puede ver en dos lugares: el perfil del estudiante en la pestaña Payments y el panel Credit Transactions en la pestaña Transacciones de Billing .
Haga clic en la pestaña Estudiantes en My School.
Haga clic en el perfil del estudiante al que desea añadir un método de pago.
Haz clic en la pestaña Payments en la parte superior de la página y, a continuación, en la pestaña Credits .
Localice el pago y haga clic en los tres puntos situados junto al pago.
Haga clic en Ver .
En la ventana Detalles de la transacción , haz clic en Mostrar historial de actualizaciones de pagos.
Administrar el pago automático
Autopay carga automáticamente el saldo de una familia mediante el método de pago indicado. Los familiares pueden activar esta configuración por sí mismos (las instrucciones están enlazadas aquí ) o los administradores de facturación pueden exigirla.
Ver el estado de Family Autopay
Playground hace que sea fácil ver rápidamente si las familias están inscritas en el pago automático o no. En la pestaña Billing , haz clic en Statements para ver una lista de todos los saldos de los estudiantes junto con su estado de pago automático.
Hay un número agregado que muestra la participación en el pago automático en todo el programa. Este número muestra el porcentaje y el número total de estudiantes que tienen activado el pago automático.
Coloca el cursor sobre la insignia Disabled o Enabled para obtener más información sobre el estado de pago automático de un estudiante.
Ver el historial de actualizaciones de Autopay
El estado de pago automático de un estudiante puede cambiar con el tiempo. Playground rastrea y registra automáticamente todos los cambios realizados en el estado del pago automático en caso de que un administrador de facturación necesite detalles sobre qué cambios se hicieron, quién los realizó y cuándo.
Desde tu panel de administración, dirígete a la pestaña Statements en Billing .
Haga clic en los tres puntos situados junto a un estudiante que tenga activado el pago automático.
Luego haz clic en Configuración de pago automático . Se abrirá la ventana Autopay Settings .
Haz clic en Mostrar historial de actualizaciones de Autopay .
💡 También puedes ver el historial de actualizaciones de pagos automáticos de un estudiante en la pestaña Payments de su perfil desplazándote hacia abajo hasta la sección de métodos de pago. Coloca el cursor sobre la insignia Autopay para ver el historial de autopsias.
Administrar el pago automático obligatorio
Cuando las familias agregan un método de pago en la aplicación para padres (crédito/débito/ACH), los administradores pueden usar la configuración de pago automático obligatoria para garantizar que el pago se realice automáticamente cada mes.
💡 Cuando el pago automático esté activado, la primera transacción será para el próximo período de facturación. Si hay un saldo actual cuando el pago automático esté activado, las familias deberán pagar ese saldo manualmente.
Familias exentas del pago automático obligatorio
Si el pago automático obligatorio está habilitado para todo un programa, los administradores de facturación pueden marcar familias específicas como exentas del pago automático. Cuando la opción de exención de pago automático esté habilitada en el perfil de un niño, la familia del niño estará exenta del pago automático obligatorio y el pago automático no será aplicable a la familia.
Esta configuración se puede activar siguiendo las instrucciones que se indican a continuación:
Haga clic en el perfil de un estudiante en la pestaña Students en My School .
Haz clic en Settings .
En la sección Billing , activa Autopay exemption
Solicita el pago automático de Guardians
Si el pago automático obligatorio no está activado, las familias pueden habilitar el pago automático por sí mismas. Los administradores de facturación también pueden enviar solicitudes de pago automático a los tutores. Esto enviará un correo electrónico solicitando a la familia que active el pago automático. El correo electrónico incluirá las instrucciones para la familia .
En el panel de administración de , haz clic en Statements en Billing .
Use la casilla de verificación situada junto a uno o más nombres de alumnos.
Haz clic en Solicitar pago automático en la barra gris del encabezado.
Desactivar el pago automático para familias
Los administradores de facturación pueden desactivar el pago automático para las familias en cualquier momento.
En el panel de administración de , haz clic en Statements en Billing .
Use la casilla de verificación situada junto a uno o más nombres de alumnos.
Haz clic en Desactiva el pago automático en rojo en la barra de encabezado gris donde se enumeran los títulos de las columnas.
