Pueden producirse errores de pago, como pagar de más de forma accidental o pagar solo por un estudiante. Este artículo proporciona una guía paso a paso sobre cómo ajustar y corregir los saldos de las cuentas para solucionar estos problemas.
Los saldos de las cuentas se calculan a partir de los débitos facturados (contabilizados). Ajustar el saldo de las facturas contabilizadas y no contabilizadas modificará los saldos de los estudiantes. Esto puede ser necesario si una factura se creó de forma incorrecta o si es necesario cambiarla por cualquier motivo. Haz clic en y en para obtener más información sobre cómo ajustar las facturas.
💡 Los débitos se incluirán en el saldo de la cuenta a partir de la fecha de registro o factura del débito.
Pagos y créditos offline
Los pagos y créditos fuera de línea se pueden usar para reducir el saldo de un tutor.
Pagos fuera de línea | Los pagos fuera de línea son montos adicionales que pagan los tutores a través de métodos ajenos a Playground. Se utilizan para hacer un seguimiento de los pagos realizados con cheques, efectivo, Zelle, Venmo y otras opciones similares. |
Créditos | Los créditos no aumentan la cantidad pagada por los tutores. En su lugar, representan los fondos proporcionados en nombre de un tercero para pagar la matrícula u otros gastos de un estudiante. Los créditos son ideales para registrar los pagos de subsidios, becas o subvenciones recibidos por un estudiante. |
💡 Para conocer los pasos para crear un pago offline, consulta nuestro artículo Pagos offline .
Crear y aplicar un crédito
Diríjase a la pestaña Statements en Billing para encontrar los saldos de sus estudiantes.
Busca al estudiante para el que deseas crear un crédito y haz clic en su nombre.
Desde el perfil del estudiante, haz clic en el botón azul Actions en la parte superior derecha de la pantalla.
Haz clic en Añadir crédito.
Introduce el importe del crédito.
La fecha del crédito.
Si lo desea, introduzca una descripción para el crédito.
Haz clic en el botón azul Agregar crédito .
Corregir el sobrepago de un hermano
💡 Para navegar rápidamente entre los perfiles de hermanos, haz clic en la pestaña Overview del perfil del hermano actual y desplázate hacia abajo hasta la sección Siblings . Haz clic en el nombre del hermano para acceder a su pestaña Descripción general .
Cuando a un hermano se le paga de más, por lo general significa que el pago total de la familia por varios hermanos se aplicó a un solo estudiante. Esto lleva a que un estudiante tenga un saldo crediticio mientras que los demás tengan saldos adeudados.
La mejor manera de resolver este problema es crear una transferencia de saldo cargo en la cuenta del estudiante con un pago excesivo y una transferencia de saldo crédito en la cuenta del estudiante con un pago insuficiente.
Siga los pasos que se indican a continuación para realizar una transferencia de saldo:
Diríjase a la pestaña Statements en Billing para encontrar los saldos de sus estudiantes.
Identifique cualquier cuenta estudiantil vencida o impaga utilizando la pestaña Atrasada o Unpaid en Statements.
En el caso de los hermanos, consulta la pestaña Family Statements o busca en la barra de búsqueda por apellido para ver sus cuentas y saldos.
Localiza al hermano con un crédito y haz clic en su nombre. Esto lo dirigirá al perfil del estudiante.
Haz clic en el botón azul Actions en la parte superior derecha de la pantalla.
Anote la cantidad que se acredita. Cobraremos la misma cantidad.
Haga clic en Crear débitos
Nombra el artículo Transferencia de saldo de [Hermano 1] a [Hermano 2] .
El precio debe ser el importe del sobrepago o crédito.
La descripción debe indicar qué cargo se está corrigiendo
Ex. Sobrepago para la matrícula de abril
Deja el menú desplegable Este cargo debería ser en Pagado todo de una vez .
Establezca la factura y las fechas de vencimiento en la fecha de hoy.
Haga clic en Guardar artículo
Haz clic en Continuar para avanzar.
Haga clic en Crear facturas
Navega hasta el perfil del estudiante mal pagado.
Navega hasta el perfil del hermano con un pago atrasado.
Haz clic en el botón azul Actions en la parte superior derecha de la pantalla.
Tome nota de la cantidad vencida. Realizaremos un crédito por el mismo importe del cargo que creamos para el hermano que pagó de más.
Haz clic en Añadir crédito .
Ingresa el monto del cargo creado para su hermano
Establezca la factura y las fechas de vencimiento como la fecha de hoy
La descripción debe ser Transferencia de saldo de [Hermano 1] a [Hermano 2]
Haga clic en el botón azul Agregar crédito
Reembolsos
Reembolsos en línea
Los administradores pueden procesar los reembolsos de ACH y tarjetas de crédito/débito a través de Playground.
Navega hasta el perfil del estudiante al que se le debe un reembolso.
Haz clic en la pestaña Payments y, a continuación, navega hasta Credits .
Busca el pago que deseas reembolsar.
Haz clic en los tres puntos situados junto al pago y, a continuación, en Reembolsar .
Se abrirá la ventana Payment Refund . Complete los campos necesarios.
Monto : El importe que deseas reembolsar a los tutores
Motivo : Usa el menú desplegable para seleccionar el motivo del reembolso.
Detalles : Añade más detalles si quieres dejar una nota o nota para el reembolso.
[Opcional] Si tus tutores pagan la tarifa de procesamiento de los cargos en Playground, también puedes reembolsar la tarifa de procesamiento.
Haz clic en el botón azul Save para procesar el reembolso.
Reembolsos offline
Si un tutor paga con un método de pago fuera de línea (efectivo, cheque, Zelle, etc.), también debes procesar el reembolso fuera de línea. Sin embargo, es importante actualizar Playground para reflejar este reembolso.
Para registrar un reembolso de un pago fuera de línea, debes reducir el crédito asociado en la misma cantidad. Si quieres que el saldo de la cuenta siga siendo el mismo, también tendrás que reducir el débito asociado en la misma cantidad.
Navega hasta el perfil del estudiante al que se le debe un reembolso.
Haz clic en la pestaña Payments y, a continuación, navega hasta Credits .
Busca el pago offline que deseas reembolsar.
Haz clic en el icono del lápiz situado junto al pago offline para editarlo
Ajuste los campos de la ventana Editar transacción
Monto : Reduzca el monto en el total que está reembolsando al tutor.
Fecha : Deje la fecha como está.
Descripción: Incluye que estás emitiendo un reembolso por el pago offline
[Opcional] Código de contabilidad
Haz clic en el botón azul Guardar .
Reembolsa al tutor a través de un método offline.
Si quieres que el saldo de la cuenta siga siendo el mismo, continúa con los pasos que se indican a continuación para editar el débito asociado.
Dirígete a la pestaña débitos del perfil del estudiante y busca el débito asociado.
El débito puede ser una sola cuota de un plan de facturación.
Haz clic en el botón azul edit situado a la derecha del débito asociado.
Ajuste los campos de la ventana Editar transacción .
Monto : Reduzca el monto en el total que reembolsó al tutor.
Fecha/fecha de vencimiento de la factura: Deje estas fechas como están.
Descripción del artículo: Actualiza la descripción para incluir una nota sobre el reembolso.
Haz clic en el botón azul Guardar .
El reembolso ya se ha registrado correctamente en Playground.
Descuentos
Los descuentos se pueden aplicar a las facturas una vez creadas. Si la factura ya se ha registrado, añadir un descuento reducirá el saldo total de la cuenta.
Añadir un descuento a un cargo único
Navega hasta el perfil del estudiante al que quieres aplicar un descuento.
Haz clic en la pestaña Payments y localiza el débito que deseas editar.
Haz clic en los tres puntos situados junto a la carga y, a continuación, en Editar.
Si estás editando una sola cuota de un plan de facturación, abre el plan de facturación y, a continuación, selecciona el botón azul edit .
Se abrirá la ventana Editar transacción .
Haz clic en el botón azul + Añadir descuento .
Selecciona el descuento que quieres añadir o crea uno nuevo. A continuación, haz clic en el botón azul Save que se encuentra debajo del descuento.
Haga clic en el botón azul Guardar en la parte inferior de la ventana Editar transacción .