Razones por las que es posible que Autopay no se ejecute
Puede haber ocasiones en las que el pago automático no sea válido para una familia. Las siguientes razones explican por qué es posible que el pago automático no sea cosa de una familia:
Estudiantes inactivos | No se procesará ningún pago para los estudiantes inactivos. Cuando un estudiante aparezca marcado como Inactivo , todos los pagos automáticos que se realicen próximamente se detendrán. Sin embargo, el saldo seguirá acumulándose si no se elimina el plan de pago o el cargo. |
Sin equilibrio | Autopay no puede procesar los pagos de los estudiantes sin un plan de pago o cargo activo, incluso si hay un método de pago guardado en el perfil del estudiante. Se debe crear un plan de facturación para que el pago automático funcione. |
Crear cargos después de que se ejecute el pago automático o se agrega un pago automático después de que se ejecute el pago automático | Si se crea un cargo después de la fecha de vencimiento establecida que se encuentra en tu Billing Settings , el pago automático no se ejecutará de forma retroactiva. El pago automático se realiza a las 9 a. m., hora local. Los cargos que se generen después de las 9 a. m. (hora local) del día del pago automático no se incluirán en el pago automático de ese día . Estos nuevos cargos se incluirán en el saldo del siguiente ciclo de pago. |
El pago automático no está activado | Para confirmar si un estudiante tiene activado el pago automático en su método de pago guardado, haga clic en la pestaña Statements que se encuentra debajo de Billing . Busca al estudiante y mira a la derecha de la página. Hay una columna específica para el estado del pago automático. |
Sin método de pago | Para confirmar si un estudiante tiene un método de pago guardado, haga clic en la pestaña Estudiantes que se encuentra debajo de My School . Busca al estudiante y haz clic en su perfil. Haz clic en la pestaña Payments y desplázate hasta la parte inferior de la página, hasta la sección Payment Methods , para ver los pagos guardados y si esos pagos están configurados para el pago automático. |
Fallo en el método de pago | Autopay no puede capturar fondos si el método de pago del estudiante falla o se rechaza. Para obtener más información sobre los pagos fallidos, ve a la pestaña Billing , luego haz clic en Transactions y selecciona Credits . El panel de transacciones crediticias proporciona detalles sobre el tipo de pago, el estado y más. Coloca el cursor sobre un pago rechazado para ver el motivo del error. |
Gestione los saldos vencidos
Si las familias tienen saldos vencidos, Playground hace que sea increíblemente fácil ver exactamente quién está atrasado, cuánto deben y qué artículos deben. También es sencillo enviar recordatorios masivos a las familias e incluso cobrarlos manualmente a los métodos de pago registrados.
Ver saldos vencidos
Para ver todas las familias con saldos vencidos, siga las instrucciones que aparecen a continuación:
Navegue hasta Statements en la pestaña Billing y haga clic en Overdue .
Esta vista muestra a todos los estudiantes con saldos atrasados. Obtenga más información sobre cómo y cuándo usar la pestaña de estados de cuenta aquí .
Haz clic en la fila de estudiantes para ir a su perfil y ver detalles más específicos, incluido un desglose detallado de lo que deben.
Todos los débitos con el distintivo Overdue se incluyen en el importe del saldo vencido.
Coloca el cursor sobre la insignia de estado para ver más información sobre el cargo.
Enviar recordatorios de pagos atrasados
Los administradores de facturación pueden establecer la frecuencia de los recordatorios automáticos de pagos atrasados para las familias en la configuración de facturación de . Sin embargo, los administradores de facturación también pueden optar por enviar recordatorios de pagos atrasados de forma manual en cualquier momento.
Para hacerlo:
Navegue hasta Statements en la pestaña Billing y haga clic en Overdue .
Seleccione la casilla de verificación situada a la izquierda del nombre de cualquier estudiante (o seleccione la casilla de verificación de la parte superior izquierda para seleccionar a todos los estudiantes).
Una vez que los estudiantes estén seleccionados, haga clic en Enviar recordatorio en la fila superior gris del encabezado.
Los correos electrónicos se envían a los tutores principales con permisos de facturación.
Cobrar manualmente a las familias
Los administradores de facturación pueden cobrar manualmente a las familias los saldos vencidos siguiendo las instrucciones compartidas anteriormente .