Agregar un descuento a un plan de facturación existente
🚨 El descuento aplicado a un plan de facturación se aplicará a todas las cuotas del plan de facturación, incluidas las cuotas que ya se hayan pagado. Si quieres aplicar el descuento a una sola cuota, sigue las instrucciones anteriores.
Navega hasta el perfil del estudiante al que quieres aplicar un descuento.
Haz clic en la pestaña Payments y localiza el plan de facturación que deseas editar.
Haz clic en los tres puntos situados junto a la carga y, a continuación, en Editar.
Se abrirá la ventana Editar plan de pago .
Haz clic en el botón azul + Añadir descuento .
Selecciona el descuento que quieres añadir o crea uno nuevo. A continuación, haz clic en el botón azul Save que se encuentra debajo del descuento.
Haga clic en el botón azul Guardar en la parte inferior de la ventana Editar plan de pago .
Vuelva a aplicar los créditos a los débitos y concilie los pagos de los estudiantes
Playground aplica automáticamente todos los pagos y créditos nuevos a los cargos pendientes de pago más antiguos para las familias. Al eliminar las facturas antiguas o editar los importes, los créditos permanecerán asociados a los débitos que cubrían originalmente. En ocasiones, esto puede provocar que los débitos anteriores parezcan vencidos y, al mismo tiempo, se apliquen los pagos existentes a los débitos futuros que no se hayan registrado.
Volver a aplicar los créditos a los débitos afectará a sus informes, ya que los débitos se mostrarán como pagados en la fecha de los créditos a los que se apliquen.
🚨 Esta función se encuentra actualmente en versión beta. Envíanos un mensaje a través del chat de soporte de Playground si necesitas acceder a esta función
Vuelva a aplicar los créditos de forma masiva
¿Prefieres ver un vídeo? Haga clic aquí .
Navega hasta My School y, a continuación, pulsa la pestaña Students .
Navega hasta el perfil del estudiante cuyos pagos deseas ajustar haciendo clic en su fila de la tabla .
En la sección Payments , haz clic en la pestaña Credits .
Selecciona la casilla en la parte superior de la tabla.
Haga clic en Vuelva a aplicar todos los créditos en el menú de la parte superior de la tabla.
Tendrás que confirmar y que quieres volver a aplicar todos los créditos
La pantalla se actualizará, ahora puedes ir a la pestaña débitos para ver que los débitos más antiguos deben pagarse primero
Vuelva a aplicar los créditos uno por uno
¿Prefieres ver un vídeo? Haga clic aquí .
Navega hasta My School y, a continuación, pulsa la pestaña Students .
Navega hasta el perfil del estudiante cuyos pagos deseas ajustar haciendo clic en su fila de la tabla .
En la sección Payments , haz clic en la pestaña Credits .
Selecciona los tres puntos de en la parte superior de la tabla.
Haga clic en Vuelva a aplicar al más antiguo en el menú desplegable
Tendrás que confirmar y que quieres volver a solicitar el crédito.
Tendrás que actualizar y la página para ver cómo surten efecto los cambios.
Reasignar a débitos específicos
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💡 Actualmente se encuentra en fase beta. Envíanos un mensaje a través del chat de soporte de Playground si necesitas acceder a esta función
Navega hasta My School y, a continuación, pulsa la pestaña Students .
Navega hasta el perfil del estudiante cuyos pagos deseas ajustar haciendo clic en su fila de la tabla .
En la sección Payments , haz clic en la pestaña Credits .
Selecciona los tres puntos de en la parte superior de la tabla.
Haz clic en Remap credit en el menú desplegable.
En el modal que aparece, podrás ver una lista de débitos
Las filas grises no tienen saldo pendiente
A las filas naranjas se les aplica una parte del crédito
Las filas rojas indican que hay un error. Esta es una de las tres razones
Incluye caracteres no numéricos
Es un número negativo
El importe es superior al importe total no pagado
Ingresa los montos correctos a los que se debe aplicar el crédito para cada débito.
Una vez completado, presiona el botón Confirmar en el modal.
Tendrás que actualizar y la página para ver cómo surten efecto los cambios